- •Содержание
- •Тема 1. Документы в процессе управления: основные понятия. Термины и определения 9
- •Тема 2. Основные требования к оформлению документов 19
- •Тема 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 61
- •Тема 4. Документы по личному составу 100
- •Тема 5. Ведение делопроизводства в организациях 117
- •Тема 6. Корпоративная система электронного документооборота lotus domino/notes 140
- •Тема 7. Прикладная программа "делопроизводство" 176
- •Тема 1.Документыв процессе управления: основные понятия. Термины и определения Лекция 1. Введение в делопроизводство
- •Лекция 2. Классификация и стандартизация управленческих документов
- •Классификация и виды документов
- •Унификация и стандартизация документов
- •Контрольные вопросы к теме №1:
- •Тема 2. Основные требования к оформлению документов Лекция 3. Требования нормативно-правовой базы
- •Лекция 4. Порядок разработки бланков и оформления документов Требования к бланкам документов
- •Оформление реквизитов документов Общее понятие реквизитов документа
- •Государственный герб республики
- •Наименование вышестоящего органа, наименование организации и структурного подразделения
- •Эмблема организации
- •Почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные
- •Место составления или издания документа
- •Код организации и код документа
- •Вид документа
- •Заголовок к тексту
- •Адресат и дата документа
- •Гриф согласования и Виза
- •Подпись
- •Отметка об утверждении
- •Отметка о наличии приложения
- •Резолюция
- •Отметка о контроле
- •Отметка о поступлении
- •Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •Фамилия исполнителя и номер его телефона
- •Отметка о переносе данных на машинный носитель
- •Отметка о заверении копии
- •Общие рекомендации к оформлению реквизитов
- •Оформление таблиц в документах
- •Лекция 5. Рекомендации к подготовке текстов документов
- •Контрольные вопросы к теме №2:
- •Тема 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
- •Лекция 6.Составление и оформление организационных документов
- •Инструкция
- •Положение
- •Штатное расписание
- •Лекция 7.Составление и оформление распорядительных документов
- •Решение
- •Распоряжение
- •Указание
- •Выписка из приказа
- •Постановление
- •Лекция 8.Составление и оформление информационно-справочных документов
- •Протокол
- •Докладная (служебная) записка
- •Объяснительная записка
- •Справка
- •Телеграмма
- •Телефонограмма
- •Контрольные вопросы к теме №3:
- •Тема 4.Документы по личному составу Лекция 9. Особенности документов по личному составу
- •Заявление о приеме на работу
- •Приказ по личному составу
- •Академия управления при президенте республики беларусь приказ
- •03.02.02 №8-К
- •Г.Минск
- •Выписка из приказа
- •Оформление трудовой книжки
- •Вкладыш к трудовой книжке
- •Дубликат трудовой книжки
- •Внесение изменений в записи трудовой книжки
- •Выдача трудовой книжки при увольнении
- •Личное дело
- •Личные карточки
- •Контрольные вопросы к теме №4:
- •Тема 5. Ведение делопроизводства в организациях Леция 10.Организация документооборота
- •Работа исполнителя с документами
- •Регистрация документов и построение справочного аппарата
- •Контроль исполнения документов
- •Лекция 11. Номенклатура дел, формирование и оформление дел Номенклатура дел в организации
- •Формирование дел в организации
- •Контрольные вопросы к теме №5:
- •Тема 6. Корпоративная система электронного документооборота lotus domino/notes Лекция 12. Описание Lotus Domino/Notes
- •Программное обеспечения групповой работы (Groupware)
- •Элементы Notes и начало работы
- •Виды и папки
- •Базы данных
- •Документы
- •Лекция 13. Электронная почта Lotus Notes и адресная книга
- •Работа с почтой
- •Использование адресной книги
- •Календарь и Список задач
- •Контрольные вопросы к теме №6:
- •Тема 7. Прикладная программа "делопроизводство" Лекция 14. Назначение и особенности программы
- •Условия применения
- •Описание программы
- •Подготовка и работа с входящими документами
- •Предварительное рассмотрение документов
- •Рассмотрение документов
- •Отправление документов на исполнение
- •Исполнение документов
- •Перенос сроков исполнения
- •Подготовка и работа с исходящими документами
- •Подготовка новых исходящих документов
- •Отправление документов на подпись
- •Согласование документов
- •Рассмотрение и подпись исходящих документов
- •Регистрация исходящих документов
- •Отметка об отправке документов
- •Подготовка и работа с внутренними документами
- •Подготовка новых внутренних документов, согласование и подписание
- •Отправление документов на утверждение
- •Утверждение документов
- •Регистрация внутренних документов
- •Определение исполнителей, направление на исполнение документов
- •Контроль исполнения документов
- •Постановка документов на контроль
- •Снятие документов с контроля
- •Отчетность по результатам исполнения
- •Архивирование документов
- •Автоматическая архивация документов
- •Архивация документов вручную
- •Литература
Решение
Решениекак распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующейчасти указываются причины издания решения, цели, которые достигаются при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа. Враспорядительнойчасти указывают наименование органа, принимающего решение, затем слово РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке.
Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное подраз-деление, должностное лицо) – действие – срок исполнения.
Решение подписывают председатель и секретарь колле-гиального органа, они не вправе изменять содержание текста.
Решение оформляется на бланках формата А4.
Формуляр-образец состоит из реквизитов: НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ; название вида документа – РЕШЕНИЕ; дата (дата принятия на заседании коллегиального органа), номер; место издания; заголовок к тексту; текст; подписи (председатель, секретарь); визы (визируется составителем, руководителем подразделения, вносящего проект решения, исполнителями, юрисконсультом, должностными лицами, ответственными за исполнение решения).
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
РЕШЕНИЕ
Дата №_____
место составления или издания (город)
заголовок текста документа
Текст констатирующей части документа (причины издания, цели), ссылка, если нужно, на распорядительный документ вышестоящего органа.
Распорядительная часть начинается словом:
Коллегия министерства РЕШИЛА (РЕШИЛ)
Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель – действие – срок.
Последний пункт: контроль за исполнением возложить на (название должности, инициалы, фамилия).
Председатель И.О.Фамилия
Секретарь И.О.Фамилия
Визы (руководители подразделений, вносящих проект решения, исполнители, юристконсульт и т.д. Виза включает в себя элементы: должность визирующего (может не указываться); личная подпись, ее расшифровка; дата)
Распоряжение
Это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действияи распоряжения,касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.
Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, – предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать устойчивые формулировки: "в соответствии", "в связи", "в целях"...
Формуляр-образец состоит из реквизитов: НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ; наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ; дата, номер (номер в пределах календарного года); место издания; заголовок; подпись; текст; отметка о согласовании.
Текст оформляется на бланках формата А4. Проект Распоряжения должен быть согласован с организациями или должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе.
Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица. В последнем пункте указывают лиц, на которых возлагается контроль за его исполнением.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Дата №
место составления или издания (город)
Заголовок текста документа (начинается с предлога "О чем...")
Текст документа может начинаться с констатирующей части (излагается цель или причина создания). Констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ:
1.Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель – действие - срок.
Последний пункт распоряжения формулируется следующим образом: Контроль за выполнением распоряжения возложить на (наименование должности, И.О.Фамилия).
Наименование должности лица,
подписавшего документ подписьИ.О.Фамилия
Гриф согласования или визы
Исполнитель, телефон