Оформление реквизитов документов Общее понятие реквизитов документа

При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов:

• 1 – Государственный герб республики;

• 2 – эмблема организации;

• 3 – изображение наград;

• 4 – код организации по классификатору предприятий и организаций (КПО);

• 5 – код документа по классификатору управленческой документации (КУД);

• 6 – наименование министерства или ведомства;

• 7 – наименование организации;

• 8 – наименование структурного подразделения;

• 9 – индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

• 10 – название вида документа;

• 11 – дата;

• 12 – индекс;

• 13 – ссылка на индекс и дату входящего документа;

• 14 – место составления или издания;

• 15 – гриф ограничения доступа к документу;

• 16 – адресат;

• 17 – гриф утверждения;

• 18 – резолюция;

• 19 – заголовок к тексту;

• 20 – отметка о контроле;

• 21 – текст;

• 22 – отметка о наличии приложения;

• 23 – подпись;

• 24 – гриф согласования;

• 25 – визы;

• 26 – печать;

• 27 – отметка о заверении копии;

• 28 – фамилия исполнителя и номер его телефона;

• 29 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• 30 – отметка о переносе данных на машинный носитель;

• 31 – отметка о поступлении.

Зоны формуляра-образца (заголовочная, содержательная и оформляющая) устанавливают унифицированную структуру документа и размешаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части формуляра-образца определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки. Зоны формуляра-образца устанавливают границы расположения определенной номенклатуры реквизитов и обозначаются координатами верхней левой и нижней правой ячеек конструкционной сетки, между которыми ставится знак тире.

В заголовочнойчасти устанавливают две зоны – для размещения реквизитов заголовочной части документа и для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части. Заголовочная часть документа включает реквизиты, наносимые на бланк документа при его составлении.

В содержательнойчасти формуляра-образца размещают реквизиты, постоянные для проектируемой совокупности форм, и устанавливают поля данных, предназначенные для размещения реквизитов содержательной части документа, с учетом границ, установленных зон. В границах содержательной части формуляра-образца следует выделить специальную зону для записи реквизитов, подлежащих дальнейшей обработке средствами вычислительной техники. Границы таких реквизитов следует выделять жирной линией.

В границах оформляющей части формуляра-образца устанавливают одну зону. В оформляющейчасти формуляра-образца размешают реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам с обязательным включением реквизитов "Дата заполнения документа" и "Подпись" ("Подписи") лица (лиц), ответственного(ых) за правильность заполнения формы, "Печать" (при необходимости).

УФД должны содержать обязательныереквизиты"заголовочной части":

• наименование формы;

• обозначение формы;

• наименование организации, утвердившей форму;

• наименование организации-составителя документа;

• код организации-составителя документа;

"содержательной части":

• реквизиты, составляющие основное содержание конкретной формы;

"оформляющей части":

• дату заполнения документа;

• подпись (подписи).

В число дополнительныхреквизитов формуляра-образца рекомендуется включать:

• адрес организации-составителя документа;

• наименования получателей документа;

• периодичность представления документа и срок его представления;

• гриф утверждения формы документа.

Определение состава реквизитов, включаемых в формы документов соответствующего функционального назначения, осуществляют разработчики УСД.

Реквизиты заголовочной части документов следует располагать центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.

На бланке письма типографским способом печатают следующие реквизиты:

• изображение Государственного герба республики;

• код учреждения по классификатору предприятий и организаций (КПО);

• код письма (вида документа) по классификатору управленческой документации (КУД);

• наименование вышестоящей организации;

• полное и сокращенное наименование (или аббревиатуру) учреждения;

• наименование структурного подразделения учреждения;

• индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

• ограничительные отметки для размещения реквизитов: "Дата" и "Индекс письма", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Адресат", "Заголовок к тексту", "Отметка о контроле".

На общем бланке учреждений типографским способом печатают:

• изображение Государственного герба республики;

• код учреждения по КПО;

• наименование вышестоящей организации;

• полное и сокращенное наименование (или аббревиатуру) учреждения;

• наименование структурного подразделения;

• место составления или издания документа;

• ограничительные отметки для размещения реквизитов: "Код документа по КУД", "Название вида документа", "Дата" и "Индекс", "Адресат" или "Гриф утверждения", "Заголовок к тексту", "Отметка о контроле".