Установка зв'язку між таблицями

Після додавання таблиць у вікно Схема даних можна створити зв'язку між таблицями. Для цього просто виберіть загальне поле в одній з таблиць і перетягнете його в загальне поле тієї таблиці, що ви хочете зв'язати з першої.

Створення стовпця підстановок фіксованого набору значень.

Для полегшення уведення даних в окремі стовпці, що містять повторювані значення, можна створити зв'язаний набір даних, значення з яких можна буде вибирати в списку, що випадає, при уведенні даних у таблицю. Для цього необхідно, перебуваючи в режимі конструктора таблиць, вибрати відповідне поле й у колонку «Тип даних» вибрати значення типу -і «Майстер підстановок». Після відкриття майстра підстановок необхідно вибрати один із двох варіантів підстановок. У випадку створення простого фіксованого набору значень для цього поля необхідно вибрати другий варіант - «Буде уведений фіксований набір значень». Після натискання кнопки «Далі» з'явиться вікно, що містить порожню таблицю можливих значень. У ній можна задати кількість стовпців списку й значення для кожного осередку. У більшості випадків використовується один стовпець. Перемкнувшись у порожнє поле стовпця підстановки, можна ввести будь-яку кількість значень стовпця, переміщаючись між ними за допомогою клавіш переміщення курсору. Після уведення всіх можливих значень необхідно нажати кнопку «Далі», увести назву стовпця підстановки (при необхідності) і нажати кнопку «Готове». Тепер у режимі уведення даних у таблицю у відповідному стовпці буде розташовуватися список, що випадає, утримуючі всі можливі значення.

Створення стовпця підстановок значень із іншої таблиці.

Для створення зв'язаних таблиць необхідна пара таблиць - базова й підлегла. Базова таблиця містить у собі дані, які будуть використовуватися в підлеглій таблиці. Тому базова таблиця створюється першої. Після її створення необхідно створити підлеглу таблицю в режимі конструктора. При вказівці типу стовпця, що буде використовувати значення з іншої таблиці, необхідно вибрати в колонку «Тип даних» значення типу - «Майстер підстановок». Після відкриття майстра підстановок необхідно вибрати перший варіант підстановки - «Об'єкт стовпець підстановки буде використовувати значення з таблиці або запиту». Після натискання кнопки «Далі» з'явиться вікно, що містить список всіх таблиць бази даних. Необхідно вибрати ту з них, що буде використовуватися для підстановок (тобто буде містити значення поточного стовпця підлеглої таблиці). Після натискання кнопки «Далі» з'явиться вікно, що містить список всіх полів обраної базової таблиці. Кнопками «>» і «>>» необхідно перекинути ті поля в список «Обрані поля», які повинні з'являтися при виборі варіантів значень стовпця в майбутній таблиці. Після завершення роботи майстри підстановок значення для обраного стовпця будуть братися винятково з обраної базової таблиці; при цьому в підлеглій таблиці будуть зберігатися не самі значення, а тільки первинні ключі базової таблиці.

Використання схеми даних. Схема дані бази (меню «Сервіс» - «Схема даних») дозволяє наочним образом продемонструвати структуру бази даних, її таблиць і зв'язків між ними. При цьому можна встановлювати нові зв'язки, перетаскуючи ключові поля між таблицями, видаляти або модифікувати існуючі (використовуючи або контекстне меню, викликуване натисканням правої кнопки миші на потрібному зв'язку, або подвійне клацання лівої)