57. Организационное проектирование системы управления персоналом.

Понятие и стадии организационного проектирования. Характеристика этапов организационного проектирования. Определение количественного и квалификационного состава службы управления персоналом в зависимости от размера предприятия.

Сущность организационного проектирования Проектирование связано с инженерной деятельностью, направленной на создание новых объектов, методов, теорий, которые совершенствуют среду, окружающую человека. Предметом проектирования могут быть модели машин и приборов, шахты, корабли, новые материалы, системы управления, организационные системы. Проектирование рассматривается как процесс составления описания, необходимого для создания еще не существующего объекта, алгоритма его функционирования или алгоритма процесса. Однако следует иметь в виду, что проектирование не сводится только к созданию идеи построения объекта, оно предполагает также необходимость предвидеть последствия, к которым приведет появление объекта, и определить меры по реализации проекта.  Цель проектирования — положить начало изменениям в окружающей человека искусственной среде. Результатом же проектирования является описание будущего объекта и тех изменений, которые возникнут в мире после его появления. Приведенные трактовки понятия и целей процесса проектирования указывают на то, что этот процесс охватывает деятельность не только конструкторов, архитекторов и других работников проектного профиля, но и тех специалистов, кто стремится внести изменения в работу производственных систем, в экономическую деятельность. Важной особенностью современной науки является стремление представить проблему формирования и совершенствования производственных систем как научную задачу организационного проектирования. Организационное проектирование как процесс — это упорядочение организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности. Предметом организационного проектирования в низовом звене народного хозяйства — на предприятии, в учреждении — является система организации производства, труда и управления в организации в целом, в ее подразделениях или отдельных видах деятельности. Целью организационного проектирования в этих условиях становится разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем, а результатом — комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы.

Без развития методов проектирования структур управления Затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как: Во-первых, в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опастность деформации самих задач управления; Во-вторых, в сферу хозяйственности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменён работой по внедрению и исполбзованию автоматизированных ситсем управления. В-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования; В-четвёртых, проектирование сложнейшего механизма - механизма управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирование организационных систем. При разработке принципов и методики проектирование структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления. Оно прежде всего включает систему целей и их распределение между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определённых связях и отношениях между собой; распределение ответственности. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Организационная структура-это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач. Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов - либо формальных, либо неформальных. Пэтомк необходимо сочетание научных метедов и птинципов формирование структур (системного подхода) с большой экспертно - аналитической работой, изучением отечесивенного и зарубежного опыта. В основу всей методологии проектирования структур должно быть положено сначала - цели, а затем - механизм их достижения. Системность самого подхода к формированию структуры проявляется в следующем: ·    Не упускать из виду ни одну из управленческих задач без решения которых реализация целей окажется не полной;  ·    Выявить и взаимосвязать приминительно к этим задачам всю систему функции, прав и ответственности по вертикали управления - от генерального директора предприятия до мастера участка; ·    Исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления; ·    Обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управления.

В процессе организационного проектирования общеприня­то выделять три стадии: предпроектная подготовка, техническое проектиро­вание, внедрение организационного проекта.

Предпроектная подготовка

Предпроектная подготовка включает три этапа: организационную подготовку, проведение предпроектного обследования системы и разработку технического задания.

Организационная подготовка

Организационная подготовка обеспечивает создание необходимых организационных условий для проведения проектных работ и включает:

·         определение объекта и цели проектирования;

·         определение источников финансирования;

·         формирование проектной группы или специализированного подразделения, выполняющего проектные работы, назначение ответственных руководителей;

·         разработку системы планирования, учета и стимулиро­вания деятельности проектного подразделения или группы;

·         разработку и утверждение плана выполнения работ.

Предпроектное обследование

В процессе предпроектного обследования производствен­ной системы проводятся следующие работы:

·         разработка методического и нормативного обеспече­ния;

·         диагностическое обследование;

·         рабочее детальное обследование.

Разработка методического и нормативного обеспечения состоит в изучении методических и нормативных материалов по организации и проведению ана­литических работ и создании на их основе методик и нормативов для конкретного предприятия; определении основных требо­ваний и критериев эффективности функционирования системы организации производства, труда и управления.

Диагностическое обследование дает общую характеристику производственной деятельности предприятия, исследует материальные, трудовые, финансовые ресурсы предприятия, выявляет резервы, определяет общие направления организационно­го совершенствования (преобразования) и проведения рабочего, детального обследования.

В процессе диагностического обследования анализируется динамика показателей технического уровня производства, показателей уровня организации производства, труда и управления.

Рабочее обследование проводится в трех направлениях:

1) организация производственных процессов;

2) организация труда;

3) организация управления производством.

Обследование состояния организации производственных процессов включает: характеристику производственной структуры, специализации и кооперации подразделений и производств; характеристику организации основных, вспомогательных и обслуживающих производственных процессов, их особенности; обеспеченность трудовыми и материальными ресур­сами.

Обследование организации труда состоит в изучении вопросов разделения и кооперации труда, организации рабочих мест, определении уровня их механизации и автоматизации, нормирования труда, оплаты труда, материального и морального стимулирования рабочих, ИТР и служащих, подготовки и повы­шения квалификации кадров, использования различных форм организации труда и состояния условий труда.

Обследование организации управления произ­водством включает изучение организационной структуры предприятия и его подразделений, анализ деятельности служб предприятия, выполняющих следующие функции:

• общее линейное руководство;

• конструкторская подготовка производства;

• технологическая подготовка производства;

• инструментальное обслуживание производства;

• организация ремонтных служб;

• транспортное обслуживание;

• технико-экономическое планирование;

• оперативное управление;

• материально-техническое снабжение и сбыт;

• бухгалтерский учет;

• контроль качества;

• маркетинг;

• работа с кадрами и др.

В случае разработки проекта организации вновь создаваемого предприятия предпроектное обследование состоит из разработки методического и нормативного обеспечения предпроектного обследования и диагностического обследования, которое проводится в сокращенном объеме по проектной документации, отражающей общую характеристику предприятия, характеристику основных производственных процессов, требований и условий функционирования предприятия.

Техническое проектирование

Технический проект (ТП) системы организации производ­ства, труда и управления предприятия разрабатывается на основании утвержденного технического задания. На этапе технического проектирования вырабатываются общие решения о построении (совершенствовании или преобразовании) системы организации производства, труда и управления.

Техническое проектирование включает:

1.      Изучение технического задания на проектирование.

2.      Изучение информационных материалов о передо­вом опыте, достижениях науки.

3.      Изучение инструктивных методических и норма­тивных документов.

4.      Принятие организационных решений по основным направлениям  проектирования.

5.      Определение ожидаемого экономического эффекта от внедрения организационного проекта.

6.      Экспертиза и утверждение комплекта документации по техническому проектированию.

Общая характеристика организационной системы должна включать:

·         цели, назначение и критерии функционирования предприятия;

·         основные технико-экономические характеристики предприятия;

·         организационную структуру предприятия;

·         производственную структуру предприятия;

·         расчет общей численности персонала.

Этап технического проектирования завершается экспертизой и утверждением комплекта документации по техническо­му проектированию организации производства, труда и управления, в состав которого входят:

1)        исходные положения по проектированию, включающие основание для разработки техничекого проекта, цели и задачи разработки, источники финансирования, состав исполнителей, анализ результатов предпроектного обследования;

2)        технический проект организации производства, труда и управления;

3)        расчет ожидаемого экономического эффекта от внедрения организационного проекта;

4)        сопутствующая документация (описание содержания этапов проектирования, сроки их выполнения и исполнители, аннотированный отчет об исследованиях отечественного и зарубежного опыта по организационному проектированию, методике предпроектного обследования и результатам его проведения).

Комплект рабочей документации по проектированию организации производства включает:

1)            исходные положения по проектированию (аналогично техническому проекту);

2)            рабочий проект по организации производства, труда и управления;

3)            расчет экономического эффекта от внедрения ком­плексного организационного проекта предприятия;

4)            материалы по организации внедрения комплексного организационного проекта предприятия, содержащие положение по внедрению, план-график реализации организационного проекта с указанием сроков, исполнителей,  методические рекомендации по системе стимулирова­ния внедрения проекта, организации контроля и учета реалции организационного проекта;

5)            сопутствующую документацию.

Внедрение организационного проекта

Внедрение организационного проекта проводится на основании материа­лов по реализации рабочего проекта организации производства, содержащихся в комплекте рабочей документации, в два этапа, рис. 8.2:

·         подготовка к внедрению;

·         внедрение.

Этап внедрения включает три вида работ: реализация орг­анизационного проекта; расчет фактического экономического эффекта; прове­дение приемо-сдаточных работ.

В реализации проекта совершенствования или преобразо­вания организации производства на предприятии в отличие от внедрения проекта построения новой организационной системы можно выделить три части:

1)           частичное внедрение, когда элементы проектируемой организации производства постепенно вытесняют элементы функционирующей системы и поэтому существуют рядом с ни­ми;

2)            полное внедрение, знаменующееся заменой старой сис­темы на проектируемую;

3)            адаптация новой системы, доказывающая ее жизнеспо­собность и эффективность.

Кадровое обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы. Количественный состав кадровой службы – это списочный состав работников данного подразделения организации. Качественные характеристики персонала представляют собой совокупность профессиональных, нравственных и личностных свойств, являющихся конкретным выражением соответствия персонала тем требованиям, которые предъявляются к должности или рабочему месту. Всю совокупность качественных характеристик персонала можно условно разделить на три основные группы: способности (уровень образования, объем полученных знаний, опыт работы в определенной сфере профессиональной деятельности, профессиональные навыки), мотивации (сфера профессиональных и личных интересов, стремление сделать карьеру, стремление к власти, готовность к дополнительной ответственности и дополнительным нагрузкам), свойства (способность воспринимать определенный уровень физических, психических или интеллектуальных нагрузок, способность концентрации внимания, памяти и другие личностные свойства, необходимые для выполнения какой-либо работы).

Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и уставом организации. При расчете количественного состава службы управления персоналом должны учитываться следующие факторы: общая численность работников организации; конкретные условия и специфика организации, связанные со сферой ее деятельности (промышленность, сельское хозяйство, торговля, страховая деятельность), масштабами, наличием разнохарактерных производств, филиалов; социальная характеристика организации; структурный состав работников организации (наличие различных категорий – рабочих, специалистов, служащих, научных работников), их квалификация; степень сложности решаемых задач по управлению персоналом (осуществление стратегического планирования, выработка кадровой стратегии и политики, организация обучения, продвижения и т. д.); техническое обеспечение управленческого труда (компьютеры, оргтехника и пр.).

Структура службы управления персоналом во многом определяется характером и размерами организации, ее традициями, особенностями выпускаемой продукции и другими факторами.

Небольшие организации обычно не имеют служб персонала, поэтому руководители выполняют многочисленные обязанности по управлению персоналом, например составляют графики, набирают и отбирают кадры, устанавливают вознаграждения. В мелких фирмах семейного типа кадровик, как правило, отсутствует вовсе, его функции осуществляет или владелец фирмы, или линейный руководитель. При расширении дела нанимают работника для выполнения учетно-канцелярской работы, а затем и специалиста. Малые фирмы могут обращаться в специализированные фирмы, которые предоставляют им необходимые услуги по работе с персоналом, или к услугам отдельных специалистов. В средних организациях многие функции по управлению персоналом выполняют преимущественно линейные руководители, а в крупных формируются самостоятельные структурные подразделения по реализации функций.

В настоящее время в крупных организациях служба управления персоналом состоит из следующих специалистов:

Руководитель службы по управлению персоналом, который отвечает за решение всех кадровых вопросов организации.

Менеджер по персоналу(hr-менеджер): решает все вопросы управления персоналом от кадрового делопроизводства до социальных льгот.

Однако, на практике выделяют следующие должность «менеджер по персоналу» может подразумевать выполнение различных функций. Выделяют следующие специализации hr-менеджеров:

Менеджер по компенсации. К обязанностям этого специалиста относится расчет ставок заработной платы в зависимости от трудового вклада для каждого сотрудника, а также анализ уровня заработной платы по отрасли в целом и участие в финансовом планировании организации.

Менеджер по социальным льготам. Повышать уровень заинтересованности и мотивированности персонала позволяет такой эффективный инструмент, как пакет социальных льгот. В обязанности менеджера по социальным льготам входит разработка оптимального пакета в соответствии с потребностями и возможностями организации, а также ее сотрудников, и эффективное управление им.

Рекрутер (специалист по найму). Одной из ключевых функций кадрового менеджмента является подбор подходящих специалистов на вакантные должности. Рекрутеры отвечают за обеспечение привлечения кандидатов на вакантные должности и отбор наиболее подходящей кандидатуры.

Специалист по обучению. В круг его обязанностей входит: адаптация новых сотрудников на рабочем месте (ознакомление с организацией и непосредственно с работой), а также разработка и проведение учебных мероприятий по обучению сотрудников.

Специалист по трудоустройству уволенного персонала. Такие специалисты работают с теми служащими, которых увольняют из организации. Такая должность скорее характерна для зарубежной компании, где часто заботятся о трудоустройстве своих бывших сотрудников. Специалист по трудоустройству помогает определить направление поисков новой работы, найти вакансию и подготовить резюме.

Специалист по кадровому делопроизводству. К обязанностям таких сотрудников полностью относится функция оформления трудовых отношений (ведение трудовых книжек сотрудников, подготовка кадровых приказов, ведение первичной отчетной документации, оформление больничных листов и т.д.) В связи с регулярным изменением современной российской законодательной базы специалист в области кадрового делопроизводства должен периодически повышать свою квалификацию в этой области.