9.4.4 Реферування

Реферування - процес аналізу й узагальнення відомостей одного або декількох первинних документів, а також створення нового документа - реферату.

Реферат - скорочений виклад змісту первинного документа або його частини з основними фактичними відомостями і висновками. Обсяг реферату залежить від значимості й обсягу первинного документа, у середньому складає 1000-2500 знаків.

У інформаційній практиці використовують різні типи рефератів.

З погляду функції і глибини розкриття інформації розрізняють індикативні й інформаційні реферати.

Індикативний реферат виконує сигнальну функцію: повідомляє користувачу про появлення відповідної інформації і надає можливість вирішити питання доцільності звертання до документа.

Інформаційний реферат - одна з найбільше поширених форм реферату, що виконують пізнавальну функцію. У ньому найбільше повно відбивається зміст первинного документа, наводяться основні фактичні дані, висновки і рекомендації.

В міру охоплення первинного документа виділяють аспектні (проблемно орієнтовані) і фрагментарні реферати.

За формою подачі матеріалу розрізняють анкетні, табличні і схематичні реферати.

За кількістю оброблених першоджерел реферати поділяють на монографічні й оглядові.

Методика реферирування складається в послідовності операцій, пов'язаних із добором, оцінкою, аналізом і узагальненням відомостей, наявних у першоджерелі. Реферат повинен містити: інформацію про об'єкт, його властивостях, перевагах і недоліках; мету, методи дослідження й основні результати; висновки й області використання відомостей, наявних у першоджерелі. Універсальний характер має така структурна схема реферату:

• тема;

• предмет (об'єкт);

• характер, мета роботи;

• методика виконання роботи;

• конкретні результати;

• висновки;

• область використання.

Найважливішими вимогами до рефератів є повнота і точність інформації.

9.5 Оглядово-аналітична діяльність

Оглядово-аналітична діяльність - один з найбільш важливих напрямів інформаційного забезпечення користувача. Основні цілі:

• підготовка інформації для прийняття рішень у сфері міжнародних відносин і зовнішньої політики;

• оцінка рівня досліджень;

• забезпечення фахівців-міждународників необхідною інформацією, у тому числі фактографічною;

• інформаційна підтримка планів зовнішньополітичного і зовнішньоекономічного курсу держави.

Основні засоби для досягнення цих цілей: підготовка оглядових інформацій, аналітичних довідок, доповідей тощо.

Оглядова інформація - це систематизована й узагальнена інформація про стан міжнародної обстановки і зовнішньої політики, тенденції і перспективи розвитку політичних і економічних ситуацій. Підготовка оглядової інформації базується на процесі опрацювання документальних джерел, що включає:

• витяг із документів і систематизацію відомостей із численних даних, що характеризують стан об'єкта (предмета, теми);

• оцінку новизни, доцільності, взаємозалежності даних, їх доповнення й уточнення змісту;

• логічне перетворення отриманих і переперевірених даних, їх систематизацію для одержання нової інформації, тобто знання досягнутого рівня, тенденцій і перспектив розвитку.

До змісту оглядово-аналітичних документів висувають такі вимоги:

• об'єктивність;

• актуальність;

• фактографічність;

• наявність висновків і їхня обгрунтованість;

• стислість;

• зручність сприйняття інформації, що міститься у документі.

Одним із найбільше поширених аналітичних інформаційних документів є огляд.

Огляд - синтезований текст, у якому наводиться узагальнена характеристика деякого питання або проблеми міжнародної обстановки, що базується на використанні інформації, отриманої з першоджерел за певний час.

Основні чинники, що визначають зміст і форму огляду, - мета його підготовки і специфіка адресата інформації. У залежності від мети всі огляди можна розділити на дві групи: бібліографічні і стан питання.

Бібліографічний огляд містить відомості про документи, тобто містить у собі упорядковану сукупність бібліографічних описів джерел інформації, анотації, що розкривають їх зміст, текст, що взаємоповязує опис окремих джерел. Мета підготовки бібліографічного огляду - допомогти фахівцям зорієнтуватися в документальному потоці, вибрати джерела, найбільше необхідні для вивчення.

Огляд стану питання містить відомості з документів-першоджерел про стан і шляхи розвитку конкретної проблемної ситуації. У залежності від мети підготовки розрізняють реферативні й аналітичні огляди.

Реферативний огляд містить систематизовані й узагальнені відомості про стан і шляхи розвитку ситуації, отримані шляхом аналізу першоджерела, але без їх критичної оцінки, зберігаючи висновки й оцінки авторів документів-першоджерел за тими фактами, теоріями, методами, що описані в документах. Мета підготовки реферативного огляду - дати чітке уявлення про стан і основні результати в певній ситуації, орієнтувати на сукупність фактів, отриманих іншими фахівцями.

Аналітичний огляд полягає в систематизації й узагальненні відомостей про стан і перспективи розвитки проблемної ситуації міжнародної обстановки, критичній оцінці відомостей із першоджерел, у виробленні власних висновків, рекомендацій про використання запозичених із першоджерел пропозицій, можливих варіантів вирішення проблем. Мета підготовки аналітичного огляду - дати цілісну картину проблемної ситуації.

При підготовці огляду необхідно керуватися такими основними положеннями:

• в огляді повинні відображатися всі існуючі погляди на розглянуте питання, незалежно від власної концепції автора;

• особливу увагу необхідно приділити аналізу нових відомостей, новим проблемам і засобам їх вирішення;

• спірні відомості, отримані з різних джерел інформації, повинні супроводжуватися спеціальними застереженнями;

• усі порівняльні характеристики повинні подаватися в порівняльному вигляді, а параметричні дані - у єдиній системі вимірів;

• при наявності великої кількості об'єктів і порівнюваних параметрів, доцільно використовувати табличну і графічну форми представлення даних.

Аналітична доповідь - науково розроблений документ, що формулює проблему, розкриває її сутність, структуру і тенденції розвитку, містить систематизовані відомості і наукові узагальнення з даного питання, стану і перспектив розвитку з аргументованою критичною оцінкою, висновками і рекомендаціями. Подана керівним органам аналітична доповідь повинна містити такі дані:

• чітке формулювання проблеми, відомості про її розвиток на сучасному етапі, порівняльний аналіз існуючих і нових підходів до вирішення цієї проблеми, довідка про їх ефективність у різних країнах, при цьому кожний підхід повинен характеризуватися метою, засобами і результативністю;

• можливі засоби і методи вирішення проблеми з урахуванням конкретних умов держави;

• дані прогнозів як за окремими складовими, так і по проблемі в цілому;

• допустимі витрати в результаті застосування підходів, що рекомендуються; перспективи і потенційна ефективність прийняття рішень відповідно до рекомендацій і пропозицій.

Інформація, що міститься в аналітичній доповіді, повинна відрізнятися достовірністю, актуальністю, максимальним узагальненням даних. Обсяг аналітичної доповіді, як правило, не повинен перевищувати 30-40 сторінок машинописного тексту. Допускається використання першоджерел, опублікованих не раніше року, що передує написанню доповіді.

Аналітична довідка - неопублікований вторинний документ, у якому систематизовані й узагальнені відомості з окремих аспектів стану і тенденцій розвитку різноманітних проблем міжнародних відносин і зовнішньої політики. Такі довідки призначені для поточного інформування керівників про стан справ. Обсяг аналітичних довідок не повинен перевищувати 10-12 сторінок машинописного тексту. Основна цінність цього інформаційного документа - оперативність підготовки.

Особливості створення, правила викладу тексту будуть розглянуті детально в навчальній дисципліні "Інформаційно-аналітична діяльність в міжнародних відносинах".