Базы данных

База данных Notes– это множество взаимосвязанной информации, собранной в одном файле. БД Notes ориентирована на хранение документов и является основой для построения как простых приложений для нескольких пользователей, так и информационных систем.

Большинство БД хранится на одном и более серверах. Они доступны для многих пользователей и такие базы называют совместно используемыми. БД, используемая только вами и находящаяся на вашем компьютере, называется локальной.

Открытие и удаление базы. Перед использованием БД необходимо ее открыть. Для этого нужно выбратьFile – Database – Open New (горячие клавиши –Ctrl - O). При этом появится окошко открытия БД. По умолчанию в строкеServerстоитLocal– локальный компьютер. Если БД находится на вашем компьютере, то в окошкеDatabaseнайдите нужную базу или, пользуясь строкойFilename, введите путь и имя файла БД. Можете воспользоваться кнопкойBrowse…. Если вы не уверены, что выбрали нужную БД, нажмите кнопкуAbout….

Здесь же можно создать закладку (Bookmark) для выбранной БД и открывать следующую.

Если БД находится на известном сервере, то нужно ввести имя сервера в строку Server. Затем, пользуясь появившимся списком имен БД или строкойFilename, найти нужную базу.

Для открытия БД из списка серверов, в строке Serverможно выбратьOther. Откроется список доступных серверов. С помощью двойного щелчка мыши на имени сервера можно открыть список БД на данном сервере.

Можно удалить БД, которая находится на локальном компьютере, на гибком диске или на сервере (если у пользователя уровень доступа - Manager).

Для этого необходимо:

Выделить или открыть БД.

Выбрать File – Database – Delete.

Если БД находилась в директории, и там нет больше файлов, то Notesудалит директорию.

Если пользователь удалил файл БД, используя операционную систему, то в Notes остается ее закладка. Нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на закладке (Bookmark) и выбрать в контекстном меню Remove from Workspace, чтобы удалить закладку.

Создание базы данных. Notes позволяет легко создавать БД, используя шаблоны, которые являются файлами, содержащими только структуру БД, а не документов. Их файлы отличаются от файлов БД тем, что имеют расширение.NTF. Для создания БД по шаблону необходимо:

1. Выбрать File – Database – New (горячие клавиши –Ctrl - N).

2. Оставить Localв строкеServer, если база создается на локальном компьютере, или ввести имя сервера.

3. В строке Titleввести название БД.

4. Корректировать имя файла в строке File.

5. Из предложенного списка выбрать шаблон (для создания БД без шаблона нужно выделить слово “-Blank-”).

Notes позволяет не только создавать новые БД, но и копировать уже имеющиеся. Это можно сделать следующим образом:

1. Выделите иконку нужной БД.

2. Выберите File – Database – New Copy

3. Снимите выделение Access Control List

4. Выберите, куда сохранить новую копию.

Доступ и управление доступом. Каждая база Notes имеет список управления доступом (Access Control List - ACL), определяющий, какие пользователи, группы пользователей и серверы могут иметь к ней доступ и какие действия в этой базе они могут исполнять.

Этот список включает две компоненты:

• Список элементов ACL, каждый из которых содержит имя субъекта (пользователя, сервера или группы), его уровень доступа к базе и дополнительные свойства

• Список ролей вместе с назначением субъектов на роли.

ACL создается при создании базы и ведется менеджером БД в диалоговом окне, получаемым: File – Database – Access control… .

Существует семь уровней доступа:

• Manager: может выполнять все возможные действия, в том числе изменять ACL.

• Designer: может изменять любые элементы дизайна БД (поля, формы, виды, агенты …), репликационные формулы, может создавать индекс полнотекстового поиска и выполнять все действия, позволенные с более низким уровнем доступа

• Editor: может читать, создавать и редактировать все документы в БД (в том числе и созданные другими), но не имеет возможности изменить элементы дизайна, ACL и др.

• Author: может создавать документы и редактировать созданные им документы, но не изменять документы, созданные другими. Этот уровень доступа уменьшает количество конфликтов при сохранении и репликации.

• Reader: может читать документы, но не может создавать и редактировать их.

• Depositor: может добавлять документы, но не может читать, потому что просто не видит их в видах БД. Используется, чтобы позволить пользователям создавать входящие сообщения или для БД, используемых как ящик для голосования.

• No access: нет доступа к БД; используется по умолчанию к БД, содержащей конфиденциальную информацию.

Для назначения субъекту уровня доступа, необходимо:

1. Выделить БД.

2. Выбрать File – Database – Access Control

3. Выделить имя, если необходимого имени нет, то добавить, нажав Add.

4. В строке Accessвыбрать необходимый уровень доступа.

5. Выделить или снять выделение опций:

• Create documents (создание документов);

• Delete documents (удаление документов);

• Create personal agents (создание личных агентов);

• Create personal folders/views (создание личных видов и папок);

• Create shared folders/views (создание общих видов и папок);

• Create LotusScriptTM Agent (создание общих агентов);

• Read public documents (чтение общих документов);

• Write public documents (запись общих документов).

6. Повторить шаги 3 – 5 для других имен.

Помните, что ACL должен включать как минимум одно имя с уровнем менеджера.