Лекция 13. Электронная почта Lotus Notes и адресная книга

Notes предоставляет возможность общения по электронной почте как с другими пользователями Notes, так и с пользователями других систем. Можно обмениваться сообщениями с людьми в той же локальной сети или получить доступ к своей почте с помощью модема и телефонной линии.

Сообщение почты Notes - это обычный документ Notes. А электронная почта Notes – это обычная база данных со своими видами, папками и другими элементами. Каждый пользователь Notes имеет такую базу, в которой хранятся его почтовые сообщения.

Работа с почтой

Для открытия почты можно щелкнуть на закладке MailнаBookmark Bar или на соответствующей картинке наСтранице приветствия.

Эта операция работает, только если иконка почтовой базы находится на рабочем пространстве (Workspace) Notes. Если нет, используйте File – Database – Open, чтобы добавить иконку. Если вы не знаете, на каком сервере находится ваш почтовый ящик, обратитесь к администратору Domino.

Почта Notes поставляется со следующими видами и папками:

• Входящие, папка (Inbox). Хранит все получаемые сообщения. Их можно переместить в другую папку или удалить;

• Черновики, вид (Drafts).Хранит все сохраненные, но не посланные сообщения. К ним можно вернуться, редактировать и послать их адресату;

• Посланные, папка (Sent).Хранит все посланные сообщения;

• Все документы, вид (All Documents).Хранит все сообщения, которые находятся в данный момент в базе;

• Корзина, папка (Trash). Хранит все сообщения, помеченные на удаление;

• Дискуссии, вид (Discussion Threads). Хранит все сообщения, сгруппированые по ответам, так что можно проследить весь ход дискуссий;

• Правила, папка (Rules).Хранит все правила для фильтрации новых сообщений, которые создаются в базе;

• Почтовый бланк (Stationery).Хранит все почтовые бланки, которые создаются для создания и рассылки сообщений;

• Групповые календари (Group Calendars).Хранит все групповые календари, которые создаются в базе.

В своей почтовой базе можно создавать свои папки и виды.

Поскольку почтовые сообщения – это документы, то к ним применимы все способы работы с документами Notes. Мы опишем некоторые способы, облегчающие действия в почтовой базе.

Во всех видах и папках в Строке действий(Actions Bar) – есть кнопки с рисунком, позволяющие выполнять ряд самых распространенных действий с сообщениями. Рассмотрим наиболее применяемые:

• Новое сообщение (New Memo). Создает новое сообщение, открывает его для редактирования.

• Ответить (Reply).

• Переслать (Forward). Создается новое сообщение, в теле которого находится все родительское сообщение, открывается для редактирования. Таким образом, можно переслать копию полученного сообщения.

• Удалить (Delete). Помечаются на удаление выделенные сообщения. Если выделенное сообщение уже помечено на удаление, то пометка снимается.

• Копировать в… (Copy into). Выпадает меню:

New Memo– создается новое сообщения, в котором все поля скопированы из выделенного, открывает его для редактирования;

New Calendar Entry– создается новая запись вКалендаре, тема выделенного сообщения записывается в тему календарной записи, тело сообщения - в описание записи; запись открывается на редактирование;

New To Do– создается новая запись вСписке задач(To Do List), остальное аналогично предыдущему.

В только что созданном документе, в Строке действий(Action Bar) появляются кнопки для работы с новым, не отосланным, сообщением:

• Послать (Send). Сообщение посылается и сохраняется в папкеSent, если установлена соответствующая опция (она стоит по умолчанию).

• Послать и Переместить (Send and File). Сообщение посылается и перемещается в папку, которую можно выбрать или создать в появляющемся диалоге.

• Сохранить как Черновик (Save as Draft). Сообщение сохраняется как черновик, чтобы можно было вернуться к нему, редактировать и отослать позже.

• Адрес… (Address…). Вызывается диалог с адресной книгой, в котором можно заполнить поля сообщенияКому(TO),Копия(CC),Скрытая копия(BCC).

• Установки Доставки (Delivery Options). Позволяет изменить различные опции доставки: важность, приоритет, графический штамп, защиту от копирования, получение информации о доставке, прочтении сообщения и др.

• Сервис (Tools). Выпадает меню:

Insert Signature– Вставить подпись – позволяет вставить подпись из HTML файла или из установок, которые можно сделать, используя в видеTools – Preferences…

Save as Stationery– Сохранить как бланк – сообщение сохраняется как почтовый бланк, на основе которого позже можно создавать сообщения.

Итак, сообщение, как основной документ почтовой базы Mail, может быть создан различными способами. При этом некоторые поля заполняются автоматически, что облегчает переписку и экономит время. Сообщение имеет поля, заполняемые вручную: Кому(TO),Копия(CC),Скрытая копия(BCC),Тема(Subject) и непосредственно текст, часто называемый телом сообщения. В тело сообщения можно не только записывать текст, но и вставлять графические объекты, таблицы, присоединять файлы и др., что делает переписку более информативной и эмоциональной.

Для получения звуковых и/или визуальных сообщений о приходе новой почты, необходимо установить соответствующие опции в пользовательских установках.

Для этого нужно:

1. Выбрать в меню File – Preferences – User Preferences.

2. Щелкнуть на Mail and News.

3. В строке MailвыбратьLotus Notes, тогда станет доступна секцияReceiving.

4. Выбрать необходимые установки: время, через которое проверять приход новой почты, визуальные сообщения (Visible notification) и/или звуковые (Audible notification).