Утверждение документов

Внутренние документы, отправленные на утверждение руководителю, находятся в виде "Внутренние \ Все по состоянию \ На утверждении". Для каждого из руководителей они группируются в соответствующие категории "На утверждении у И.О.Фамилия". Также документы, подлежащие утверждению, могут быть открыты из почтового сообщения или реестра передачи документов на утверждении, посредством использования значка связи с документом.

Руководитель, открывает документ, знакомится с его содержанием и принимает решение об утверждении документа или его отклонении. При этом ему доступны соответствующие кнопки действий:

• "Утвердить";

• "Отклонить".

В случае утверждения, документ защищается электронной подписью пользователя Notes, переходит в состояние "Утвержден" и помещается в вид "Внутренние \ Все по состоянию \ На регистрации". При этом посылается почтовое сообщение сотруднику канцелярии ответственному за работу с документами о необходимости регистрации документа и его дальнейшей обработке.

В случае отклонения документа руководителем, посылается почтовое сообщение исполнителю документа и документ возвращается ему на доработку. При этом документ переходит в состояние "Отклонен".

Регистрация внутренних документов

Все внутренние документы отправленные на регистрацию находятся в виде "Внутренние \ Все по состоянию \ На регистрации".

Сотрудник канцелярии, открывает документ и нажимает кнопку действий "Зарегистрировать". Документу присваивается очередной регистрационный номер по соответствующему журналу регистрации, заполняются соответствующие реквизиты, он переходит в состояние "Зарегистрирован" и помещается в вид "Внутренние \ Все по состоянию \ Зарегистрирован".

Определение исполнителей, направление на исполнение документов

Все внутренние документы, которые могут быть отправлены на исполнение, находятся в виде "Внутренние \ Все по состоянию \ Зарегистрирован". Определение исполнителей для внутренних документов производится аналогично рассмотрению входящих документов, за исключением того, что для них не вносится резолюция, а только определяется список исполнителей.

Направление внутренних документов на исполнение и их исполнение выполняется аналогично работе со входящими документами, за исключением того что режим обработки внутренних документов устанавливается в настройке приложения отдельно от входящих, а также в процессе обработки внутренние документы, в зависимости от их состояния, помещаются в соответствующие виды "Внутренние \ Все по состоянию \ …".

Контроль исполнения документов

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Система контроля исполнения включает:

• учёт контролируемых документов и их своевременное доведение до исполнителей;

• контроль сроков исполнения;

• проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля;

• учёт и отчётность о результатах исполнения;

• оценку состояния исполнительской дисциплины.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа).

При необходимости, в резолюции руководителя наряду со сроками исполнения, исполнителями устанавливаются и должностные лица, ответственные за контроль.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, или специально назначенным лицом.

Для контроля исполнения в прикладной программе существуют следующие возможности:

• категория видов "Контроль \ …", в которых все документы, находящиеся на исполнении, систематизируются по срокам исполнения, по исполнителям, по ответственным за контроль;

• ежедневно на сервере Notes выполняется фоновая программа, которая проверяет состояние всех документов находящихся на исполнении, и их сроки исполнения и рассылает всем исполнителям почтовые сообщения, содержащие перечень документов, у которых срок исполнения истек или истекает;

• отчетность по результатам исполнения документов, представляющая собой обобщенную информацию о результатах исполнения документов, по состоянию на первое число каждого месяца или за определенный период времени.

В прикладной программе предусмотрен также особый вид контроля - контроль руководителя, который можно использовать для контроля исполнения особо важных документов.