Отправление документов на подпись
В режиме обработки исходящих документов "Пакетный" документы, подлежащие подписи помещаются в вид "Исходящие \ Все по состоянию \ Напр. на подпись". Для отправления документов на подпись необходимо открыть вид и нажать кнопку действий "Отправить на подпись".
Документы, назначенные на рассмотрение текущим пользователем, будут переведены в состояние "На резолюции" и помещены в вид "Исходящие \ Все по состоянию \ На подписи". При этом формируются реестры передачи документов для каждого из руководителей и помещаются в вид "Исходящие \ Реестры \ На подпись". Реестр представляет собой перечень документов, которые переданы на подпись для каждого руководителя.
Согласование документов
Согласование исходящих и внутренних документов всегда производится в одиночном режиме, вне зависимости от установленного режима в документе Notes "Общие установки".
О необходимости согласования исходящих или внутренних документов пользователь Notes получает почтовое сообщение о поступлении на согласование, с включенным в сообщение значком связи с документом, который направлен ему на согласование.
Используя значок связи, необходимо открыть документ, ознакомиться с его содержанием и принять решение о его согласовании или отклонении. Для согласующего доступны следующие кнопки действий:
"Согласовать";
"Отклонить".
При нажатии на кнопку действий "Согласовать", в открывшемся окне диалога могут быть введены комментарии, в документе делается отметка о согласовании, и посылается почтовое сообщение следующему согласующему.
При нажатии на кнопку действий "Отклонить", в открывшемся окне диалога должны быть введены замечания, в документе делается отметка об отклонении, и посылается почтовое сообщение исполнителю об отклонении документа. Документ переходит в состояние "Отклонен".
Если документ согласуется последним согласующим, то в зависимости от режима обработки исходящих документов (Одиночный / Пакетный) будут выполнены следующие действия:
Одиночный– документ сохранится в состоянии "Согласованный", будет помещен в вид Notes "Исходящие \ Все по состоянию \ Напр. На подпись" и руководителю будет отправлено почтовое сообщение о направлении на подпись со ссылкой на данный документ.
Пакетный– документ сохраниться в состоянии "Согласованный", и будет помещен в вид Notes "Исходящие \ Все по состоянию \ На подписи". Далее необходимо выполнить действия по отправлению документов на подпись аналогично пункту «Отправление документов на подпись».
Рассмотрение и подпись исходящих документов
Документы отправленные на подпись руководителю находятся в виде "Исходящие \ Все по состоянию \ На подписи". Для каждого из руководителей они группируются в соответствующие категории "На подписи у И.О.Фамилия". Также документы, подлежащие подписи, могут быть открыты из почтового сообщения или реестра передачи документов на подпись, посредством использования значка связи с документом.
Руководитель, открывает документ, знакомится с его содержанием и принимает решение о подписи документа, направлении на дополнительное согласование или отклонении его. При этом ему доступны соответствующие кнопки действий:
"Подписать";
"Согласующие" и "На согласование";
"Отклонить".
В случае подписания, документ защищается электронной подписью пользователя Notes и переходит в состояние "Подписан". При этом посылается почтовое сообщение о подписании исполнителю документа, а также сотруднику канцелярии ответственному за работу с документами о необходимости регистрации документа и его дальнейшей обработке.
Примечание:Для придания юридической силы, на определенных документах должна быть проставлена обычная подпись руководителя.
Если документ необходимо вернуть на дополнительное согласование, руководитель, нажатием на кнопку действий "Согласующие", открывает диалоговое окно редактирования списка согласующих, добавляет в список согласующих и условия согласования. После закрытия окна редактирования, нажатием на кнопку действий "На согласование", отправляет документ на согласование. Документ переходит в состояние "На согласовании" и закрывается, а очередному согласующему посылается почтовое сообщение.
В случае отклонения документа руководителем посылается почтовое сообщение исполнителю документа, и документ возвращается ему на доработку. При этом документ переходит в состояние "Отклонен".