Регистрация исходящих документов

Все исходящие документы отправленные на регистрацию находятся в виде "Исходящие \ Все по состоянию \ На регистрации".

Сотрудник канцелярии, открывает документ и нажимает кнопку действий "Зарегистрировать". Документу присваивается очередной регистрационный номер по соответствующему журналу регистрации, заполняются соответствующие реквизиты, он переходит в состояние "Зарегистрирован" и помещается в вид "Исходящие \ Все по состоянию \ Зарегистрирован".

Отметка об отправке документов

Все зарегистрированные исходящие документы находятся в виде "Исходящие \ Все по состоянию \ Зарегистрирован". Сотруднику канцелярии необходимо распечатать документ, отправить его адресату и сделать об этом отметку в документе. Для этого ему необходимо открыть документ, нажать на кнопку действий "Отправлено" и в открывшемся окне диалога ввести краткий комментарий об отправке документа. Документ переходит в состояние "Полный" и закрывается.

Подготовка и работа с внутренними документами

Подготовка и работа с внутренними документами может включает в себя выполнение следующих операций:

• ввод в базу данных новых документов;

• направление документов на согласование;

• согласование документов;

• направление документов на подпись;

• подпись документов;

• направление документов на утверждение;

• утверждение документов;

• регистрацию документов;

• определение исполнителей и направление документов на исполнение;

• исполнение документов;

• контроль исполнения документов.

Подготовка новых внутренних документов, согласование и подписание

Подготовка новых внутренних документов, согласование их и подписание выполняется аналогично работе с исходящими документами, за исключением того, что режим обработки внутренних документов устанавливается в настройке приложения отдельно от исходящих, а также в процессе обработки внутренние документы, в зависимости от их состояния, помещаются в соответствующие виды "Внутренние \ Все по состоянию \ …".

Если в настройке профиля документа определено, что документ должен быть направлен на утверждение, то после подписания такого документа в зависимости от режима обработки внутренних документов (Одиночный / Пакетный) будут выполнены следующие действия:

• Одиночный– документ перейдет в состояние "Подписан", будет помещен в виде "Внутренние \ Все по состоянию \ На утверждении" и руководителю, назначенному на утверждение, будет отправлено почтовое сообщение о направлении на утверждение со ссылкой на данный документ.

• Пакетный– документ перейдет в состояние "Подписан" и будет помещен в вид "Внутренние \ Все по состоянию \ Напр. на утверждение".

Отправление документов на утверждение

В режиме обработки внутренних документов "Пакетный" документы, подлежащие утверждению помещаются в вид "Внутренние \ Все по состоянию \ Напр. на утверждение". Для отправления документов на утверждение необходимо открыть вид и нажать кнопку действий "Отправить на утверждение".

Все документы, направленные на утверждение, будут помещены в вид "Внутренние \ Все по состоянию \ Напр. на утверждение". При этом формируются реестры передачи документов для каждого из руководителей и помещаются в вид "Исходящие \ Реестры \ На утверждение". Реестр представляет собой перечень документов, которые переданы на утверждение для каждого руководителя.