Контроль исполнения документов

Организация контроля исполнения документов является важнейшей функцией любого учреждения, во многом определяет четкое, оперативное выполнение его основных задач и совершенствование деятельности аппарата.

Организация работы по контролю исполнения должна исходить из следующих основных требований:

• оперативность и своевременность исполнения документов;

• полнота охвата контролем всех исполненных документов;

• систематичность контроля;

• необходимость обобщения и анализа итогов контрольной работы.

Объектами контроля являются качество и сроки исполнения документов.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных частей или уполномоченные ими лица. А непосредственный контроль за исполнением документов, т.е. контроль за технической стороной исполнения (сроки подготовки и правильность оформления необходимых документов), является задачей делопроизводственного аппарата.

Срок исполнения документа исчисляется с момента его получения организацией. Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются для наиболее распространенных категорий и видов документов: переписка с вышестоящими органами государственного управления, хозяйственными, плановыми, финансовыми и административными органами; переписка с подведомственными учреждениями, организациями; обращения граждан; телеграммы, телетайпограммы и др. Сроки их исполнения не должны, как правило, превышать 10 рабочих дней. Сроки исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан не должны превышать одного месяца, а телеграмм, теле­тай­пограмм –от двух до пяти дней. Срочные телеграммы исполняются в течение суток.

Типовые сроки исполнения записываются и закрепляются в "Перечне документов, подлежащих обязательному контролю исполнения".

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов, не включенных в перечень, или в том случае, когда необходимо исполнить их в срок, отличный от типового. При определении срока исполнения, устанавливаемого руководителем учреждения, учитывается содержание документа.

Если по каким-либо объективным причинам документ не может быть исполнен в срок, нужно заранее, до истечения срока исполнения, согласовать вопрос с руководителем об установлении нового, реального срока. Уход в отпуск или отъезд в командировку сотрудника не могут быть уважительными причинами неисполнения документа в срок.

Для документов, требующих более длительного исполнения, срок может быть увеличен, но не более, чем в два раза первоначально установленного срока.

Продлевает этот срок лицо, которое его установило. Срок может быть продлен сразу, при получении документа исполнителем, или за два-три дня до истечения срока исполнения. Иначе документ считается неисполненным в срок.

При поступлении в организацию документа, подлежащего контролю, на регистрационной карточке и документе ставится отметка о контроле в виде буквы "К". На формуляре-образце отведено специальное место согласно ГОСТ 6.38-90 – на левом поле документа.

Контрольная (сроковая) картотека формируется из дополнительных экземпляров регистрационных карточек. Карточки в контрольных картотеках, как правило, располагаются по срокам исполнения. Такая картотека имеет разделы: дни текущего месяца; месяца текущего года; для карточек на просроченные документы. Картотеки могут быть построены на основе комбинации двух или нескольких признаков. Так, в контрольной картотеке между разделителями по дням, которые соответствуют срокам исполнения, можно группировать карточки по структурным подразделениям, а внутри – по исполнителям и т. д. Собственно контрольные операции включают в себя выявление хода исполнения документа, занесение сведений об этом в графу "Контрольные отметки", проверку, если это нужно, структурного подразделения –исполнителя.

При контроле исполнения приказов, указаний, распоряжений руководителя организации на каждый пункт приказа заводится отдельная карточка и помещается в контрольную картотеку в разделы по дням, соответствующим их исполнению.

Контроль может осуществляться до истечения срока исполнения (предварительный) и после истечения срока исполнения (последующий).

Предварительный контроль предполагает наблюдения за ходом исполнения. Это более эффективная форма ведения контроля.

Последующий контроль осуществляется тогда, когда бывает невозможно проконтролировать все документы до исполнения.

Предварительному контролю подлежат документы, имеющие, как правило, индивидуальный срок исполнения, а последующему контролю подлежат документы, имеющие типовой срок исполнения.

Контрольные карточки заводятся также на распорядительные документы и поручения руководства организации, отданные в устной форме.

Специальную форму учета и контроля за исполнением устных поручений руководителей можно наладить в структурных подразделениях. Такие устные поручения обычно связаны с вопросами текущей деятельности аппарата, например: созвать совещание, подготовить материал к заседанию и т. д. На каждое поручение целесообразно заполнять карточку с указанием содержания задания, исполнителя и срока исполнения. Контроль за исполнением текущих поручений обычно проводят секретари руководителей или начальники структурных подразделений.

Контрольный аппарат может признать исполненными и снять с контроля только те документы, которые имеют типовые сроки. Документы с индивидуальными сроками исполнения снимаются с контроля по указанию должностных лиц, которые поставили их на контроль. Карточки на исполненные документы целесообразно перемещать в картотеку исполненных документов и систематизировать их по исполнителям или по вопросам. Это позволит проследить фактический ход исполнения документа, обнаружить повторяющиеся трудности, носящие организационный характер, определить загрузку и исполнительность отдельных сотрудников, установить средние сроки исполнения однотипных документов.

Направление писем-запросов в другие организации для выяснения каких-либо обстоятельств, сбор дополнительных данных, необходимых для исполнения, не является основанием для снятия документа с контроля.

Исполнитель, подготовив ответ, согласовывает его с заинтересованными должностными лицами и передает на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. Дата подписи ответного документа является датой исполнения входящего документа. На лицевой стороне первого листа документа исполнитель делает пометки, указывающие, когда и каким образом исполнен документ, и заверяет их своей подписью. Если ответный документ не составляется, то исполнитель излагает на входящем документе существо выполненных действий и их результат. Например: "Вопрос решен по телефону, будет отгружено 10вагонов..." Без этих отметок документ не должен приниматься для снятия с контроля. Это может сделать только то должностное лицо, которое поставило его на контроль, при наличии на нем отметки. В структурном подразделении снятие документа с контроля производит руководитель при подписании ответного документа.

Данные об исполнении документа и снятии его с контроля вносятся в контрольную и регистрационную карточку: дата исполнения, пометка о снятии с контроля, индекс документа, фамилия подписавшего документ, фамилия исполнителя.

Исполненные документы с пометкой "В дело..." должны своевременно группироваться в дела, а изъятые из контрольной картотеки карточки помещаются в массив карточек на исполненные документы и систематизируются по исполнителям или по вопросам.

Задача контролирующих органов не заканчивается после снятия документа с контроля, ибо одной из его обязанностей является анализ данных по контролю.

Периодичность отчетности зависит от характера и особенностей деятельности учреждения.