Подготовка и работа с входящими документами
Подготовка и работа с входящими документами может включать в себя выполнение следующих операций:
ввод в базу данных новых документов;
регистрацию документов;
направление на рассмотрение руководителям;
предварительное рассмотрение документов;
рассмотрение документов и направление на исполнение;
исполнение документов;
контроль исполнения документов.
Все работы по вводу новых входящих документов (введение в базу данных) выполняет канцелярия (служба документационного обеспечения управления). Документы могут вводиться с использованием сканера и системы оптического распознавания символов или заполняются вводом текста с клавиатуры.
Для введения нового
входящего документа необходимо открыть
один из видов содержащих необходимые
документы, например "Входящие \
Письма", и нажать соответствующую
кнопку действий, например "Ввести
новое письмо".
Если в настройке прикладной программы присутствует более одного профиля для выбранного вида документов, то в открывшемся диалоговом окне необходимо выбрать профиль, по которому будет вводиться документ.
Примечание:Если в настройке прикладной программы отсутствуют профили для выбранного вида документов, будет выдано соответствующее сообщение, в этом случае необходимо произвести настройку приложения на работу с документами требуемого вида.
После открытия формы, заполнить все реквизиты нового документа. Каждый из видов документов имеет свой набор реквизитов, некоторые из них обязательны для заполнения. Для входящих писем заполняются следующие реквизиты:
наименование организации;
адресат;
регистрационный индекс и дата документа;
ссылка на индекс и дату входящего документа;
краткое содержание документа;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
должность и фамилия руководителя, подписавшего документ;
фамилия составителя документа и его служебный телефон.
После заполнения, необходимо проверить правильность заполнения реквизитов, зарегистрировать документ и направить на рассмотрение, для этого следует нажать кнопку действий "Зарегистрировать и на рассм.".
При этом, в открывшемся диалоговом окне необходимо выбрать руководителя, которому отправить документ на рассмотрение. Если в организации осуществляется предварительное рассмотрение, то документ направляется на рассмотрение должностному лицу, выполняющему эти функции.
Документу будет присвоен входящий номер по соответствующему журналу регистрации, заполнен реквизит отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов), и документ будет закрыт.
При закрытии документа Notes, в зависимости от режима обработки входящих документов (Одиночный / Пакетный) будут выполнены следующие действия:
Одиночный– документ перейдет в состояние "На резолюции" и руководителю, назначенному на рассмотрение, будет отправлено почтовое сообщение со ссылкой на данный документ.Пакетный– документ перейдет в состояние "Зарегистрирован" и будет помещен в вид Notes "Входящие \ Все по состоянию \ Назначен на рассмотрение". Таким же образом, может быть продолжен ввод других документов.
В режиме обработки входящих документов "Пакетный" документы, назначенные на рассмотрение помещаются в вид "Входящие \ Все по состоянию \ Назначен на рассмотрение". Для отправления документов на рассмотрение необходимо открыть вид и нажать кнопку действий "Отправить на рассмотрение".
Документы, назначенные на рассмотрение текущим пользователем, будут переведены в состояние "На резолюции" и помещены в вид "Входящие \ Все по состоянию \ На рассмотрении". При этом формируются реестры передачи документов для каждого из руководителей и помещаются в вид "Входящие \ Реестры \ На рассмотрение". Реестр представляет собой перечень документов, которые переданы на рассмотрение для каждого руководителя.