Дубликат трудовой книжки

Потеряв трудовую книжку или вкладыш, необходимо заявить об этом администрации по месту работы.

Не позднее 15дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу титульного листа.

При заполнении дубликата вносятся записи о работе, награждениях, поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов. Если работник уже имел стаж работы до данного предприятия, то при заполнении раздела "Сведения о работе" делается запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами. Общий стаж записывается суммарно (количество лет, месяцев, дней работы без уточнения). Затем общий стаж, подтвержденный документами, записывается по периодам работы (наименование предприятия, где работал, цех, отдел) и должность, дата увольнения, причина увольнения.

Указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате.

Администрация обязана содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж работы, до поступления в данное учреждение.

Если трудовая книжка пришла в негодность (испачкана, замазана и т.п.), администрация выдает работнику дубликат. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, пишут: "Взамен выдан дубликат". Книжку возвращают владельцу. На новом месте работы предъявляют дубликат трудовой книжки.

Внесение изменений в записи трудовой книжки

Изменение записей (о фамилии, дате рождения, образовании) производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорт, свидетельство о рождении, о браке, об образовании и т.д.) со ссылкой на номер и дату этих документов. Эти изменения пишутся на титульном листе книжки. Ранее внесенная запись должна быть зачеркнута одной чертой, записывается новая.

Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, или сотрудника, ведущего кадровую документацию, ставится печать организации или отдела кадров.

Примеры записей: "Фамилия изменена на основании свидетельства о браке, №_,дата. Подпись должностного лица, печать, дата" или "Образование изменено на основании диплома №_,выданного 00.00.00.Подпись должностного лица, печать, дата".

Если обнаружены неправильные записи о работе, переводе на работу, о поощрениях и т.д., ониисправляются администрацией того предприятия, где эта запись была сделана.

Если организация, сделавшая неправильную запись, ликвидирована, исправление делает организация-правопреемник, при ее отсутствии – вышестоящая организация, которой подчинялась ликвидированное предприятие.

Исправленные сведения должны соответствовать подлиннику приказа. В случае утраты приказов, исправление вносится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ.

В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" зачеркивание неточных записей не разрешается.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. Днем увольнения считаетсядень выдачи трудовой книжки.Издается новый приказ о новом дне увольнения.

При увольнении рабочего, служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку во время работы в организации, фирме заверяются подписью руководителя или начальника отдела кадров (если он есть) и печатью.

Пересылка трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки ближайших родственников под расписку или высылается почтой по их требованию.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, администрация в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работника расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета трудовых книжек, в журнале фиксируется дата выдачи книжки и основание ее выдачи.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течении двух лет в отделе кадров отдельно от остальных трудовых книжек. Затем невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве 50лет, по истечении этого срока могут быть уничтожены в установленном порядке.