Программное обеспечения групповой работы (Groupware)

Групповое программное обеспечение включает три основные технологии:

• средства коммуникации на базе электронной почты;

• средства поддержки коллективной работы на базе общего информационного пространства;

• средства координации деловых процессов предприятия.

Коммуникации. Одной из ранних форм групповых коммуникаций была электронная почта. Электронная почта позволяет доставлять информацию получателю в течение секунд, а не в течение нескольких дней, как в случае обычной почты. Электронная почта может быть послана только одному лицу или нескольким лицам одновременно. Такая система передачи сообщений позволяет присоединить электронную таблицу, график или отчет. При этом должно быть гарантировано, что именно получатель получит это сообщение и никто другой. Если требуется более высокая степень защиты информации, система передачи сообщений должна иметь возможность шифрования сообщений и присоединенных файлов. Но, если информация должна быть доступна большому кругу людей, то передача им документов по почте малоэффективна. Электронная почта также неэффективна, когда необходимо обеспечить различие прав доступа к документам – чтение, редактирование и т.д.

Коллективная работа– это совместный доступ к данным, программам и др. Эта вторая ключевая компонента groupware в корне отличается от однонаправленной передачи документов по электронной почте. Средства коллективной работы рассчитаны на общее информационное пространство, где эта информация может создаваться и использоваться каждым потребителем. Наиболее известны и часто используются дискуссионные базы. В дискуссионной базе каждый пользователь может читать документы, созданные другими сотрудниками. Вы можете не только читать, но и комментировать, вносить замечания, добавлять информацию в общую базу. Информация может быть категоризирована в соответствии с различными критериями. С помощью такой базы можно общаться, спорить, советоваться и при этом никогда не встречаться с другими участниками лично. Одним из наиболее ярких примеров использования баз коллективного пользования является система управления качеством на основе ISO9000.

Основное требование ISO9000 состоит в том, что компания должна документировать все процессы, связанные с разработкой и выпуском продукции, и сотрудники компании должны следовать этим документированным процессам. Использование Notes для систем управления документами дает возможность всем сотрудникам принимать участие в процессе обеспечения качества.

Другой пример использования баз коллективного доступа – системы поддержки клиентов. Клиенты могут обращаться в службы поддержки, и сотрудники этой службы регистрируют информацию о клиенте, продуктах, возникающих проблемах и т.д. Эта информация накапливается в базе коллективного пользования и служит для решения проблем и анализа требований.

Основной характеристикой всех приложений коллективной работы является то, что информация, создаваемая одним человеком, может использоваться затем внутри группы совместно работающих людей. Существует огромное количество приложений, использующих эту модель.

Координация– это автоматизация деловых процессов. Как правило, операция, выполняемая сотрудником, является частью некоторого процесса. Например, рассмотрим процесс оформления командировки. Сотрудник компании может сам заполнить форму запроса с указанием места назначения, цели, продолжительности и расходов на командировку. Затем этот запрос должен быть подтвержден руководителем подразделения, издан приказ о командировке, подготовлены соответствующие документы, бухгалтерия предприятия должна выдать деньги на командировочные расходы.

В этот процесс оказывается вовлечено, как минимум 4-5 человек, и каждый из них выполняет свою операцию только после того, как закончена предыдущая операция. Координация деловых процессов – это поток работы от одного человека к другому. В приведенном примере исходный документ, двигаясь от одного сотрудника к другому, проходит весь цикл делового процесса.

Используя groupware, можно автоматизировать прохождение потоков информации между людьми. Используя эти технологии, также можно улучшить управление рабочими процессами и получить дополнительную информацию о количестве выполненных работ, о времени ожидания процесса обработки, времени выполнения процесса, времени обработки на каждом этапе процесса и т. д.

Теперь, когда мы рассмотрели, что такое groupwareи его основные компоненты, необходимо провести сравнение с другими информационными технологиями и, в первую очередь, с технологией клиент-сервер, основанной на реляционной модели данных, и технологиями Word Wide Web.

Базы данных Notes отличаются от типичных реляционных баз. Основное отличие состоит в том, что базы Notes спроектированы для работы с неструктурированными данными. Это разделение не является абсолютным, так как реляционные базы могут хранить неструктурированные данные, а базы Notes – структурированную информацию.

Типичная неструктурированная база основана больше на текстовой информации. Эти данные не хранятся в полях фиксированного формата, как в реляционных БД. Рассмотрим для примера базу, в которой хранится описание бизнеспроцессов компании. Эти описания могут включать различные диаграммы, текстовую информацию и должны быть категоризированы по различным параметрам.

Это типичное приложение управления документами, обеспечивающее требование стандарта ISO9000. Другой пример – база, где хранятся тексты договоров и другие, связанные с договорами документы, - спецификации, акты, письма. Данные могут быть представлены в самых различных форматах – MS Word, Excel, текстовые. Основное назначение такой базы – создание электронного архива документов и обеспечение процессов согласования/утверждения документов.

Базы Notes ориентированны на управление информацией, которая не имеет жестко заданного формата. Элементы базы Notes называются документами и многие принципы работы с документами Notes такие же, как с обыкновенными бумажными документами. Документы в базе Notes могут иметь ссылки друг на друга.

Таким образом, Lotus Notes целесообразно использовать для создания приложений, которые требуют:

• взаимной коммуникации;

• использования разнообразных типов данных;

• маршрутизации документов;

• разнообразных средств категоризирования и поиска информации;

• использования удаленного доступа, репликации (синхронизации данных);

• создания Intranet приложений;

• доступа к информации, хранящейся в ERP-системах.