1. Документ як носій юридичної інформації

Документ – це засіб фіксації певним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі, за певним стандартом і формою. Документи – джерела й носії інформації, зберігають досвід, а тому мають вагоме значення для історії.

Юридичний документ (лат. documentum – зразок; свідоцтво, доказ) – це матеріальний об’єкт, що містить юридично важливу інформацію у зафіксованому вигляді та спеціально призначений для її одержання, зберігання, використання та поширення у часі та просторі.

Юридичні документи мають правове значення, бо вони є засобом посвідчення і доказу певних фактів.

За походженням юридичні документи поділяються на службові та особисті.

Службовий документ – юридичний документ, який складається або отримується у процесі діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, інших суб’єктів владних повноважень та оформлюється згідно зі встановленими вимоги.

Основними ознаками службового документа є його юридична сила, інформативність, функціональна визначеність та засвідчення відомостей у формі, передбаченій чинними нормативними актами.

2. Справочинство в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, на яких покладено обов’язки з організації роботи щодо запобігання проявам корупції, та нормативні акти, що регламентують цю діяльність

Справочинство (діловодство) – важлива складова роботи органів державної влади та місцевого самоврядування полягає у створенні, обробленні, розсиланні та доведенні до виконавців, контролі за виконанням, систематизації, обліку і зберіганні, використанні документів, істотно важливих і необхідних для успішного здійснення їх функцій та поставлених перед ними завдань.

Процес справочинства в діяльності органів державної та місцевого самоврядування, на яких покладено обов’язки з організації роботи щодо запобігання проявам корупції, чітко регламентований державними нормативно-правовими актами, методичними матеріалами, які встановлюють вимоги до змісту, будови й оформлення документів.

Так, правові засади функціонування системи обов’язкового примірника документів та регулює інформаційні відносини, пов’язані з поповненням національного інформаційного фонду України, визначає Закон України «Про обов’язків примірник документа» від 9 квітня 1999 року. Право громадян України на інформацію, правові основи інформаційної діяльності закріплює Закон України «Про інформацію» від 2 жовтня 1992 року.

Порядок здійснення та забезпечення права кожного на доступ до інформації, що знаходиться у володінні суб’єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації та інформації, що становить суспільний інтерес, визначає Закон України «Про доступ до публічної інформації» від 10 травня 2011 року.

Суспільні відносини, пов’язані з віднесенням інформації до державної таємниці, засекречуванням, розсекречуванням її матеріальних носіїв та охороною державної таємниці з метою захисту національної безпеки України регулює Закон України «Про державну таємницю» від 21 січня 1994 року.

Основним документом, який безпосередньо регулює питання справочинства в органах державної влади та місцевого самоврядування в Україні, є  Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 (Примірна інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 7 жовтня 1997 року № 1153, втратила чинність).

На основі Конституції й законів України, нормативно-правових актів найвищих органів державної влади, відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію Інструкція встановлює загальні правила документування управлінської діяльності міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи.

Питання практичної реалізації громадянами України наданого їм Конституцією України права вносити в органи державної влади, об’єднання громадян відповідно до їх статуту пропозиції про поліпшення їх діяльності, викривати недоліки в роботі, оскаржувати дії посадових осіб, державних і громадських органів регулює Закону України «Про звернення громадян» від 2 жовтня 1996 року та постанова Кабінету Міністрів України № 348 від 14 квітня 1997 року «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації».

Важливу роль у роботі зі службові документами відіграють державні стандарти, зокрема, такі:

ДСТУ 4163-2003. Національний стандарт України. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів (визначає сферу застосування,   склад реквізитів документів, вимоги до змісту та розташовування цих реквізитів, вимоги до бланків документів та оформлювання документів, а також вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів).

ДСТУ 3582-97. Державний стандарт України. Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові у бібліографічному описі. Загальні вимоги та правила (встановлює загальні вимоги та правила скорочень слів в українській мові).

ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення (встановлює терміни та визначення базових понять у галузі інформації та документації).

У грудні 1999 р. постановою № 2263 Кабінет Міністрів затвердив Типовий регламент місцевої державної адміністрації, який, відповідно до Закону України «Про місцеві державні адміністрації», регулює організаційно-процедурні питання роботи місцевих органів виконавчої влади. Потім до Типового регламенту було внесено зміни, спрямовані на вдосконалення роботи місцевих державних адміністрацій, зокрема на підвищення якості підготовки розпоряджень.

Укладання документів з огляду на упередження корупційної мотивації повинне спиратися на положення таких документів: