1.6. Ведение и учет трудовых книжек

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. N 225 утверждены новая форма трудовой книжки и форма вкладыша к ней, которые введены в действие с 1 января 2004 года, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

До 1 января 2004 г. порядок ведения трудовых книжек регулировался Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 г. N 162 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях". Новая Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. N 69 и зарегистрирована в Минюсте РФ 11.11.2003 г. за N 5219. С вступлением в силу новой Инструкции, прежняя утратила силу.

Изменения бланка трудовой книжки и вкладыша, в основном, носят технический характер. В их содержании мало что поменялось. На обложке и титульном листе трудовой книжки герб России сменил старый герб СССР. Первая страница, где записываются общие сведения о работнике, не изменилась.

Раздел "Сведения о работе" увеличен на два разворота. В его содержании только одно изменение: в графу 3 добавили данные о квалификации сотрудника. Сведения о награждении объединили с разделом "Сведения о поощрении" и добавили к ним восемь новых разворотов. Данные о назначении пенсий из трудовой книжки вообще исключены.

Форма вкладыша не изменилась, увеличили только его размер на один разворот.

Обращаем внимание работодателей на то, что в некоторых отраслях вышестоящими органами разработаны и разосланы на места ведомственные правила работы с трудовыми книжками. Однако, несмотря на специфику некоторых ведомств (например, таможенных органов) общие правила ведения и учета трудовых книжек, указанные в вышеназванных Правилах и Инструкции, должны применяться всеми ведомствами.

Так, Распоряжением ГТК РФ от 23 января 2002 г. N 60-р "О ведении трудовых книжек сотрудников таможенных органов Российской Федерации" утверждены Методические рекомендации по ведению трудовых книжек, а Приказом ГТК РФ от 28 января 2003 г. N 66 утвержден Порядок учета трудовых книжек и вкладышей. Однако, учитывая то, что эти акты были приняты ранее общероссийских Правил и Инструкции по заполнению трудовых книжек, применять их необходимо с учетом последних требований.

Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца обмену на новые не подлежат. Ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возлагается на руководителя организации. Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом руководителя организации.

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ). До 06.10.2006 г. право вести трудовые книжки ТК РФ предоставлял только работодателям - юридическим лицам. С вступлением в силу изменений, внесенных Федеральным законом N 90-ФЗ, на работодателей физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями, также возложена обязанность по ведению трудовых книжек.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или печать отдела кадров), на которой впервые заполняется трудовая книжка.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

- о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

- о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

- основания прекращения трудового договора;

- о награждениях за успехи в работе (записи о премиях, если они предусмотрены системой оплаты труда или выплачиваются регулярно, в трудовую книжку вносить не надо).

Записи о наименовании работы или должности, на которую принят работник, должны производиться в соответствии с трудовым договором.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (справки с места работы по совместительству, копии приказа о зачислении на работу по совместительству и др.). Если на основной работе трудовой договор прекращен, то работа по совместительству автоматически становится для работника основной. В этом случае в трудовую книжку работника вносится запись о принятии его на работу со дня начала работы у конкретного работодателя со ссылкой на соответствующий приказ (распоряжение) и с указанием периода работы в качестве совместителя.

Совместительством является выполнение в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство) (ст. 60.1 - введена ФЗ-90).

Не имеющие другой работы аспиранты, а также студенты и учащиеся дневных отделений образовательных учреждений, поступающие на работу к конкретному работодателю, в качестве совместителей рассматриваться не могут и на них должны вестись трудовые книжки в обязательном порядке.

Не допускается зачеркивание неточных или неправильных записей. Изменение записей проводится путем признания их недействительными и внесения правильных.

Прием на работу оформляется приказом работодателя (по унифицированной форме Т-1), изданным на основании личного заявления работника о приеме на работу (с резолюцией руководителя о приеме на работу) и трудового договора. На основании приказа о приеме, в трудовую книжку вносится соответствующая запись. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. Затем заполняется наименование профессии, номер и дата приказа. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 12 августа 2005 г. в трудовой книжке делается запись: "12.08.2005". Записи производятся без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.

Приказ о приеме на работу может быть следующего содержания: "Принять Петрову Ольгу Ивановну с 1 февраля 2006 г. на работу в плановый отдел на должность экономиста 1-ой категории с окладом 10000 рублей в месяц. Основание: личное заявление Петровой О.И., трудовой договор."

На основании приказа в трудовую книжку в 3 раздел вносится запись следующего содержания: "Принята на должность экономиста 1-ой категории планового отдела."

Все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью только при увольнении.

Записи о причинах прекращения трудового договора должны вноситься в точном соответствии с формулировками ТК РФ, иных законов и со ссылкой на соответствующую статью и пункт ТК РФ или закона. Например, "Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 статьи 77 Трудового кодекса РФ".

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин.

Например, при поступлении на работу после увольнения по собственному желанию в связи с переводом мужа или жены на работу в другую местность непрерывный трудовой стаж сохраняется независимо от перерыва в работе. В связи с этим в трудовую книжку может быть внесена запись следующего содержания: "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа к новому месту службы, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса РФ".

Запись об увольнении производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения; в графе 3 делается запись о причине увольнения; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ или иное решение работодателя, его дата и номер.

Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 10 октября 2005 г. в трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10.10.2005), в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации", в графе 4 указывается дата и номер приказа работодателя об увольнении.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 ТК РФ в трудовую книжку вносится следующая запись: "Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ. Например: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".

При увольнении по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 ТК РФ. Например: "Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации".

При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным ТК РФ, в трудовую книжку вносятся следующие записи: "Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации".

При увольнении в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю в трудовой книжке делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

В Инструкции разъясняются особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Так, если работник до поступления к данному работодателю уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации, то об этом также делается соответствующая запись. Затем в графе 2 указывается дата увольнения, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.

Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под расписку в личной карточке (форма N Т-2), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

В случае выявления неправильной или неточной записи о работе, переводе, о награждениях и др. исправление производится администрацией той организации, где была внесена соответствующая запись. В трудовой книжке (вкладыше) зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. После указания порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: "Запись за N таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую работу в случае незаконного увольнения или перевода и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Лицо, потерявшее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация обязана выдать работнику другую трудовую книжку с надписью "Дубликат". Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы. При этом в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись: "Дубликат".

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью отдела кадров. В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

В организации должен быть издан приказ, связанный с такими изменениями, примерно такого содержания: "Дронкину Ольгу Ивановну, экономиста финансового отдела, считать Соловьевой в связи с регистрацией брака и изменением фамилии.

Основание: заявление Соловьевой О.И., свидетельство о заключении брака 1Х-МЮ N 678544 выданное Кировским ЗАГСом г. Саратова 09.09.2005 г."

Изменение на титульном листе трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. О каждом выданном вкладыше на первой странице трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 x 25 мм. с надписью "Выдан вкладыш" и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп и указываются серия и номер вкладыша.

Согласно п. 21 Правил в трудовую книжку вносятся также сведения о времени прохождения работником военной службы (службы в органах внутренних дел, таможенных органах) и о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров.

Новым является порядок внесения записей о прекращении трудового договора с работником при осуждении его к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (ст. 47 Уголовного кодекса РФ). В этом случае в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься). В случае вынесения оправдательного приговора или постановления о прекращении уголовного дела в отношении работника, ранее освобожденного от должности в связи с осуждением, запись в трудовой книжке признается недействительной, при этом работодателем по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной (п.п. 19, 22 Правил).

Нововведением следует признать внесение в трудовую книжку работника, отбывшего исправительные работы без лишения свободы (ст. 50 УК РФ), записи о том, что время работы за этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж (п. 22 Правил).

Пунктом 10 Правил установлен срок, в течение которого работодатель обязан вносить записи в трудовые книжки. Согласно указанной норме все записи в трудовую книжку вносятся на основании соответствующего приказа либо распоряжения работодателя (о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, награждении и др.) в течение недельного срока. Если же работник впервые поступает на работу, работодатель в тот же срок (одна неделя) обязан оформить работнику трудовую книжку (п. 8 Правил).

Правилами внесены изменения в порядок взимания работодателем с работника платы за бланк трудовой книжки. В частности, согласно п. 47 Правил при выдаче впервые принимаемому на работу работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату в размере своих затрат на приобретение бланка трудовой книжки.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, которые включаются в страховой стаж до регистрации гражданина в Пенсионом фонде РФ в качестве застрахованного лица.

Постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. N 555 Утверждены Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий. В Правилах указано, что при отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

В случае, когда трудовая книжка не ведется, периоды работы по трудовому договору подтверждаются письменным трудовым договором, оформленным в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений.

Правилами обращено внимание на то, что записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете страхового стажа, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения в трудовую книжку. Это возлагает на работодателя повышенную ответственность, Поскольку небрежное ведение трудовых книжек работников (других документов по учету кадров) может впоследствии привести к тому, что стаж работы у данного работодателя не может быть включен в страховой стаж для назначения пенсии работнику.

Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

В соответствии с Инструкцией по ведению трудовых книжек в каждой организации должна вестись следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек: приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя организации и сургучной печатью.

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией организации (форма приведена в приложении).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам вновь (форма приведена в приложении).

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии организации как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы предприятия. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.

В период работы трудовая книжка на руки работнику не выдается. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой (копии приказов о приеме, о переводах на другую работу, об увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате и др.), а также произвести с ним окончательный расчет. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью отдела кадров и предоставляются работнику безвозмездно. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета.

В статье 77 ТК РФ указаны общие основания прекращения трудового договора, при этом каждый ее пункт конкретизирует другая статья ТК РФ. На практике возникает вопрос: на какую статью ТК РФ надо ссылаться, оформляя приказ об увольнении и делая запись в трудовой книжке? В новых Правилах указано, что ссылаться надо на пункты ст. 77 ТК РФ. Но есть два исключения. Первое - увольнение по инициативе работодателя (п. 4 ст. 77 ТК РФ). В этом случае ссылаться надо на пункты статьи 81 ТК РФ. Второе - увольнение по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 10 ст. 77 ТК РФ). В этом случае надо ссылаться на пункты ст. 83 ТК РФ.

Нововведением является также порядок установления трудового стажа работников при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных обстоятельств (п. 34 Правил). В этом случае трудовой стаж работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. На основании акта комиссии работодателем выдается работнику дубликат трудовой книжки.

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (должность).

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника (ст. 84.1 ТК РФ).

Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться в том числе при задержке выдачи работнику трудовой книжки, внесения в нее неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения (ст. 234 ТК РФ).

Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в трудовой книжке препятствовала поступлению работника на другую работу, то суд принимает решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула.

В случаях увольнения без законного основания или с нарушением установленного порядка увольнения либо незаконного перевода на другую работу суд может по требованию работника вынести решение о взыскании в пользу работника денежной компенсации морального вреда, причиненного ему указанными действиями. Размер этой компенсации определяется судом (ст. 394 ТК РФ).

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.

Трудовые книжки (дубликаты), которые сотрудник не получил при увольнении, либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, отдел кадров хранит в течение двух лет отдельно от других книжек. Затем их надо передать на хранение в архив фирмы. Там они лежат в течение 50 лет, а затем уничтожаются.

Правила установили новую обязанность работодателя: надо всегда иметь в наличии нужное количество бланков трудовых книжек и вкладышей.