Условия применения

Прикладная программа "Делопроизводство" предназначена для использования на рабочей станции и сервере Notes версии 4.5X и выше.

На рабочей станции Notes выполняется часть программы, которая позволяет вводить новые документы, просматривать существующие и производить все другие действия по работе с документами лицам, участвующим в процессе делопроизводства.

На сервере Notes выполняется часть программы, которая автоматически, по расписанию, выполняет некоторые действия по контролю за состоянием документов, сроками согласования и исполнения документов, в необходимых случаях посылает поч-товые сообщения, с напоминаниями о необходимости выпол-нения некоторых действий, лицам, участвующим в процессе работы с документами, формирует сводные документы с инфор-мацией о состоянии исполнительской дисциплины и объеме до-кументооборота. Также на сервере может выполняться авто-матическое перемещение документов Notes в архивную базу данных.

Описание программы

Все входящие документы переносятся в базу данных с использованием сканера и системы распознавания символов. Затем документы регистрируются и поступают на рассмотрение одному из руководителей организации или непосредственно адресату. Руководитель рассматривает документ, накладывает резолюцию, определяет исполнителя (исполнителей) и сроки исполнения и при необходимости назначает ответственного за контроль. Далее документ поступает каждому из исполнителей, которые, исходя из своей компетенции, могут назначать дополнительных исполнителей. После исполнения документа, исполнитель проставляет отметку об исполнении и направлении документа в дело.

Исходящие и внутренние документы могут быть подготовлены сотрудником организации, и автоматически направлены, определенным в документе должностным лицам, на согласование. Согласующие могут согласовать документ, или, в обоснованных случаях, отклонить. Отклоненный документ возвращается автору на доработку, а согласованный всеми согласующими направляется руководителю на подпись. Руководитель может вернуть документ автору на доработку, дополнительно направить на согласование или подписать его. После подписания документ направляется в канцелярию, где регистрируется и отправляется адресату. Внутренние документы проходят цикл исполнения аналогично входящим.

В прикладной программе предусмотрено автоматическое оповещение исполнителей и согласующих о приближении и истечении сроков исполнения или согласования.

Представлена информация о состоянии документов находящихся на исполнении и обеспечивается формирование сводок о состоянии исполнительской дисциплины.

Исполненные документы могут быть перенесены в архивную базу данных ответственным за делопроизводство, или автоматически, после истечения определенного срока, при этом, описи документов заносятся в журнал архивирования.

Имеется возможность полнотекстового поиска по всем документам, хранимым как в основной базе, так и в архивной.

В прикладной программе "Делопроизводство", документ представляет собой "документ Notes" - элемент базы данных, содержащий совокупность некоторой информации. Заполняется документ на основании формы, которая в общем случае состоит из нескольких секций:

• содержание документа;

• информация о согласовании документа;

• информация об исполнении документа;

• регистрационно-контрольная карточка.

Прикладная программа обеспечивает представление всех находящихся в базе данных документов сгруппированными в категории видов Notes:

• внутренние– включает виды Notes содержащие все внутренние документы;

• входящие– включает виды Notes содержащие все входящие документы;

• исходящие– включает виды Notes содержащие все исходящие документы;

• контроль- включает виды Notes содержащие документы, находящиеся на исполнении, на контроле категоризированные по исполнителям, срокам исполнения, ответственным за контроль;

• сводка- включает виды Notes содержащие сводки об исполнительской дисциплине, об объемах документооборота, ежедневные журналы регистрации, ежедневные напоминания исполнителям;

• архивирование– содержит описи архивирования;

• дела- содержит все документы категоризированные по индексам дел в соответствии с номенклатурой дел.

Прикладной программой предусмотрена автоматизация работы на следующих видах рабочих мест:

1. канцелярия(включая машбюро) может выполнять следующие операции:

• ввод входящих документов в базу данных и их регистрацию;

• направление документов на рассмотрение;

• регистрацию исходящих и внутренних документов;

• отправку исходящих документов адресату.

1. контрольная службаможет выполнять следующие операции:

• предварительное рассмотрение документов, внесение проектов резолюций и направление на рассмотрение;

• постановку документов на контроль;

• оперативный контроль исполнения документов;

• снятие документов с контроля;

• подготовку отчетов по исполнительской дисциплине и объемах документооборота.

1. руководители всех уровнеймогут выполнять следующие операции:

• рассмотрение документов (внесение резолюций) и направление их на исполнение;

• согласование, подписание и утверждение документов;

• исполнение документов (отметка об исполнении).

1. секретари руководителей(если руководители работают с бумажными документами), могут выполнять следующие операции:

• внесение резолюций в документы и направление на исполнение;

• внесение отметок о согласовании, подписании или утверждении документов;

1. исполнители(все сотрудники, участвующие в процессе работы с документами, имеющие установленные рабочие места Lotus Notes ) могут выполнять следующие операции:

• исполнение документов;

• согласование документов;

• подготовку документов и направление на согласование.

1. ответственные за делопроизводство в подразделенияхмогут выполнять следующие операции:

• внесение резолюций руководителей подразделений в документы и направление на исполнение;

• внесение отметок о согласовании, подписании или утверждении документов;

• внесение отметок об исполнении документов;

• оперативный контроль исполнения документов по подразделению.

• отдел автоматизации (системный программист), должен выполнять следующие операции:

• настройку прикладной программы;

• обеспечение сохранности и резервного копирования базы данных;

• обеспечение работоспособности сервера Notes и рабочих станций.