Створення таблиць за допомогою Майстра

Наступну таблицю ми створимо за допомогою Майстра.

1. Клацніть двічі лівою кнопкою миші на ярлику Створення таблиці за допомогою майстра (Create table by using wizard). З'явиться діалогове вікно Створення таблиць (Table Wizard).

2. У верхній частині діалогового вікна Майстра перебуває підказка, з якої зрозуміло, що робити далі.

3. Зі списку Зразки полів (Sample Fields) виберіть всі необхідні поля й перемістите їх у список Поля нової таблиці (Fields in my new table). Робиться це за допомогою кнопок зі стрілками між цими списками. При бажанні включити у свою таблицю всі поля зразка клацніть на кнопці .

4. Кнопка дозволяє переміщати поля по черзі в обраному вами порядку. Наприклад, виділите поле й натисніть кнопкуНазва поля переміститься в правий список.

5. Продовжуйте, поки не перемістите всі необхідні поля.

6. Назви полів таблиці ми не міняли, однак якщо ви хочете змінити назву якогось поля, його потрібно виділити в списку Поля нової таблиці (Fields in my new table) і нажати кнопку Перейменувати поле (Rename Field). З'явиться діалогове вікно Перейменування поля (Rename Field), у яке потрібно ввести ім'я поля.

7. Коли обрані всі потрібні поля, натисніть кнопку Далі (Next). З'явиться наступне діалогове вікно, у якому потрібно вказати ім'я таблиці й спосіб визначення ключа.

8. Залишіть значення, пропоновані Майстром (якщо воно вас улаштовує), і знову натисніть кнопку Далі (Next).

9. На наступному кроці Майстер пропонує встановити зв'язку з іншими таблицями. Оскільки зв'язку ми будемо встановлювати пізніше, пропустите цей крок, відразу нажавши кнопку Далі (Next).

10. На останньому кроці Майстер пропонує визначити дії після створення таблиці. І хоча ми не будемо зараз міняти структуру таблиці, установите перемикач Змінити структуру таблиці (Modify the Table Design) і натисніть кнопку Готове (Finish). Таблиця відкриється в режимі Конструктора, і ви побачите її структуру, тобто перелік полів і властивості кожного поля.

Створення таблиць у режимі Конструктора

Тепер ми повинні освоїти режим Конструктора. Це самий складний спосіб створення таблиць, але зате він дозволяє точно визначити всі властивості таблиці і її полів. Отже, двічі клацніть лівою кнопкою миші на ярлику Створення таблиці за допомогою конструктора (Create table in Design View). Відкриється порожнє вікно Конструктора таблиць, у якому потрібно визначити структуру таблиці.

Робота з полями

Поля створюються шляхом уведення ім'я поля й типу даного поля в кожний рядок області уведення полів вікна конструктора таблиць. Опис поля — це опція, що вказує на призначення поля. При уведенні даних у режимі таблиці вона з'являється в рядку стану. Після уведення імен полів і їхніх типів в області властивостей варто вказати, як поля будуть використовуватися.

Присвоєння ім'я

Ім'я поля дозволяє вам і Access ідентифікувати конкретне поле. Ім'я поля повинне бути змістовним і коротким. (Пізніше, при уведенні умови на значення або використанні цього ім'я поля для обчислень, вам не дуже захочеться вводити довгі імена полів.).

Для уведення ім'я поля помістите курсор у перший рядок вікна конструктора таблиць у стовпці Ім'я поля й уведіть ім'я поля, дотримуючи наступних правил.

Поле може містити від 1 до 64 символів.

Імена полів можуть включати букви, цифри й спеціальні символи.

Вони не можуть містити крапку (.), знак вигуку (!), квадратні дужки ([]) і знак наголосу ('). Не можна вводити ASCII-Символи з ASCII-значеннями 0-31, наприклад ©.

Ім'я поля не повинне починатися із пробілу.

В іменах полів можна використовувати й рядкові, і прописні символи. Якщо ви помилилися при уведенні ім'я поля, просто помістите курсор у те місце ім'я, де допущена помилка, і виправте неї. Ім'я поля можна змінити в будь-який момент (навіть якщо воно вже перебуває в таблиці й містить дані).

Після збереження таблиці, у якій було змінене ім'я поля, використовуваного в запитах, формах або звітах, варто змінити його й у цих об'єктах.