Завдання

Установити зв'язку між таблицями Реляційної моделі бази даних, створеної при виконанні лабораторних робіт №№ 1-3 у середовищі MS Access по обраній темі. Деякі зв'язки між таблицями повинні містити підстановки.

Лабораторна робота №20 Фільтри й сортування

Мета: Навчитися сортувати дані, створювати й застосовувати різні види фільтрів.

Теоретична частина Сортування

На попередніх заняттях ви навчилися вводити дані в систему. Основна мета цього заняття - навчитися знаходити дані, що цікавлять, і виводити їх у потрібному форматі.

Таблиці можуть містити величезне число записів, і гарна СУБД повинна забезпечити можливість швидко й легко знайти й відібрати серед них потрібні. Access являє приклад того, як при виконанні цих операцій забезпечується максимальна зручність для користувачів.

Операція сортування даних використовується завжди для зручності знаходження потрібної інформації. Набагато легше знайти в таблиці на екрані (або на папері) потрібний рядок, якщо ці рядки впорядковані. Звично бачити табличні дані, упорядковані за алфавітом, даті, по збільшенню або зменшенню значень у стовпцях, що містить числа. Але в різних ситуаціях бажано сортувати рядка по різних ознаках (стовпцям таблиці). В ідеалі, нам хотілося б робити це легким рухом руки. Саме так і дозволяє робити Access. За замовчуванням, коли таблиця відкривається в режимі таблиці, вона впорядковується за значенням ключового поля. Якщо ключове поле для таблиці не визначено, записи виводяться в порядку їхнього уведення в таблицю. При необхідності відсортувати запису за значенням іншого поля досить установити курсор на будь-який рядок відповідного стовпця й нажати одну із кнопок на панелі інструментів: Сортування по зростанню (Sort Ascending) або Сортування по убуванню (Sort Descending). Ці кнопки легко знайти на панелі інструментів Таблиця в режимі таблиці (Table Datasheet) по характерних значках.

1. Відкрийте таблицю в режимі таблиці.

2. Натисніть кнопку Розгорнути в заголовку вікна таблиці, щоб установити максимальний розмір таблиці. За замовчуванням вона відсортована за значенням первинного ключа.

3. Клацніть лівою кнопкою миші на будь-якому рядку кожного поля й натисніть кнопку Сортування по зростанню (Sort Ascending) панелі інструментів.

Таблиця буде відсортована по цьому полю.

Отже, ми відсортували таблицю по текстовому полю - значення осередків відображаються в порядку алфавіту. Тепер відсортуємо її по числовому полю.

4. Клацніть лівою кнопкою миші на будь-якому рядку стовпця, де втримуватися числові значення й потім натисніть кнопку Сортування по убуванню (Sort Descending) на панелі інструментів.

Всі записи в таблиці вибудуються в порядку убування.

У такий спосіб можна впорядкувати записи по будь-якому стовпці таблиці. Обмеження існують тільки на тип даних, що впорядковуються - не можна сортувати значення полів типу MEMO, гіперпосилання або об'єкти OLE.

Щоб правильно застосовувати сортування, потрібно знати кілька простих правил:

• При сортуванні в зростаючому порядку запису, що містять порожні поля сортування (з порожніми значеннями), вказуються в списку першими.

• Якщо в поле є тексти на англійській і російській мовах, наприклад назви підприємств, то спочатку сортуються й відображаються всі англійські назви, а потім всі росіяни.

• Числа, що перебувають у текстових полях, сортуються як рядки символів, а не як числові значення. Щоб відсортувати їх у числовому порядку, всі текстові рядки повинні містити однакову кількість символів. Якщо рядок містить меншу кількість символів, на початку її потрібно вставити незначні нулі.

• При збереженні таблиці зберігається і її порядок сортування.

5. Закрийте таблицю. На питання, чи хочете ви зберегти зміни макета, натисніть кнопку Так. При цьому останній установлений вами порядок сортування збережеться.

6. Відкрийте таблицю знову, щоб переконатися в цьому.

7. Перемкнетеся в режим Конструктора, нажавши кнопку Вид (View) на панелі інструментів.

8. Відкрийте діалогове вікно Властивості таблиці (Table Properties), або вибравши команду меню Вид > Властивості (View > Properties), або команду Властивості (Properties) з контекстного меню.

9. Зверніть увагу на значення властивості Порядок сортування (Order By). У ньому вказується поле, по якому виконана сортування, і порядок сортування: DESC — по убуванню.