Створення звіту

Створення звіту починається з вашого бажання переглянути дані в таблиці, але не в такому виді, як вони представлені в таблиці. Ви починаєте із планування перегляду, a Access - з погано організованих даних. Мета звіту - витягти з розрізнених даних коштовну інформацію. Створення звіту передбачає виконання наступних етапів.

• Визначення макета звіту.

• Збір даних.

• Створення конструкції звіту за допомогою конструктора .

• Печатка або перегляд звіту.

Збір даних

Після розробки загального формату вашого звіту варто підібрати необхідні дані. У звіті можна використовувати дані з однієї таблиці бази даних або результуючий набір даних запиту. За допомогою запиту можна зв'язати кілька таблиць, а потім використовувати результати виконання запиту як джерело записів вашого звіту. Результуючий набір даних в Access можна розглядати як одну таблицю. Як вам відомо, можна вибрати поля, записи й порядок сортування записів у запиті. Access розглядає цей результуючий набір даних як єдину таблицю в режимі таблиці, форми й звіту. Дані звіту й конструкція звіту — це зовсім різні речі. У конструкції ви задаєте поля, які будуть використані у звіті. Потім, при запуску звіту, Access підставляє дані з результуючого набору даних або таблиці замість полів звіту. У такий спосіб будується звіт.

Створення звіту за допомогою майстра звітів

За допомогою Access можна створити практично будь-який тип звіту. Майстер звітів спрощує процес розташування полів, задаючи ряд питань про тип створюваного звіту, а потім автоматично створюючи макет звіту.

Створення звіту

Існує кілька способів створення звіту.

• За допомогою команди Вставка\Звіт з меню вікна бази даних.

• За допомогою кнопки Створити у вкладці Звіти вікна бази даних.

• За допомогою кнопки Новий звіт панелі інструментів вікна бази даних.

Незалежно від обраного способу, з'явиться діалогове вікно Новий звіт.

Для створення нового звіту за допомогою майстра звітів виконаєте наступні дії.

1. Створіть новий звіт, скориставшись командою меню Вставка\Звіт, кнопкою Новий звіт панелі інструментів або кнопкою Створити у вкладці Звіти вікна бази даних.

2. У вікні, що з'явилося, виберіть опцію Майстер звітів.

Вибір джерела даних

Якщо при створенні звіту була виділена таблиця (або запит), то в списку, що розкривається, Виберіть як джерело даних таблицю або запит з'явиться відповідне ім'я. Якщо ім'я таблиці або запиту заздалегідь не вказувалося, виберіть його в згаданому вище списку.

Вибір полів

Вибравши опцію Майстер звітів, клацніть на кнопці ОК, і з'явиться вікно вибору полів. Це вікно виглядає практично так само, як і вікно вибору полів у майстру форм Клацніть на кнопці вибору всіх полів (>>) для їхнього переміщення в область Обрані поля.

Для додавання кожного поля в список Обрані поля можна двічі клацнути на поле в списку Доступні поля. Для видалення кожного поля зі списку Обрані поля можна двічі клацнути на поле в цьому списку. Access перенесе вилучене поле в список Доступні поля.

Вибір типу подання даних

Наступне діалогове вікно майстра дозволяє вибрати тип подання даних. Тип подання даних відбиває загальне розташування даних.