Выписка из приказа

Выписка – копия части документа. В выписке берется только та часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть пишется полностью (если она есть).

Реквизиты выписки: наименование министерства или ведомства; название организации; название вида документа – ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА; дата, номер (индекс) те же, что у приказа; место составления; заголовок; часть текста; подпись (кроме личной росписи); заверительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами. Слова "Верно", наименование должности, дата пишутся от левого поля, расшифровка подписи после 48 печатного знака от левого поля).

Постановление

Постановление издается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти. Различают постановления, которыми решаются организационные вопросыдеятельности комиссии, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждение плана) и постановления, адресуемыедля исполнения другими органами, предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

Комиссии, обладающие властными полномочиями (адми-нистративные, наблюдательные, подолам несовершеннолетних), принимают постановления, обязательные для исполнения. Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимаютпостановления рекомендательного характера("Предложить", "Рекомендовать"...)

Постановление печатают на бланках формата А4.

Реквизиты формуляра-образца постановления: наименование организации; название вида документа; место издания; дата, номер (дата проставляется при подписании); заголовок; текст; подписи; отметка о согласовании (если нужно).

Лекция 8.Составление и оформление информационно-справочных документов

Большинство документов, создаваемых учреждениями, яв-ляются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, которая служит основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и т.д.Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, либо быть принята к сведению.

Акт

Акт – документ, составляемый группой лиц, подтверждающий установленные ими факты (акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации(учреждений, предприятий, организаций);приема-передачи(при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.);дегустации;приема объектов;проведения испытаний;уничтожения дел,испорченных товарови т.п.;инвентаризации,несчастных случаев, аварий и др.

Акты могут содержать выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки, приема объектов в эксплуатацию и др.). Такие акты составляются временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом с указанием документов, определяющих их полномочия. Основанием для составления акта может быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководителя организации или структурного подразделения, плановое задание и др.

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего, члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.

Формуляр-образец акта содержит следующие реквизиты: наименование организации (подразделения); составившей акт; название вида документа; место составления; дату и регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подписи; при необходимости – гриф утверждения и согласующие визы. Реквизиты располагаются в установленном порядке.

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом (как правило, председателем комиссии), подписавшим документ.

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события "О расходовании средств фонда материальной помощи", "О списании материальных ценностей" и др.

Текст акта состоит из двух частей: вводнойиконстатирующей. Во вводной части акта перечисляются:

• основание(указывается распорядительный или нормативный документ, или устное указание руководителя, послужившие основанием для составления акта);

• состав комиссии(указывается наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии в именительном падеже, наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии и приглашенных в алфавитном порядке). При написании должностей лиц, участвовавших в составлении акта, необходимо указывать название учреждения.

Слова "Основание", "Составлен", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали"пишутся с прописной буквы, не отступая от границы левого поля листа документа.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проведенной работы, установленные факты (если отражается несколько фактов, то содержание акта может быть разделено на подпункты), а также выводы и заключения.

При наличии в акте приложений ссылка на них дается в конце текста перед подписями и оформляется как реквизит "Отметка о наличии приложений".

При подписании акта первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже – подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей. Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых обследуется.

Председатель комиссии	Подпись	И.О.Фамилия
Члены комиссии	Подпись Подпись Подпись	И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия

Утверждению подлежат акты, предписывающие выполнение определенных действий. Акт утверждается руководителем, чей распорядительный документ (приказ, распоряжение) явился основанием для составителя акта.

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. Акт может иметь гриф согласования.

В конце текста (под отметкой о приложении) указывается, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены, например:

Составлен в 3-хэкземплярах:

• 1-йэкз. направлен в Администрацию Президента Республики Беларусь

• 2-йэкз. направлен в Министерство образования Республики Беларусь

• 3-йэкз. – в дело 05-24.

Лица, имеющие замечание по содержанию- акта, подписывают (визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются"; текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.

Оформляются акты на общем или специальном бланке формата А4.