Контрольные вопросы к теме №6:

1. Что такое Lotus Domino/Notes?

2. Какие виды технологий объединяет в себе Lotus Domino/Notes?

3. Какие основные технологии включает в себя программное обеспечение групповой работы?

4. Что понимается под коллективной работой?

5. Что понимается под координацией коллективных деловых процессов?

6. В чем состоит отличие баз данных Lotus Notes от реляционных баз данных?

7. Для создания каких приложений целесообразнее использовать Lotus Domino/Notes?

8. Какие основные элементы Lotus Domino/Notes вы знаете?

9. Из каких основных модулей состоят серверная и клиентская части Lotus Domino/Notes?

10. Какие возможности предоставляет строка состояния Lotus Domino/Notes?

11. Какие виды окон LotusDomino/Notesвы знаете?

12. Какие иконки состояния документа могут быть в виде?

13. Какие действия с видом можно выполнить?

14. В чем отличие базы данных от шаблона базы данных?

15. Как создать, скопировать и удалить базу данных?

16. Как обновить или заменить дизайн в выбранной базе данных?

17. Что такое список управления доступом базы данных?

18. Какие уровни доступа в Lotus Domino/Notes вы знаете?

19. Что такое открытая (публичная) и персональная (локальная) адресные книги Lotus Domino/Notes?

20. Как создать новый документ в базе данных Lotus Domino/Notes?

21. Какие основные виды и папки существуют в почтовой базе данных Lotus Domino/Notes?

22. Какие виды записей может содержать Календарь в Lotus Domino/Notes?

Тема 7. Прикладная программа "делопроизводство" Лекция 14. Назначение и особенности программы

Основные понятия:

основные функции; принципы работы программы; секции документов; категории видов группировок документов; рабочие места; операции со входящими документами; режимы обработки входящих документов; процедура рассмотрения входящих документов; исполнение документов; изменение сроков исполнения; операции с исходящими документами; режимы согласования документов; рассмотрение и подписание документов; регистрация документов; операции со внутренними документами; подготовка, согласование и подписание внутренних документов; утверждение и регистрация документов; система контроль исполнения документов; постановка и снятие документов с контроля; архивация документов.

Прикладная программа "Делопроизводство" предназначена для автоматизации процесса работы с исходящими, входящими и внутренними документами организации в подразделениях документационного обеспечения управления и структурных подразделениях.

Она обеспечивает реализацию следующих функций:

• перенос входящих документов на машинный носитель;

• регистрацию документов и направление на рассмотрение;

• рассмотрение документов, назначение исполнителей и постановку на контроль;

• исполнение и составление отчетов о выполнении;

• контроль состояния документов при их движении по подразделениям;

• контроль сроков и результатов исполнения документов, формирование сводок о состоянии исполнительской дисциплины;

• подготовку исходящих и внутренних документов, назначение согласующих и направление на согласование;

• согласование документов и направление на подпись, или отклонение их;

• подписание документов;

• регистрацию исходящих и внутренних документов;

• печать документов для отправки традиционным способом по почте;

• формирование дел и направление документов в дела;

• сортировку и полнотекстовый поиск документов;

• передачу документов в электронный архив.

Прикладная программа, совместно с сервером Notes, предоставляет возможности по пересылке документов в электронной форме между территориально распределенными и удаленными подразделениями организации. Для этого имеются как средства работы сервера с большим количеством клиентов в рамках локальной сети, так и средства тиражирования (реплицирования) баз данных между серверами, расположенными в разных зданиях, офисах, регионах и т.д. При этом Notes обеспечивает совместный доступ к этим базам данных всех сотрудников, независимо от их территориальной расположенности.