Вид документа

Каждый документ, кроме письма, должен содержать наименование его вида – протокол, приказ, акт, решение и т. д. Это позволяет выделить искомый документ из всей огромной массы документов, дает самое первое общее представление о нем. Вид документа можно напечатать заранее при изготовлении бланка, если в учреждении имеются специальные бланки для отдельных видов документов, или оставлять место для обозначения вида документа свободным и заполнять его при составлении конкретного документа. В служебных документах с продольным вариантом бланка указание вида документа дается посередине, при угловом варианте бланка – в левом верхнем углу. Этот реквизит помещается после указания автора документа выше реквизитов "дата" и "индекс" и пишется прописными буквами.

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту значительно упрощает обработку документа. По нему сразу, не читая текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок должны иметь все служебные документы, оформляемые на бланках или листах бумаги формата А4. Он формулируется кратко, стилистически точно, при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос "о чем?": "О сдаче...", "Об изменении...", "Об отмене" и т. д. Заголовки к некоторым видам документов должны сочетаться с наименованием документа:протокол – чего?, должностная инструкция – кому? Например:

ПРОТОКОЛ

20.01.90г.№10

г.Минск

заседания экспертной комиссии

К документам большого объема или сложных по содержанию наряду с заголовками составляются подзаголовки. Их пишут строчными буквами в левой части листа документа, не прерывая текста документа, и предъявляют те же требования, что и к заголовкам.

Заголовок к тексту пишут строчными буквами (кроме заглавной) и помещают в левом верхнем углу документа, не отступая от границы левого поля, под обозначением автора, номера и даты. Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы формата А5 (148х210),т.е. текст которых практически не превышает 10–15строк, а также на извещениях, телеграммах, телефонограммах.

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, например: приказ "О внедрении СТБ 6.38-95".

Адресат и дата документа

На многих видах служебных документов и прежде всего на документах, отправляемых из учреждения, указывается адресат, т.е. наименование учреждения, которому направляется данный документ. В состав реквизита "адресат" включаются: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ и почтовый адрес. Все вышеуказанные составные части этого реквизита следует писать с новой строки.

При адресовании необходимо соблюдать следующие правила. Если документ адресуется в учреждение или его структурное подразделение, то и наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

Министерство культуры Республики Беларусь

Общий отдел

Документ адресуется и конкретным должностным лицам. В этом случае наименование организации также пишется в именительном падеже, а наименование должности и фамилия получателя – в дательном падеже, например:

Министерство культуры Республики Беларусь

Начальнику общего отдела

Иванову А В.

В случаи, если документ адресуется руководителю организации, то название должности входит в наименование организации и пишется в дательном падеже, например:

Директору школы № 20

г-ну Петрову В.Д.

Когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат – автор инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов.

На одном документе разрешается проставлять не больше четырех адресов. Если документ направляется более чем в четыре адреса, составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре указывается только один адрес. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. Адресат также может быть обозначен и обобщенно, если документ адресуют в несколько однородных организаций, например:

Директорам предприятий и руководителям организаций

Адресат помещается в верхнем правом углу документа. Его пишут строчными буквами, кроме заглавной, указав перед фамилией, если необходимо, сокращенно обращение "господин". В адресате инициалы указываются после фамилии, когда перед ней стоит данное обращение.

При указании в адресате почтового адреса он пишется вслед за адресатом в соответствии с правилами, установленными органами связи. Если документ адресуется частному лицу, то сначала следует указать почтовый адрес, например:

Ул. Даумана, 3, г. Минск, 220002

г-ну Иванову П. Г.

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, вместо слова "господину" указывается звание или степень, которые сокращаются в реквизите "адресат" непосредственно перед фамилией.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы.

Обязательным реквизитом каждого документа является его дата – время подписания, утверждения или составления (или издания). В состав даты входит число, месяц и год. Для оформления даты в документах устанавливается два способа: буквенно-цифровой и цифровой.

Наиболее рациональным считается цифровой способ, то есть обозначение всех частей даты тремя парами арабских цифр, разделенных точками. Первая пара цифр – день месяца, вторая – порядковый номер месяца, третья – две последние цифры года (без буквы "г"). Если число, обозначающее день или месяц, является однозначным, то перед ним следует ставить нуль. Например: дату 20января 1990г. следует оформлять20.01.90.

При буквенно-цифровом способе число и год указывают арабскими цифрами, месяц прописью, например: 06.02.99 – 6февраля 1999г. Допускается при оформлении цаты вначале указывать год, затем месяц и день месяца – 99.01.20.

Кроме основной даты в обязательном порядке датируются все проставляемые на документе отметки: резолюции, визы, отметки о регистрации, контроле исполнения и т. д. В служебных отметках, а также при датировании (написании дат при утверждении, подписании) следует применять только цифровой способ. При оформлении даты в тексте документов, содержащих сведения финансового характера, можно применять буквенно-цифровой способ написания дат. Дата, в зависимости от вида документа, располагается в строго определенном месте.