Тема 6. Корпоративная система электронного документооборота lotus domino/notes 140

Лекция 12. Описание Lotus Domino/Notes 140

Программное обеспечения групповой работы (Groupware) 141

Элементы Notes и начало работы 145

Виды и папки 151

Базы данных 155

Документы 159

Лекция 13. Электронная почта Lotus Notes и адресная книга 162

Работа с почтой 162

Использование адресной книги 166

Календарь и Список задач 168

Контрольные вопросы к теме №6: 174

Тема 7. Прикладная программа "делопроизводство" 176

Лекция 14. Назначение и особенности программы 176

Условия применения 177

Описание программы 178

Подготовка и работа с входящими документами 182

Предварительное рассмотрение документов 185

Рассмотрение документов 186

Отправление документов на исполнение 189

Исполнение документов 190

Перенос сроков исполнения 191

Подготовка и работа с исходящими документами 192

Подготовка новых исходящих документов 193

Отправление документов на подпись 195

Согласование документов 196

Рассмотрение и подпись исходящих документов 197

Регистрация исходящих документов 198

Отметка об отправке документов 199

Подготовка и работа с внутренними документами 199

Подготовка новых внутренних документов, согласование и подписание 199

Отправление документов на утверждение 200

Утверждение документов 201

Регистрация внутренних документов 201

Определение исполнителей, направление на исполнение документов 202

Контроль исполнения документов 202

Постановка документов на контроль 203

Снятие документов с контроля 204

Отчетность по результатам исполнения 205

Архивирование документов 205

Автоматическая архивация документов 205

Архивация документов вручную 206

Просмотр документов помещенных в архив 206

Просмотр документов в архивной базе данных 206

Просмотр документов из журнала архива 207

Контрольные вопросы к теме №7: 207

ЛИТЕРАТУРА 210

Тема 1.Документыв процессе управления: основные понятия. Термины и определения Лекция 1. Введение в делопроизводство

Основные понятия:

делопроизводство; документирование; документация; коммуникативная функция документов; информационная функция документов; научно-историческая функция документов; документационное обеспечение управленческих решений; документалистика; документоведение; архивоведение; исполнение решений; контроль исполнительской дисциплины; передача информации; подготовка и оформление документов; классификатор документов; наименование вида документа; документы по общим и административным вопросам; документы по функциям управления; внутренние и внешние документы; простые и сложные документы; индивидуальные, трафаретные и типовые документы; служебные и личные документы; срочные и несрочные документы; унифицированные системы документации, формуляр-образец.

Делопроизводство –это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении процесса управления. Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Документ –материальный носитель информации, имеющий юридическую силу и служащий доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия.

Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.

В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно-историческая функция обеспечивает исследование истории организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.

Документационное обеспечение управленческих решений является определяющим фактором их уровня, оперативности и обоснованности. Основными проблемами, определяющими качество документационного обслуживания руководителей, выступают:

• значительное дублирование документов и содержащихся в них данных;

• плохая сопоставимость данных в отчетно-статистической документации;

• преимущественное документирование и использование текстовых и табличных данных, отличающихся невысоким уровнем информативности;

• недостаточный уровень структуризации, типизации и унификации документируемой информации;

• недостаточный уровень контроля достоверности и оперативности документируемой информации;

• неоправданные ограничения доступа к открытой информации и отсутствие нормативной базы определения степени закрытости данных.

Основы совершенствования документов и документацион-ного обеспечения процессов управления заложены в таких отраслям науки, как документалистика, изучающая методы и средства коммуникации посредством документов;документоведение, разрабатывающее способы создания документов, принципы организации документооборота и построения систем документации;архивоведение, информатика и стандартизация.Все шире используются возможности современных средств организационной и вычислительной техники, систем связи и передачи данных, новейших информационных технологий (в том числе мультимедийных).

Следует отметить большой интерес к возможностям обработки данных и получения интегрированной и целенаправленной информации с использованием современных математических методов (теория размытых множеств и лингвистической переменной, нетрадиционные логики и др.), информационно-аналитических и экспертных систем.

Процесс управления характеризуется определенным набором основных типовых документируемых операций:

• сбор и обработка документной информации;

• подготовка, принятие и документирование управленческих решений;

• доведение решений до исполнителей;

• исполнение решений;

• контроль исполнительской дисциплины;

• передачу документной информации по вертикальным и горизонтальным связям;

• хранение, накопление и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуется как в рамках традиционной технологии делопроизводства, так и с использованием современных информационных технологий на базе новейшей вычислительной и организационной техники.

Сама технология делопроизводства, т.е. набор методов и способов организации и ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях, регламентирована законодательством Республики Беларусь, нормативными актами, методическими и инструктивными материалами министерств и ведомств, международными, межгосударственными и национальными стандартами, другими нормативными документами.

Целью курса "Делопроизводство" является формирование у студентов понимания важности документационного обеспечения процесса управления, изучение современной технологии делопроизводства, получение первичных практических навыков по подготовке и оформлению документов, организации документооборота.

Задачи дисциплины:

• формирование знания и понимания студентами и слушателями основных терминов и определений в сфере документационного обеспечения процесса управления;

• формирование у студентов и слушателей устойчивых знаний по нормативной базе делопроизводства;

• формирование у студентов и слушателей знаний по организации и технологии делопроизводства;

• получение студентами и слушателями навыков по подготовке документов;

• получение студентами и слушателями навыков применения современных информационных технологий в делопроизводстве.

В курсе лекций изложены вопросы комплексного упорядочения делопроизводственных процессов, начиная с создания документов и кончая их сдачей в архив.

Структура курса включает 7тематических разделов и приложения, содержащие образцы документов. При подготовке курса использовались нормативно-методические документы, подготовленные Институтом документоведения и архивного дела, и другие ведомственные материалы по организации делопроизводства.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, в связи с чем в курсе лекций формулируются требования и рекомендации по вопросам подготовки и оформления служебных документов, построения их текстов, машинописного оформления, разработки бланков, работы с предложениями, заявлениями, жалобами граждан. В курсе сформулированы принципы документооборота, в целом приемлемые и приспособленные для всех категорий учреждений и участков работы с документами.

Главные требования к регистрации документов, изложенные в курсе, сводятся к следующему:

• однократность регистрации;

• карточная форма;

• унификация регистрационных карточек и их реквизитов;

• возможность использования регистрационных карточек для организации учета, контроля, поиска и анализа документов.

Предусмотрено создание в современном делопроизводстве справочных картотек с использованием различных принципов их построения.

Главная цель делопроизводственного контроля определяется в курсе лекций как обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов, даны рекомендации техники контрольной работы.

В курсе освещаются научно обоснованные принципы группировки исполненных документов в дела, составления учетно-информационного справочника по составу и содержанию сформированных дел – номенклатуры дел.

Основные положения работы с документами, изложенные в курсе лекций, направлены на обеспечение максимальной эффективности труда при наименьших затратах путем установления единого подхода к рационализации делопроизводства и информационного обеспечения управления.

Положения курса в полном объеме распространяются на наиболее массовую и типичную для деятельности большинства организаций так называемую общеуправленческую или административную документацию, в том числе организационно-распорядительную, а также на предложения, заявления и жалобы граждан. На специальную документацию, образующуюся в сфере управления (плановую, бухгалтерскую и др.), положения курса лекций распространяются в части, касающейся общих принципов организации работы с документами, некоторых вопросов порядка приема и отправки документов, учета, справочно-информационной работы, формирования дел и подготовки их к сдаче в архив и некоторых других.