Унификация и стандартизация документов

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

В целях эффективного использования средств современных информационных технологий устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также технологических процессов работы с документами.

Для сокращения количества применяемых форм документов организация (предприятие, фирма) разрабатывает унифицированные формы документов (УФД),представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами, и расположенных в определенном порядке на носителе инфор-мации. Работы по унификации документации включают в себя:

• установление номенклатуры действующих форм;

• построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца;

• разработку структур документов;

• создание общих синтаксических правил построения документа;

• определение методов контроля информации документа.

УФД должны быть гармонизированы с требованиями международных и межгосударственных документов, устанавливающих структуру и состав реквизитов форм.

УФД на бумажном носителе рекомендуется проектировать на основе формуляра-образца, который используется в качестве шаблона при подготовке документов средствами вычислительной техники. Необходимость разработки формуляра-образца определяется разработчиком УСД.

Контрольные вопросы к теме №1:

1. Что такое делопроизводство?

2. Назовите функции, которые исполняют документы.

3. Назовите основные проблемы, определяющие качество документационного обслуживания.

4. Назовите сопряженные отрасли науки, также изучающие вопросы документооборота.

5. Укажите основные типовые документируемые операции.

6. Чем регулируется технология делопроизводства?

7. Назовите главные требования к регистрации документов.

8. В чем состоит главная цель делопроизводственного контроля?

9. По каким признакам можно классифицировать документы?

10. Назовите две основные группы документов.

11. Что такое стандартизация документов?

12. Что включает в себя работа по унификации документов?

13. Что делается для эффективного использования современных технологий в делопроизводстве?

Тема 2. Основные требования к оформлению документов Лекция 3. Требования нормативно-правовой базы

Основные понятия:

юридическое основание возникновения документов; подготовка документа; ответственность составителя документа; юридическая сила документов; бланки документов; реквизиты документа; номенклатура реквизитов документов; трафаретная часть текста; стандартные положения табулятора; заголовочная часть формуляра-образца; содержательная часть формуляра-образца; оформляющая часть формуляра-образца; обязательные реквизиты; дополнительные реквизиты; код организации по классификатору предприятий и организаций (КПО); код документа по классификатору управленческой документации (КУД); название вида документа; гриф ограничения доступа к документу; гриф утверждения; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования; визы; печать; фамилия исполнителя и номер его телефона; отметка о заверении копии; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о переносе данных на машинный носитель; отметка о поступлении; внутреннее согласование; внешнее согласование.

Основные правила подготовки и оформления документов устанавливаются действующим законодательством, нормативными документами, "Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь", другими нормативно-методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь (например, "Методическими указаниями по практическому применению СТБ6.38-95''Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"), "Правилами подготовки, принятия, учета и систематизации нормативных актов министерств, госкомитетов и ведомств", другими нормативно-методическими документами Министерства юстиции, уставами и положениями министерств, госкомитетов, ведомств, учреждений, организаций и предприятий. Эти документы имеют своей целью совершенствование документационного обеспечения управления и повышение его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, а также технологии работы с ними.

Основные положения "Примерной инструкции" распространяются на организационно-распорядительную документацию. На организационно-распорядительные документы с грифами "Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно" и другие документы ограниченного доступа; письма, заявления и жалобы граждан, а также на документы, не относящиеся к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), действие "Примерной инструкции" распространяется в части, касающейся общего порядка работы с документами и подготовки их к сдаче в архив. Особенности оформления и обработки указанных документов регламентируются специальными инструкциями.

Организации ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих "Примерной инструкции".

Положения инструкций распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники – машиночитаемые и другие, независимо от их носителей.

Юридическим основанием возникновения распорядительных документов в деятельности организаций (учреждений, предприятий, фирм) являются:

• законы Республики Беларусь;

• указы и распоряжения Президента Республики Беларусь;

• постановления парламента Республики Беларусь;

• указы и постановления руководящих органов парламента Республики Беларусь;

• постановления, распоряжения правительства Республики Беларусь;

• поручения вышестоящих органов;

• осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;

• необходимость правового регулирования работы аппарата управления.

Согласно действующему законодательству министерства, государственные комитеты и другие центральные органы управления, учреждения, организации, предприятия наделены правом издавать только те распорядительные документы, которые предусмотрены действующим законодательством и соответствующими положениями и уставами.

Коллегиальные органы министерств, государственных комитетов и других центральных органов управления издают решения коллегий, вводимые в действие приказом и другими распорядительными документами.

Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, егоподписание, при необходимости –согласование (визирование)проекта,утверждение,размножение (тиражирование).

Составитель документа отвечает за правильность его содержания, оформления, своевременность подготовки. На службу ДОУ возлагается проверка правильности оформления документов.

Право издания документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств связи, вычислительной и организационной техники.

Юридическая сила документов определяется следующими факторами:

• наличием соответствующих законодательных и подзаконных актов, распорядительных документов высших органов государственной власти по данному вопросу;

• соответствием оформления документа действующим нормативным и нормативно-методическим документам;

• заверением подлинности документа подписью должностного лица, имеющего на это полномочия;

• заверением подлинности подписи печатью организации, учреждения, предприятия или фирмы.