Пошук запису в таблицях

У режимі таблиці можна виконувати пошук даних за зразком, причому як в обраному полі, так і у всіх полях таблиці.

5. Натисніть кнопку Вид (View) на панелі інструментів, щоб перемкнутися в режим таблиці.

6. Клацніть лівою кнопкою миші на будь-якому рядку стовпця.

7. Натисніть кнопку Знайти (Find) на панелі інструментів. З'являється діалогове вікно Пошук і заміна (Find and Replace).

8. На вкладці Пошук (Find) у поле Зразок (Find what) уведіть значення, що хочете знайти.

список, Що Розкривається, Пошук в (Look in) містить два значення. Одне з них - назва обраного стовпця, друге - назва таблиці. При виборі першого значення пошук уведеного тексту буде виконуватися тільки в обраному стовпці, при другому - по всій таблиці.

Значення в поле зі списком Збіг (Match) визначає один із трьох варіантів збігу зразка зі значенням поля — З будь-якою частиною поля (Any Part of Field), Полючи цілком (Whole Field), З початку поля (Start of Field).

5. Виберіть у списку в поле Пошук будь-яке значення, а в списку Збіг - З будь-якою частиною поля. Потім натисніть кнопку Знайти далі (Find Next). Перше знайдене значення, що збігається зі зразком, виділяється й відображається на екрані. Діалогове вікно Пошук і заміна (Find and Replace) залишається на екрані. Це дозволяє виконати пошук наступного збігу.

6. Натисніть кнопку Більше (More) у вікні Пошук і заміна (Find and Replace). Відкривається нижня частина вікна, на якій розміщені ще три параметри:

• Поле зі списком Перегляд (Search) дозволяє задати напрямок пошуку: Всі (Аll), Нагору (Up), Долілиць (Down).

• Прапорець Із урахуванням регістра (Match Case). Якщо цей прапорець установлений, то при пошуку враховується написання букв: прописні або рядкові.

• Прапорець Із урахуванням формату полів (Search Fields as Formatted) дозволяє виконувати пошук даних у зазначеному форматі відображення.

Пошук ведеться вправо й долілиць, але якщо в інших записах значення не знайдене, почнеться перегляд знову з перших записів, тому що ми вибрали значення Всі (Аll) у поле Перегляд (Search).

Із всіх видів пошуку самим повільним буде пошук по збігу з будь-якою частиною поля, тому що при цьому не використовується індекс, навіть якщо поле, по якому виконується пошук, проіндексовано. Дуже повільним є також пошук по всіх полях таблиці, якщо в таблиці багато полів і багато записів.

5. Це ж діалогове вікно можна використовувати для заміни даних. Розкрийте вкладку Заміна (Replace). Вона аналогічна вкладці Пошук (Find), але на ній є додаткове поле Замінити на (Replace With).

6. Уведіть у поле Замінити на (Replace With) рядок будь-яке значення й натисніть кнопку Замінити (Replace). У результаті знайдене значення буде замінено. При необхідності замінити всі входження знайденого рядка в записах таблиці потрібно нажати кнопкy Замінити всі (Replace all).

7. Закрийте діалогове вікно Пошук і заміна (Find and Replace).

Використання фільтрів для пошуку групи записів

Якщо в таблиці багато записів, працювати з такою таблицею важко, навіть переглядати довго. Звичайно на екрані відображають не всі записи, а тільки групи записів, відібраних за певним критерієм. Цей процес називається фільтрацією. В Microsoft Access передбачено чотири способи відбору записів за допомогою фільтрів: фільтр по виділеному фрагменті, фільтр за формою, поле фільтр по заданій умові й розширений фільтр.

Три кнопки на панелі інструментів використовують при роботі з фільтрами:

• Фільтр по виділеному (Filter by Selection).

• Змінити фільтр (Filter by Form).

• Застосування фільтра (Apply Filter), вона ж Видалити фільтр (Remove Filter).

Найшвидшим способом фільтрації є застосування фільтра по виділеному.

1. Клацніть лівою кнопкою миші на будь-якому осередку стовпця имеющей значення.

2. Натисніть кнопку Фільтр по виділеному (Filter by Selection) на панелі інструментів.

Будуть відібрані весь записи, що мають у цьому полі выделеное значення. Зверніть увагу, що поруч із кнопками переміщення по записах на нижній границі вікна з'явилося слово Фільтр (Filter). Таким чином, дивлячись на таблицю, завжди можна бачити, чи всі записи відображаються в цей момент. Число вказує кількість відібраних записів.

Фільтри зберігаються автоматично при збереженні таблиці або форми. При повторному відкритті таблиці або форми можна знову застосувати збережений фільтр.

3. Натисніть кнопку Вид (View) на панелі інструментів, щоб перемкнутися у вікно Конструктора.

4. Якщо у вас немає на екрані вікна Властивості таблиці (Table Properties), натисніть кнопку Властивості (Properties) на панелі інструментів.

Властивість Фільтр (Filter) таблиці має наступне значення:

Вираження ліворуч від знака (=) означає значення зі стовпця підстановки поля.

При збереженні таблиці встановлений фільтр зберігається у властивості Фільтр (Filter) і може бути знову застосований.

5. Закрийте таблицю. Відповідайте Так на питання, потрібно чи зберігати макет таблиці.

6. Відкрийте таблицю знову - відобразяться всі записи.

7. Натисніть кнопку Застосувати фільтр (Apply Filter) на панелі інструментів -знову буде застосований той же фільтр. Кнопка Застосувати фільтр перебуває в положенні «натиснута».

8. Щоб видалити фільтр, натисніть ту ж кнопку ще раз — вона тепер перетворилася в кнопку Видалити фільтр (Remove Filter).

Якщо зразок для відбору записів не видний у стовпці таблиці, можна застосувати фільтр по заданій умові. Він дозволяє ввести вручну зразок тексту для відбору.

9. Клацніть правою кнопкою миші на будь-якому рядку стовпця. Відкриється контекстне меню.

10. Уведіть у поле Фільтр для (Filter for )будь-яке значення наявне в стовпці й натисніть клавішу Enter. Будуть відібрані тільки ці значення.

Якщо нажати клавішу Tab, а не Enter, контекстне меню не зникає з екрана й можна вводити інші критерії відбору. При натисканні клавіші Tab вибірки увесь час будуть обновлятися.

11. Видалите фільтр.

У поле Фільтр для (Filter for) можна вказувати не тільки конкретні значення, але й вираження, що вимагають обчислень.

При необхідності встановити більше складний фільтр, що наприклад складається із двох і більше умов відбору, застосовують фільтр за формою.

Натисніть кнопку Змінити фільтр (Filter by Form) на панелі інструментів. З'являється форма - спеціальне вікно для зміни фільтра.

Форма містить лінійку полів таблиці. У кожне із цих полів можна ввести або вибрати зі списку значення, що і буде умовою відбору. Якщо умови ввести в кілька полів, то відбиратися будуть ті записи, які задовольняють всім заданим умовам, тобто И першому, И другому, і т.д. Для відбору записів, що задовольняють одній умові АБО іншому, розкривається інша вкладка форми, і друга умова задається на ній.

1. При уведенні умов відбору в поля форми можна використовувати будь-які вираження, які можливі в Access.

2. Виберіть зі списку в стовпці значення, і з іншого стовпця інше значення.

3. Натисніть кнопку Застосування фільтра (Apply Filter) на панелі інструментів.

4. Натисніть ще раз кнопку Змінити фільтр (Filter by Form). Перед зміною умов можна очистити всі поля у формі. Для цього використовується кнопка панелі інструментів Очистити бланк (Clear Grid).

Фільтр зі складними умовами відбору рекомендується зберегти у вигляді запиту. Тоді в будь-який момент його можна застосувати знову.

5. Натисніть кнопку Зберегти як запит (Save as Query) на панелі інструментів.

6. З'явиться діалогове вікно Збереження у вигляді запиту (Save as Query).

7. Уведіть ім'я запиту: Зразок фільтра за формою й натисніть кнопку ОК.

8. Очистите поля фільтра, нажавши кнопку Очистити бланк (Clear Grid).

Для повторної установки збереженого у вигляді запиту фільтра досить у формі фільтра нажати кнопку Завантажити із запиту (Load from Query). Відкривається діалогове вікно Застосовуваний фільтр (Applicable Filter) зі списком збережених фільтрів. Вибираєте потрібний фільтр і натискаєте кнопку ОК. Всі умови фільтра знову з'являються в полях форми.

9. Закрийте вікно зміни фільтра й видалите фільтр, нажавши кнопку Видалити фільтр (Remove Filter) на панелі інструментів.

Створимо ще один фільтр за формою. Допустимо, нам потрібно довідатися, які книги перебувають на руках у читачів. Для цього нам знадобиться таблиця Формуляри.

1. Відкрийте таблицю .

2. Натисніть кнопку Змінити фільтр (Filter by Form).

3. У поле одержання введіть значення Is Not Null, а в поле Фактично повернута Is Null. Вираження Is Null означає, що нам потрібні записи, у яких це поле порожньо (має значення Null), Is Not Null - навпаки, не порожньо.

4. Натисніть кнопку Застосувати фільтр (Apply Filter). У таблиці будуть відображатися тільки запису, у яких поле Дата одержання не порожньо, а поле Фактично повернута порожньо.