Завдання

Застосувати фільтри, сортування,пошук і заміну до разработаной бази даных

Контрольні питання

1. Що таке фільтри?

2. Для чого призначене сортування?

3. У чому відмінність фільтрів від сортування?

Лабораторна робота №21 Робота із запитами на вибірку

Мета: вивчити принципи побудови запитів на вибірку за допомогою конструктора запитів.

Теоретична частина

Запити й фільтри

На минулих заняттях ми розглянули, які дії можна виконувати з таблицями Access, відкритими в режимі таблиці. Таких дій, на перший погляд, досить, щоб вирішити майже всі завдання, які потрібні при обробці даних. Однак таблиці — це тільки один з основних об'єктів Access. І тепер ми познайомимося з наступним об'єктом — запитом. Запит у якімсь ступені аналогічний фільтру, тому що одна з основних функцій запиту - знайти й відібрати потрібні дані в базі даних. Однак вони дозволяють виконувати й багато інших дій.

Запити використовуються для перегляду, аналізу й зміни даних однієї або декількох таблиць. Наприклад, можна використовувати запит для відображення даних з однієї або декількох таблиць і відсортувати їх у певному порядку, виконати обчислення над групою записів. Запити можуть служити джерелом даних для форм і звітів Microsoft Access. Сам запит не містить даних, але дозволяє вибирати дані з таблиць і виконувати над ними ряд операцій. В Microsoft Access існує кілька видів запитів: запити до сервера, що дозволяють здійснювати вибірку даних із сервера; запити на автоподстановку, що дозволяють автоматично заповнювати поля для нового запису; запити на вибірку, що здійснюють вибірку даних з таблиць; запити на зміну, що дозволяють модифікувати дані в таблицях (у тому числі видаляти, обновляти й додавати запису); запити на створення таблиці, що дозволяють створити нову таблицю на основі даних однієї або декількох існуючих таблиць, а також інші типи запитів.

Запит на вибірку містить умови відбору даних і повертає вибірку, що відповідає зазначеним умовам, без зміни даних, що повертаються. Основна подібність між запитами на вибірку й фільтрами полягає в тім, що в тім і іншому випадку виробляється витяг підмножини записів з базової таблиці або запиту.

Основні відмінності запитів і фільтрів полягають у наступному:

• Фільтри не дозволяють відбирати дані одночасно з декількох зв'язаних таблиць, запит головним чином для цього й використовується.

• Фільтри відображають всі поля таблиці, з якої витягають дані, у запиті можна вказати, які поля ви хотіли б бачити на екрані в кінцевому результаті.

• Фільтри не є окремим об'єктом у вікні бази даних, тому, якщо ми хочемо зберегти фільтр (тобто зберегти ті умови, які ми вказували у фільтрі), він зберігається у вигляді запиту.

Використання Конструктора для створення запиту

Основний спосіб створення запитів полягає в самостійному створенні запиту в режимі Конструктора. Цей спосіб дозволяє створити більше складні запити, але вимагає більше високої кваліфікації користувача.

1. Виберіть значок Створення запиту в режимі Конструктора в списку запитів вікна бази даних. З'являється вікно Конструктора таблиць і поверх нього діалогове вікно Додавання таблиці.

2. У вікні Додавання таблиці є три вкладки: на одній відображається список таблиць, на іншій — список всіх запитів, а на третій для зручності виведений перелік таблиць і запитів разом. Поки ми будемо створювати запити тільки на базі таблиць.

3. Виберіть таблиці, які повинні брати участь у запиті. Виділите в списку на вкладці Таблиці (Tables) потрібні елементи й натисніть кнопку Додати (Add).

4. Натисніть кнопку Закрити (Close).

5. У верхній частині вікна Конструктора відображаються всі обрані таблиці. Перемістите їх у поле вікна так, щоб були видні й таблиці, і зв'язку між ними.

Щоб виділити трохи не рядом розташованих елементів списку, робіть це, утримуючи клавішу Ctrl.

Вікно Конструктора запиту складається із двох частин. Верхня область являє собою вільне поле, у якому розміщаються таблиці-джерела даних. Ця область нагадує вікно Схеми даних. Нижня частина називається бланком запиту й заповнюється в процесі конструювання запиту.

5. Щоб додати поле в запит, необхідно в таблиці-джерелі у верхній частині вікна Конструктора знайти потрібне поле й двічі клацнути на ньому лівою кнопкою миші. При цьому в бланку запиту з'явиться стовпець, що відповідає обраному полю.

7. Сформувавши поля запиту, можна визначити поля й порядок сортування. Для цього використовується рядок бланка Сортування (Sort). Порядок сортування вибирається за допомогою поля зі списком значень: По зростанню (Ascending), По убуванню (Descending) і (Відсутній) (Not sorted). За замовчуванням у всіх полях запиту встановлюється значення (Відсутній) (Not sorted).

3. У рядку Умови відбору (Criteria) можна визначити критерії, по яких будуть відбиратися запису в запиті.

Знайомство з Конструктором запитів ми продовжимо в розділі Редагування запиту. А поки виконаємо створений нами запит.