Гриф согласования и Виза

Согласование документа проводится как внутри организации (внутреннее согласование), так и вне ее (внешнее согласование).

Внутреннее согласованиеоформляется визой. При визировании документа, кроме личной подписи, указывают ее расшифровку и дату. При необходимости указывают должность визирующего, например:

Начальник финансово-планового отдела ПодписьА. Г. Петров

Дата

Визируют экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве учреждения, ниже подписи должностного лица. Дата визирования ставится под визой. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа делается надпись "Замечания прилагаются".

На внутренних документах визы ставят в левом углу последней страницы документа. Иногда на оригинале документа, поступившего из другого учреждения, ставят визы те лица, которые по своему служебному положению обязаны знать содержание документа. Размещают эти визы в левом нижнем углу документа. Соответствие копии оригиналу заверяется проставлением ниже реквизита "подпись" заверительной подписью, состоящей из следующих элементов: слова "Верно", которое пишется с прописной буквы, наименования должности лица, заверяющего копию, подписи, ее расшифровки и даты. Дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать на отпусках исходящих документов, остающихся в деле.

Верно

Подпись

При визировании распорядительных документов допускается проставлять реквизит "Виза" на оборотной стороне последнего листа документа.

Внешнее согласованиеобычно оформляется грифом согласования, включающим следующие элементы: слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения), личную подпись, ее расшифровку и дату. Слово "СОГЛАСОВАНО" следует писать прописными буквами, не заключая в кавычки. Расшифровку подписи размещают таким образом, чтобы последняя ее буква находилась приблизительно под последней буквой в наименовании должности, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор гормолзавода № 5

ПодписьД.Г.Федоров

Дата

Если согласование производится коллегиальным органом или письмом согласования, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

протокол заседания профкома

от 20.10.89 № 28

или

СОГЛАСОВАНО

письмо Минздрава Республики Беларусь

от 12.08.89 № 02-01/180

Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" на последнем листе документа слева.

Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

При этом делается отметка на месте грифа согласования. Например:

Лист согласования прилагается.

Подпись, дата.

Подпись

После визирования документы подписываются. Подпись – обязательный реквизит документа и состоит из наименования должности лица, расшифровки подписи (ее не заключают в скобки и пишут на уровне последней строки наименования должности), а между ними – личной подписи. При этом в расшифровке подписи инициалы должны проставляться перед фамилией.

Если документ готовится на бланке учреждения, в должности подписывающего лица название учреждения не повторяется, например:

Директор института А.П.Петров

Если документ изготовлен не на бланке, в состав наименования должности включается полное название учреждения, например:

Директор хлебозавода № 3 Подпись И.В.Васильев

Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. При размножении документов на множительных аппаратах, также подписывается только оригинал, а в оттисках подпись воспроизводится автоматически (факсимиле).

Две или более подписей ставятся на документе, за содержание которого несет ответственность несколько лиц. При этом подпись старшего по должности ставится выше. При подписании документов должностными лицами, не соподчиненными по службе, их подписи на документе располагаются на одном уровне.

Если документ составлен комиссией, то при его подписании указываются не наименования должностей, а распределение обязанностей в составе комиссии (фамилии членов комиссии пишут в алфавитном порядке).

Наименование должности в реквизите "подпись" пишется строчными буквами, кроме заглавных, например:

Начальник Технического управления

Подпись располагается ниже реквизита "текст", не отступая от границы левого поля документа. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего документ (расшифровка подписи), следует печатать на уровне последней строки наименования должности (без скобок).

Подпись является одним из реквизитов, при отсутствии которого, документ не имеет юридической силы. При оформлении документа на бланке в реквизите "Подпись" наименование должности указывается без наименования организации, например:

Директор завода ПодписьЛ.В.Андреев

В документах, оформленных не на бланке, в реквизите "Подпись" наименование должности дастся с указанием наименования организации, например:

Начальник Управления кадров

Министерства транспорта и

коммуникаций

Республики Беларусь Подпись Е.А.Лавникевич

В научных и учебных организациях в составе реквизита "Подпись" могут указываться ученые степени и звания, например:

Ректор,

профессор Подпись П.Д.Кухарчик

На документах, принимаемых коллегиальными органами (постановлениях высших органов государственной власти и управления, протоколах и др.), как правило, проставляются две подписи – председателя и секретаря.

Документы финансового характера имеют две подписи. Право первой подписи принадлежит руководителю организации или его заместителям в соответствии с должностными обязанностями, а право второй – главному бухгалтеру или лицу, уполномоченному на это, например:

Ректор Подпись П.Д.Кухарчик

Главный бухгалтер Подпись Е.С.Белевич

Если документ составлен комиссией, то при оформлении подписей указывается лишь распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии). Подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии Подпись В.Н.Кривцов

Члены комиссии Подпись А.К.Андреев

Подпись М.С.Севрук

Если документ подписывает несколько должностных лиц, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании исходящих документов, подписывается, как правило, первый экземпляр документа, в организации остаются заверенные копии.

Если подписываются распорядительные документы, то допускается подписание только первых экземпляров, а последующие тиражируются. При оформлении актов и протоколов подписи проставляются на всех экземплярах документов.

В подписанные документы вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.