Отметка об утверждении

Утверждение – особый способ удостоверения документа после его подписания. Утверждение документа производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа. Распорядительный документ составляется в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.

Реквизит "гриф утверждения" состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор Центрального государственного

архива кинофотофонодокументов

Республики Беларусь

ПодписьИ.О.Фамилия

"_____"______________г.

Располагается гриф утверждения в правом верхнем углу листа документа перед текстом. При утверждении документа каким-либо распорядительным документом или правовым актом гриф утверждения состоит из: слова "УТВЕРЖДЕНО", наименования документа в именительном падеже (с указанием организации), даты и индекса документа, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказ министра образования

Республики Беларусь от 03.11.02 № 59

Основную часть документов рекомендуется изготавливать на бланках с угловым вариантом расположения реквизитов, который является более рациональным, так как справа располагаются реквизиты "Адресат" и "Гриф утверждения". К таким документам относятся письма, справки, протоколы, акты и др. Количество документов содержащих реквизит "Адресат" составляет около 85%от всех организационно-распорядительных документов организации.

Печать

На документах, связанных с расходованием материальных и денежных ценностей, а также предусмотренных правовыми актами, подпись заверяется гербовой печатью. Оттиск печати проставляют таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяется руководством организации. Как правило, документы, оформленные на бланке и подписанные, печати не требуют. Перечень документов, на которых проставляется печать, следует вводить в инструкцию по документационному обеспечению организации.

Необходимо проставлять печать на документах, требующих особого удостоверения их юридической силы. Перечень документов, обязательно заверяемых печатью, определяется распорядительными документами высших органов государственной власти и управления Республики Беларусь.

Печать организации проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию, на договорах, финансовых документах, на актах выполнения работ, приема-передачи оборудования и др., на копиях документов, отсылаемых из организации, пропусках, справках и т.д.

При заверении документа или его копии печать следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи.

Отметка о наличии приложения

Нередко служебные документы имеют приложения, разъясняющие, детализирующие, уточняющие отдельные вопросы основного документа. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то указывают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров, например:

Приложение: план мероприятий на 3л. в 2экз.

Если приложение упоминается в тексте, то в отметке о приложении указывают только количество листов и экземпляров, например:

Приложение: на 5л. в 2экз.

Если приложений несколько, и они не упоминаются в тексте, то они нумеруются арабскими цифрами с точкой, приводится название каждого приложения, количество листов и экземпляров.

Если к документу прилагается еще документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложений оформляют по следующей форме:

Приложение: Письмо Главархива Республики Беларусь от 10.02.02 № 1–28/120 и приложение к нему, всего на 6 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз , во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

При наличии документов-приложений они оформляются на стандартных форматах бумаги и должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. На приложениях в верхнем правом углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом, например:

Приложение к письму от 03.04.02 № 1–24/180

На приложении к распорядительному документу также в правом верхнем углу документа следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его номера, даты. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляют порядковые номера арабскими цифрами, причем знак №не ставится.

Приложение 2 к приказу от 02.10.02 № 150

Указание о наличии приложения помещается под текстом перед реквизитом "подпись". Слово "Приложение"пишут, не отступая от границы левого поля листа документа строчными буквами, кроме заглавной, а слова "листы" и "экземпляры" - сокращенно "л." и "экз."