Коммуникационный процесс (этапы обмена информацией)

Выделяют шесть базовых элементов:

1. Отправитель – лицо, генерирующее идею, собирающее информацию, кодирующее и предающее ее.

2. Сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов (письмо, текст, чертеж, схема, график, рисунок и т.д.).

3. Канал – средство передачи информации.

4. «Шум» – помехи, возникающие в процессе передачи и приема информации (механические, электронные, языковые, интеллектуальные и т.д.) Например, «… а ткачиха с поварихой, с сватьей бабой Бабарихой допьяна гонца поят и в суму его пустую суют грамоту другую…» А.С. Пушкин).

5. Получатель – лицо, получающее информацию, воспринимающее декодирующее и интерпретирующее ее.

6. Обратная связь – обмен коммуникативными ролями: получатель становится отправителем, а отправитель – получателем. Процесс осуществляется в обратной последовательности.

Все функции управления, их содержание и требования к ним можно свести в табл. 6.

Т а б л и ц а 6

Функции управления: сущность, содержание требование

Функция	Содержание понятия	Ключевые термины	Требования
Проблема	Противоречивая ситуация, требующая своего решения Поисковая (диагностическая, «недомогаю», симптомы), Практическая («болит то-то»)	Потребности: «сущее – должное». Противоречие между «функционированием» и «развитием», «стабильность-изменение», «традиции-новации»	Конкретность. Ошибка в постановке проблемы – серьезнее, чем любая ошибка при ее решении!
Цель (целепола-гание)	Желаемое состояние объекта	Миссия, гипотеза, концепция, прогноз, программа. «Дерево целей»	Ошибка в постановке цели – серьезнее, чем любая ошибка при ее достижении! Измеримость, достижимость, гибкость, непротиворечивость, совместимость
Задачи	Шаги (этапы) к достижению цели	Сетевой график	Конкретность, последовательность, достижимость
Критерии и ограничения	Показатели достижения цели	Потенциал, ресурсы, время, полномочия	Ни один из показателей не должен быть равен нулю
Информация	Данные, необходимые для приятия решения	Релевантность	Своевременность, точность, доказательность, объективность, достоверность, непротиворечивость, полнота, открытость-защищенность

П р о д о л ж е н и е т а б л 6

Анализ	Разложение «целого» на «элементы»	Ограничения, критерии, положительные и отрицательные стороны. Выявление при-чинно-следственных связей	Объективность (использование разных методов: математических, эвристических, экспертных)
Альтернативы	Возможные варианты решения проблемы	Критерии достижения цели, наличные ресурсы: материальные, административные, временные и т.д.	Полнота, обоснованность, сопоставимость (по критериям). Всегда сравнивай альтернативы с критериями и никогда между собой! (иначе можно «уйти» от цели)
Решение	Сложный, логико-мыслитель-ный, эмоциональ-но-психологичес-кий и информационно-правовой акт, выполняемый руководителем в пределах своих полномочий по достижению цели	Показатели, критерии, процедуры, экспертиза, методы принятия	Законность, полномочность, последовательность, непротиворечивость, обоснованность, полнота, ясность, краткость, справедливость
План	Разработка системы мер по реализации решения	Кто, что, где, когда, кому подчинен, ресурсы, время, формы отчетности	Конкретность, проверяемость, реальность, адресность
Организация (как процесс)	Доведение и согласование планов с участниками. Цель организации – обеспечить распределение функций исполнения, компетенции и ответственности	Система, структура, процессы, методы, коммуникация, информация, технология, ресурсы	Своевременность, конкретность, гибкость
Коммуникация	Обмен деловой информации	Отправитель, получатель, «кодирование», канал информации, «шумы» и помехи (технические, интеллектуальные, образовательные)	Четкость, однозначность информации отправителя, надежность каналов коммуникации, правильное восприятие получателем
Мотивация	Побуждение человека к труду, к деятельности	Потребности (материальные, духовные, карьерные), интересы, мотивы, ожидания, власть, лидерство, стиль уп-равления (авторитарный, демократический, либеральный)	Комплексность при оценке и выборе форм и методов стимулирования (мотивации)

О к о н ч а н и е т а б л. 6

Коорди-нация	Корректировка изменившихся планов, разработанной организации взаимодействия	Согласование, сбалансированность, равновесие, резервирование, страхование, управляемость	Своевременность, конкретность, выполняемость (наличие ресурсов)
Конт-роль	Проверка соответствия: «норма» – «факт»	Нормы, правила, инструкции, технологии, анализ, психологический аспект (обоснование необходимости)	Полнота, объективность, своевременность (оперативность)
Регулирование (обратная связь)	Принятие необходимых мер по результатам контроля	Информация – анализ - решение – приказ, распоряжение (регламент, стандарт, норматив, налог, льготы, штрафы, лицензия)	Своевременность, точность, надежность, конкретность, адресность

Понятие «управленческий цикл» включает в себя следующее.

Функции управления выполняются последовательно – от «проблемы», через «решение» и до «контроля». Если в результате выполнения функций управления достигнут положительный итог, то цикл завершается: проблема решена. Если получен отрицательный итог, то цикл управления повторяется. При этом, обратная связь, то есть информация об отрицательных результатах, вновь поступает в блок «информация». При этом повторно анализируются содержание выполнения всех последующих циклов: анализ, решение, планирование, мотивация, коммуникация и так далее с целью нахождения источника «сбоя» в управлении.

Достаточно условно, но принято считать, что после третьего «прохода» и получения очередного отрицательного результата, можно предположить, что ошибка не в «исполнительском» блоке. Причину следует искать в «постановочном» блоке, то есть неверно были сформулированы «проблема» и поставлена «цель».

Следует подчеркнуть, что функции управления взаимосвязаны, взаимообусловлены и отражают внутреннюю логику формирования системы управления.

Если рассматривать сущность понятия «управление» как «разделение – воздействие – соединение» применительно к функциям управления, то функции были «разделены» на составляющие элементы (планирование, организация, контроль и т.д.), где каждый элемент «воздействовал» на процесс производства. Интеграция, «соединение» результатов деятельности каждого приводило к успеху целого (организации).

Итак, разделение общественного труда – вначале производственного, а затем управленческого – приводило предприятие к успеху. Определяющим фактором в появлении новых школ явилось изменение динамики внешней среды: развитие научно-технического прогресса. Развитее науки вызывало появление новых технологий и производств. Усложнение технологий требовало повышения уровня знаний персонала. Более образованный работник требовал новых методов управления: воздействия и взаимодействия.

Таким образом, усложнение производства приводило к усложнению управления, то есть определяло их взаимодействие: «технологии производства – технологии управления».

Школа научного управления (Ф. Тейлор) «разделила» производство на отдельные операции и ввела научно обоснованные нормы.

Классическая административная школа (А. Файоль) провела два «разделения»:

- отделила производство от управления (управление становится самостоятельным видом деятельности – источником прибыли);

- «разделило» процесс управления на отдельные операции (планирование, организация, мотивации, контроль).

Школа «человеческих отношений» (Э. Мэйо) выделила из производственного блока и управленческого блока – «человеческие отношения» – нематериальные факторы (внимание, интерес к конкретному человеку, повышение его личной роли и социальной значимости в коллективе и т.д.), которые становятся определяющим условием устойчивости (прибыли и т.д.) предприятия во внешней среде.

Все три направления в настоящее время продолжают применяться и развиваться.

Рассмотрев в целом содержание управленческого цикла, кратко затронув его отдельные элементы, перейдем к рассмотрению его ключевого звена – управленческого решения.

Выводы

В главе кратко рассмотрены процессы, протекающие в обществе, и основные походы к управлению: процессный, системный и ситуационный.

Цель всех подходов – изучить процессы, проходящие в обществе (законы, закономерности, свойства), условия, в которых они протекают (формируются) и выработать рекомендации (принципы), которыми следует руководствоваться в процессе практической управленческой деятельности.

Управление – это процесс непрерывных взаимосвязанных, взаимозависимых и целенаправленных управленческих воздействий, которые необходимо структурировать, то есть выделить как функции управления.

Одной из важнейших функций управления, его ключевым звеном является управленческое решение.