Контрольные вопросы к теме №2:

1. Чем определяются основные правила подготовки и оформления документов?

2. На какие виды документов положения "Примерной инструкции по ведению делопроизводства" распространяются ограниченно?

3. Что является юридическим основанием для возникновения распорядительных документов?

4. Какие этапы включает в себя подготовка документов?

5. Где закрепляется право издания, подписания, утверждения и согласования документов?

6. Чем определяется юридическая сила документов?

7. Укажите основные требования к бланкам документов?

8. Какие способы расположения реквизитов на бланке вы знаете?

9. Укажите стандартные положения табулятора в документе.

10. Назовите особенности создания бланков типографским способом.

11. Выберите возможные варианты размеров кеглей в документах.

12. Какие реквизиты указываются в заголовочной части формуляра-образца.

13. Какие реквизиты указываются в содержательной части формуляра-образца в общем случае.

14. Какие реквизиты указываются в оформляющей части формуляра-образца в общем случае.

15. Какие реквизиты входят в состав обязательных в формуляре-образце?

16. Какие реквизиты указываются на бланке письма типографским способом?

17. Какие реквизиты указывают типографским способом на общем бланке организации?

18. Укажите особенности реквизитов "Наименование вышестоящей организации", "Наименование органи­за­ции" и "Наименование подразделения".

19. В каком падеже формулируется заголовок к тексту документа?

20. Укажите размер отступа от левого поля при печати заголовка текста документа?

21. Назовите основные правила при адресации документов.

22. Какие сокращения из приведенных не являются общепринятыми?

23. Укажите основные рекомендации при составлении организационно-распорядительных документов.

Тема 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Основные понятия:

организационные документы; распорядительные документы; справочно-информационные документы; информация, зафиксированная в документе; устав; перечень сведений в уставе; общие положения; организационное единство; регламент деятельности; финансово-материальная база; отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность по делам организации; инструкция; изменения в должностную инструкцию; дата введения инструкции; положение; индивидуальные и типовые положения; штатное расписание; схема подготовки распорядительных документов; решения; констатирующая и распорядительные части; распоряжения общего, длительного действия; распоряжения, касающиеся конкретного вопроса; указание; приказы по основной деятельности; стадии подготовки проекта приказа; ознакомление с приказами; дата приказа; список рассылки приказа; выписка из приказа; постановление; постановления, обязательные для исполнения; постановления рекомендательного характера; акты; протоколы; полные и краткие протоколы; докладные (служебные) записки; объяснительные записки; письма; справки; доклад; телеграмма, телефонограмма.

Лекция 6.Составление и оформление организационных документов

Документы, входящие в систему ОРД, подразделяются на три группы:

• организационные (положения, уставы, инструкции, правила);

• распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания);

• справочно-информационные (протоколы, акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки).

Любое решение базируется на информации, которая должна быть объективной, достоверной, оперативной. Носителем информации выступает документ, который можно получить посредством письма, рисунка, графика, звукозаписи, фотографии. Он обеспечивает сохранение и накопление, передачу, использование информации.

Информация, зафиксированная в документе, является: основанием для принятия решения, доказательством исполнения, справочно-поисковым материалом.

В условиях увеличения объема информации, увеличения номенклатуры изделий, расширения экономических и культурных связей возникла необходимость упорядочения потоков информации с помощью документов, как информационного обеспечения функции управления.

Из функциональных систем документации самой многочисленной являются документы организационно-распорядительной системы. Любой работник сталкивается с их составлением, оформлением и обработкой.

Устав

Устав – это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений и предприятий. В соответствии со статьей 20закона "О предприятиях в Республике Беларусь" устав должен содержать указание на собственника предприятия; наименование и вид предприятия; местонахождение предприятия; цели деятельности; перечень органов управления и их компетенцию, размер уставного фонда; порядок образования имущества предприятия и условия распоряжения этим имуществом; порядок распределения прибыли (дохода); условия реорганизации и ликвидации предприятия. Устав утверждается собственником или уполномоченным им органом.

Статья 8Закона "Об акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и обществах с дополнительной ответственностью" устанавливает следующий перечень сведений: вид общества; цели его деятельности; наименование и местонахождение; состав участников для общества с ограниченной ответственностью и общества с дополнительной ответственностью; размер уставного фонда общества; порядок образования имущества и распределения прибыли; структура и компетенция органов управления и контроля общества; права и обязанности участников общества; порядок принятия решений, в том числе перечень вопросов, по которым необходимо единогласие или квалифицированное большинство голосов, порядок ликвидации и реорганизации общества. Взаимоотношения между участниками обществ с ограниченной ответственностью и обществ с дополнительной ответственностью, а также обязательства участников перед этими обществами определяются в учредительном договоре.

Уставы – это сложные документы. Их структура, содержание определяются самими разработчиками.

Текст устава разбивается структурно на разделы: общие положения (определяют задачи и цели создаваемой организации);организационное единство(структурные подразделения, их взаимосвязи);регламент деятельности (формы управления, права обязанности должностных лиц);финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями); отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставный капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.