Отметка о переносе данных на машинный носитель

При переносе данных документа на машинный носитель на документе делается отметка, которая включает запись "Информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса, а также дополнительно может включать имя (номер) файла и другие информационно-поисковые признаки.

Отметка о заверении копии

Слово "Копия" проставляется только на копированных экземплярах документа, изготовленных машинописным способом.

На копиях исходящих документов, остающихся в организации, слово "Копия" не проставляется.

Общие рекомендации к оформлению реквизитов

Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, следует печатать через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов ("Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования") отделяются друг от друга 1,5-2межстрочными интервалами.

Один реквизит отделяется от другого 2-3межстрочными интервалами, первая строка текста от последней строки заголовка к тексту, подпись от последней строки текста, одна подпись от другой или один адресат от другого и т.д.

Каждому виду документов соответствует оптимальное число необходимых реквизитов и стабильный порядок их расположения. Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т. д. Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите "подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов -28знаков. Если заголовок к тексту превышает 150знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

В конце реквизитов (кроме текста) точки не ставят, в середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.

В документах не рекомендуются различные текстовые выделения подчеркивания, печатание вразрядку, печатание на регистре (прописными буквами), кроме следующих случаев. На регистре следует печатать наименование вида документа, слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, СОГЛАСОВАНО (без кавычек) – в грифах утверждения и согласования, ПРИКАЗЫВАЮ – в приказах, ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ – в распоряжениях и указаниях, РЕШИЛИ – в протоколах, заголовки разделов - в инструкциях, фамилии - в тексте приказов по личному составу (в тексте других документов, в реквизитах "Подпись", "Адресат" выделять фамилии прописными буквами не следует).

При переносе слов в тексте не допускается разделять сокращённые слова от слов, к которым они относятся, единицы измерения от цифр, инициалы от фамилий, знак тире (дефис) следует указывать один раз, оставляя его в конце строки. В реквизитах типа "Адресат", "Заголовок к Тексту" переносы слов не рекомендуются.

Новую страницу документа не начинают последней неполной строкой абзаца.

Оформление таблиц в документах

Таблицы в тексте организационно-распорядительных документов применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей и оформляют в соответствии с СТБ 1.5-93.

СТБ 1.5-93отражает построение таблиц в стандартах, однако изложенные в нем требования к таблицам распространяются на все унифицированные системы документации, в том числе и на организационно-распорядительную.

СТБ 1.5-93называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (таблица 4.1).

Название таблицы должно отражать ее содержание, быть кратким и располагаться над ней. При переносе части таблицы на ту же или другие страницы заголовок помещают только над ее первой частью. Таблицы в тексте документа следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблица 4.1. _____________________________

^{(номер) (название таблицы)}

	•					Заголовки граф
Головка						Подзаголовки граф
						Строки
						(горизонтальные
						ряды)
	Боковик (графа для заголовков)

Допускается нумерация таблиц в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, например: 2.1.

Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной ее части, горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.

Таблицы, как правило, следует располагать на странице вертикально. Помещенные на отдельной странице таблицы могут быть расположены горизонтально, при этом ее головка должна размещаться в левой части страницы.

Если таблица большая, и ее строки или графы не помещаются на формате страницы, то се делят на части, помещая одну под другой или рядом. В каждой части таблицы повторяют ее головку и боковик.

При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номерами граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.

Слово "Таблица" указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова "Продолжение таблицы" или "Окончание таблицы" с указанием номера таблицы.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение.

В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Не допускается разделять заголовки боковика и граф диагональными линиями, нельзя также включать в таблицу самостоятельную графу "Номер по порядку". Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковик таблицы непосредственно перед их наименованием.

Следует отметить, что при обозначении марок, типов продукции, а также перед числовыми значениями величин порядковый номер никогда не ставится.

Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значение показателя раскрывается текстом, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя, при отсутствии данных в таблице проставляется прочерк.

Если в таблице отсутствуют горизонтальные линии, текст, повторяющийся в строках одной и той же графы и состоящий из одиночных слов, чередующихся с шарами, заменяют кавычками.

Заменять кавычками повторяющиеся в таблице цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначения марок материалов и типоразмеров продукции не допускается.

Текст является основным реквизитом формуляра документа.