Отправление документов на исполнение

В режиме обработки входящих документов "Пакетный" документы, назначенные на исполнение, помещаются в вид "Входящие \ Все по состоянию \ Назначен на исполнение". Для отправления документов на исполнение необходимо открыть вид и нажать кнопку действий "Отправить на исполнение".

Документы, назначенные на исполнение текущим пользователем, будут переведены в состояние "На исполнении" и помещены в вид "Входящие \ Все по состоянию \ На исполнении". При этом формируются реестры передачи документов для каждого из исполнителей и помещаются в вид "Входящие \ Реестры \ На исполнение". Реестр представляет собой перечень документов, которые переданы на исполнение для каждого исполнителя.

Исполнение документов

После направления документа на исполнение, все назначенные исполнители получают почтовое сообщение о необходимости исполнения документа. Кроме этого, каждому исполнителю за два дня до назначенного ему срока исполнения также посылается сообщение с напоминанием, а по истечении срока, сообщения с напоминаниями посылаются ежедневно.

Если документ направлен на исполнение руководителю подразделения, он может назначить других исполнителей, исходя из своей компетенции, но он остается исполнителем на соответствующем уровне, и ему также необходимо исполнять документ.

Получив сообщение о необходимости исполнения документа, исполнитель может открыть его, ознакомится с содержанием и заданием на исполнение и принять необходимые меры к выполнению. После выполнения задания, исполнитель должен отметить документ как выполненный, нажав кнопку действий "Выполнено".

При этом в открывшемся окне диалога он должен ввести краткий отчет о выполнении и может указать индекс дела, в котором будет храниться документ.

После нажатия на кнопку "ОК", в документе будет сделана отметка об исполнении за каждого конкретного исполнителя. Если все исполнители сделают отметки об исполнении, документ перейдет в состояние "Выполнен". Если документ был поставлен на контроль, то ответственному за контроль необходимо проверить качество исполнения документа и снять его с контроля.

Если исполнители не работают с электронными документами, то сделать отметку об исполнении может ответственный за делопроизводство в подразделении или секретарь. Для этого необходимо открыть документ и нажать кнопку действий "Отм. о выполнении". В открывшемся диалоговом окне необходимо выбрать исполнителя, ввести его отчет об исполнении и дату исполнения, также есть возможность сделать отметку за всех соисполнителей.

Перенос сроков исполнения

Допускается перенос сроков исполнения документов. Для формирования запроса на перенос срока исполнителю необходимо открыть документ и нажать кнопку действий "Прошу перенести срок" и в открывшемся окне диалога изложить аргументированную просьбу о переносе срока. Руководителю, назначившему данного исполнителя, посылается почтовое сообщение с изложенной просьбой и значком связи с документом. Руководитель, получив почтовое сообщение, открывает документ и принимает решение о переносе срока исполнения или отказе.

В случае переноса срока исполнения, руководитель, используя кнопку действий "Исполнители", добавляет в список исполнителей еще раз исполнителя инициировавшего перенос и указывает ему новый срок исполнения и индивидуальное задание. При закрытии документа этому исполнителю посылается сообщение о необходимости исполнения документа.

Исполнитель, получив сообщение о назначении нового срока исполнения, открывает документ и используя кнопку действий "Перенести срок", отмечает о переносе срока исполнения, при этом в открывшемся окне диалога вводит краткий комментарий. Далее предпринимает меры к исполнению документа к вновь назначенному сроку.

В случае отказа в переносе срока исполнения, руководителю необходимо закрыть документ, вернуться в открытое почтовое сообщение и используя кнопку действий (в почтовой базе данных) "Ответ" ("Reply"), послать сообщение исполнителю с отказом.

Исполнитель, получив сообщение об отказе в перенесении срока исполнения, обязан исполнить документ в срок.