Вибір рівнів угруповання

Наступне вікно дозволяє вибрати поля для угруповання. На цьому етапі задається поле (або поля), використовуване для створення шапок і виносок групи. Використовуючи майстер звітів, можна вибрати до чотирьох полів угруповання для вашого звіту. А за допомогою кнопок Рівень можна змінити порядок їхнього розташування. Задана послідовність полів буде визначати ієрархію угруповання.

Після вибору полів угруповання клацніть на кнопці Угруповання для відображення наступного діалогового вікна, що дозволить докладніше вказати характер використання поля угруповання.

Вибір порядку сортування

Access сортує поля угруповання записів автоматично в порядку, що допомагає додати угрупованню зміст. Додаткові поля сортування задають поля для сортування роздягнула даних.

Поля сортування вибираються так само, як і поля угруповання. Як поля сортування можна вибрати поля, які не входять до складу полів угруповання. Такі поля впливають на порядок сортування в розділі даних. Клацаючи на перемикачі, розташованому праворуч від кожного поля сортування, можна задати порядок по зростанню або по убуванню.

Вибір підсумкових значень

У нижній частині діалогового вікна сортування розташована кнопка Підсумки. Клацання на ній приводить до появи діалогового вікна. Воно дозволяє задавати додаткові опції для числових полів.

Можна також відобразити або сховати дані в розділі даних. Якщо ви виберете опцію Дані й підсумки, у звіті будуть показані всі дані, а якщо Тільки підсумки, то розділ даних буде схований і у звіті будуть показані тільки підсумки.

Нарешті, включивши опцію Обчислити відсотки, у виносці групи можна додати ще одне число під підсумком. Таким чином, у відсотках від загальної суми звіту буде відображений даний підсумок. Якщо, приміром, у вас є запису про три клієнтів і їхні підсумкові значення рівні 15, 25 і 10, то під ними будуть відображені значення відповідно 30%, 50% і 20% від загального підсумку (рівного 50), які вказують на процентну частку цих підсумків від загального підсумку.

Клацніть на кнопці ОК для повернення в діалогове вікно сортування. Для переходу до наступного вікна майстра клацніть на кнопці Далі.

Вибір макета

Існує ще два діалогових вікна для формування звіту. Перше дозволяє задати макет даних. У групі Макет перерахований шість видів макета. Після вибору кожної із цих опцій на малюнку ліворуч будуть продемонстровані особливості того або іншого макета.

У групі Орієнтація можна вибрати опцію Книжкова або Альбомна. Включите опцію Настроїти ширину полів для розміщення на одній сторінці, і ви зможете розмістити велику кількість даних у малій області.

Вибір стилю

Після вибору оточення можна приступати до вибору стилю звіту, використовуючи діалогове вікно. Кожний стиль має своє тло, розмір шрифту, гарнітуру й інші елементи форматування. При виборі кожного зі стилів на малюнку ліворуч з'являється його зразок. Будь-який стиль можна настроїти. Крім того, можна створити власний стиль, скориставшись командою Формат\ Автоформат.

Завершення діалогу з майстром

Картатий прапор позначає, що ви вже на фінішній прямій. У верхній частині цього діалогового вікна можна ввести заголовок звіту (він буде з'являтися лише один раз, на самому початку звіту, а не у верхній частині кожної сторінки). За замовчуванням це ім'я таблиці, використовуваної із самого початку. При використанні запиту буде взяте ім'я таблиці, використовуваної для перегляду даних.

Потім варто вибрати одну з опцій у нижній частині цього діалогового вікна. У вас є два варіанти вибору.

• Перегляд звіту.

• Зміна конструкції звіту.