Постановка документов на контроль
Постановка документов на контроль, может быть выполнена в следующих случаях:
по умолчанию, в профиле документа может быть установлено, что при вводе нового документа он сразу будет подлежать постановке на контроль;
при предварительном рассмотрении документа;
при рассмотрении документа;
если документ находится в состоянии "На исполнении".
Если документ находится на исполнении, поставить его на контроль может сотрудник – пользователь Notes или группа пользователей, для которых в списке управления доступом установлена роль [Control] или [ControlM]. Для постановки документа на контроль, необходимо его открыть и нажать кнопку действий "Контроль". В открывшемся окне диалога необходимо нажать кнопку "На контроль" и выбрать ответственного за контроль.
Аналогично производится постановка документов на особый вид контроля – контроль руководителя, только у пользователя должна быть установлена роль [ControlM].
Снятие документов с контроля
После исполнения документа, ответственный за контроль должен проверить качество исполнения и может снять документ с контроля. Для снятия с контроля используется кнопка действий "Контроль".
Отчетность по результатам исполнения
В прикладной программе предусмотрены следующие виды отчетов по состоянию документов результатам их исполнения:
Сводка об исполнительской дисциплине:
За период (формируется по подразделениям);
На дату (формируется по исполнителям).
Справка по неисполненным документам;
Справка по документам, исполненным не в срок;
Справка по документам, находящимся на исполнении;
Справка по контролю руководителя;
Сводка учета объема документооборота:
По подразделениям;
По ответственным исполнителям.
Архивирование документов
Прикладная программа позволяет переносить документы базы данных в специальную архивную базу, находящуюся на сервере. Это позволяет уменьшить размер основной базы данных, не удаляя документов и предоставляя возможность осуществлять поиск документов в архиве.
Архивация документов может производиться автоматически, по истечении определенного срока хранения в основной базе или сотрудником ответственным за делопроизводство.
Автоматическая архивация документов
Предусмотрена возможность автоматической архивации документов при достижении определенных условий, например, когда документ устарело или давно не открывалось. Это позволит сэкономить место на файл-сервере и облегчить управление базой данных. Настройка параметров автоматического архивирования производится совместно администратором базы данных и сотрудником ответственным за делопроизводство. Для этого необходимо выполнить следующее:
Открыть в базе данных вид "Архивирование";
Выбрать "Установки архива";
Ввести значения в поля формы "Конфигурация архива";
Нажать кнопку "Сохранить конфигурацию";
Нажать кнопку "Закрыть".
Откройте другую папку или вид в базе данных и затем снова открыть представление "Архивирование".
Чтобы включить автоматическую архивацию нажать кнопку "По расписанию".
Замечание.Чтобы отключить автоматическую архивацию, необходимо открыть вид "Архивирование" и нажать кнопку "Отменить расписание".
Архивация документов вручную
Архивация документов может быть произведена в любой момент. Для этого необходимо выполнить следующее:
выделите документы, которые необходимо поместить в архив;
выбрать Действия - Архивировать выбранные документы.
Просмотр документов помещенных в архив
Просмотр помещенных в архив документов может быть осуществлен путем открытия базы данных архива. Также просматривать помещенные в архив документов путем открытия журнала архива, в зависимости от того, как была настроена конфигурация архиватора.
Просмотр документов в архивной базе данных
Просмотр документов в архивной базе данных:
Открыть вид "Архивирование" в базе данных;
Нажать кнопку "Открыть архивную базу".
Notes открывает базу данных, в которой сохраняются архивированные документы.
Открыть документы, как документы в обычной базе данных.
Просмотр документов из журнала архива
Просмотр сообщений из журнала архива возможен в том случае, если при настройке журнала архива установлены следующие параметры: "Заносить в журнал каждый случай архивирования" и "Вместе со связями".
Открыть вид "Архивирование" – Открыть журнал архивации, содержащий документы, которые нужно просмотреть – Нажать значок связи с документом, который необходимо просмотреть.
Контрольные вопросы к теме №7:
Реализацию каких из приведенных функций обеспечивает прикладная программа "Делопроизводство"?
Какова очередность работы с документами в прикладной программе "Делопроизводство"?
Из каких секций состоит основная форма документов в прикладной программе "Делопроизводство"?
Какие группы видов существуют в прикладной программе "Делопроизводство"?
Какие виды рабочих мест автоматизируются в прикладной программе "Делопроизводство"?
Какие выполняются операции со входящими документами?
Какие реквизиты входящих документов заполняются в прикладной программе "Делопроизводство"?
Какие существуют режимы обработки документов в прикладной программе "Делопроизводство"?
В какой очередности производится предварительное рассмотрение документов?
В каком виде находятся документы, направленные на рассмотрение руководителю?
Когда формируются реестры передачи дел текущему пользователю?
Как назначенный исполнитель узнает о необходимости исполнения конкретного документа?
Как исполнитель оформляет исполнение документа?
Как переносится срок исполнения документа в прикладной программе "Делопроизводство"?
Какие основные операции с исходящими документами автоматизированы в прикладной программе "Делопроизводство"?
Каким образом готовится новый исходящий документ?
Какие реквизиты заполняются при создании нового исходящего документа?
Как выбираются лица, согласующие исходящий (внутренний) документ?
Как производится процедура согласования исходящего (внутреннего) документа в прикладной программе "Делопроизводство"?
Как исходящий документ отправляется на подпись?
Как регистрируются исходящие документы в прикладной программе "Делопроизводство"?
Какие операции с внутренними документами автоматизированы в прикладной программе "Делопроизводство"?
Как происходит процедура согласования и утверждения внутренних документов в прикладной программе "Делопроизводство"?
Что включает в себя система контроля исполнения документов в прикладной программе "Делопроизводство"?
Каким образом осуществляется контроль за исполнением документов в прикладной программе "Делопроизводство"?
В каких случаях может быть выполнена постановка документа на контроль?
Какие виды отчетов по состоянию документов и результатам их выполнения предусмотрены в прикладной программе "Делопроизводство"?
Каким образом производится архивация документов в прикладной программе "Делопроизводство"?