6.2. Функции управляющей компании

В управлении недвижимостью участвуют два основных субъекта – собственник недвижимого имущества (как правило, учредитель управления) и управляющий (управляющая компания).

Управляющая компания – организация, основным видом деятельности которой является управление недвижимостью, находящейся в собственности других лиц, иногда в своей собственности, если недвижимость входит в инвестиционный портфель.

К ключевым функциям и обязанностям управляющей компании относятся следующие [18]:

• Подготовка программы управления объектом, организация проведения экспертизы объекта недвижимости.

• Своевременное уточнение стратегии развития и использования объекта.

• Разработка бюджета доходов и расходов, периодических планов по управлению объектом.

• Организация технического обслуживания и санитарного содержания объекта.

• Анализ и мониторинг рынка недвижимости.

• Организация рекламы и продвижения объекта.

• Работа с клиентами объекта недвижимости: привлечение арендаторов, организация обслуживания арендаторов.

• Финансовый менеджмент на объекте: планирование, учет, отчетность и организация расчетов.

• Работа с поставщиками товаров и услуг, подрядными организациями, органами государственного контроля и надзора.

• Работа по сохранению и улучшению эксплуатационных и потребительских характеристик и по повышению рыночной стоимости объекта.

• Организация и обеспечение безопасности.

• Своевременная, полная и достоверная отчетность перед учредителем управления.

Профессиональная управляющая компания обеспечивает решение задач, поставленных собственником объекта, в рамках трастового цикла.

Трастовый цикл включает три стадии:

1. Прием объекта в управление.

2. Управление деятельностью.

3. Передача объекта собственнику.

Содержание первой стадии трастового цикла:

1. Управляющая компания разрабатывает концепцию управления объектом, учитывающую все пожелания собственника и формирующую цели управления.

Собственник объект может поставить перед управляющей компанией одну из следующих целей:

• Получение в течение заданного периода максимально высоких доходов от эксплуатации объекта с последующей его перепродажей по максимально высокой цене (инвестиционный проект функционального типа, направленный на максимизацию прибыли при гарантированном возврате капитала).

• Получение максимально высокой прибыли при спекулятивной покупке и перепродаже объекта без доходной его эксплуатации в период между покупкой и продажей (инвестиционный проект спекулятивного типа).

• Увеличение стоимости объекта с целью защиты капитала от инфляции, включая развитие объекта с целью повышения его потребительских качеств и привлекательности для пользователей.

• Минимизация потерь, связанных с эксплуатацией объекта, который обеспечивает личные потребности собственника или вспомогательные процессы в производстве.

• Повышение личного престижа за счет обладания значимыми и успешно управляемыми объектами недвижимости.

Перед менеджерами чаще всего ставится задача реализации инвестиционного проекта функционального типа, предусматривающего либо организацию собственного бизнеса при использовании объекта в качестве реального актива, либо сдачу недвижимости в аренду при использовании ее в качестве финансового актива.

В концепции управления на основе анализа ситуации, характеристик объекта и окружающей среды должен быть сформирован общий замысел деятельности по обеспечению функционирования и развития объекта недвижимости, уточнен перечень проблем и путей их преодоления.

Концепция должна включать следующие разделы [18]:

• цели владельца и задачи разработки концепции;

• краткая характеристика объекта и конкурентного окружения;

• предварительный (укрупненный) анализ наиболее эффективного функционального использования;

• принципы и форма организации управления;

• прогноз доходов и расходов;

• оценка коммерческой эффективности проекта.

2. На основании разработанной концепции управляющая компания готовит для собственника проекты технического задания и договора на выполнение работ по управлению объектом, а затем подписывает согласованный текст этого договора.

В техническом задании кроме целей отражаются также особые или ограничивающие условия функционирования объекта (выбор профиля арендаторов, резервирование помещений под собственные нужды заказчика, сроки мероприятий и др.). В договоре на передачу объекта в управление формулируется предмет договора, указываются ожидаемые финансовые, экономические, технические и социальные результаты управления, величина вознаграждения управляющей компании, форма ответственности сторон и др.

Основные положения договора на управление:

• предмет договора;

• наименование сторон по договору, дата и место заключения договора, срок действия;

• четкое описание передаваемого в управление имущества, позволяющее его однозначно идентифицировать (точный адрес, кадастровый номер, наименование, количественные параметры и т. п.);

• порядок передачи объекта субъекту управления и возврата его учредителю управления;

• порядок управления, содержания и эксплуатации объекта;

• механизм определения размера вознаграждения управляющей компании, компенсация расходов управляющей компании, оплата дополнительных услуг (консалтинг, экспертиза и т. п.);

• отчетность управляющей компании: периодичность и сроки предоставления отчетов учредителю, виды отчетов и требования к структуре и содержанию;

• ответственность за невыполнение условий договора;

• порядок изменения и прекращения договора;

• особые условия: страхование, оформление технических и правоустанавливающих документов, проведение экспертизы и т. п.

3. После подписания договора управляющая компания принимает объект в управление, подписывая акт приемки.

До начала процесса приема-передачи собственник передает управляющему техническую документацию по объекту [14]:

• план и геодезическую съемку участка;

• технические паспорта на здание и оборудование (котлы, лифты, краны);

• поэтажные планы, проектно-сметную документацию, акты приемки объекта от строителей;

• схемы внутренних сетей (водоснабжения, канализации, центрального отопления, газоснабжения, электропроводки, распределительных щитков, сигнализации, телефонной связи);

• схемы подземных коммуникаций, исполнительные чертежи контуров заземления с актами сварочных работ;

• акты предыдущих технических экспертиз объекта, ведомости дефектов предыдущих ремонтных работ, акты приемки выполненных работ.

Кроме технической документации передаются следующие сведения:

• о допустимых расходах электроэнергии и тепла;

• об ограничениях по использованию холодной и горячей воды;

• о состоянии канализации, мусоропроводов, газоснабжения.

В процессе передачи-приема объекта уточняются:

• характеристики земельного участка (состояние, освещенность, общая площадь и уборочная площадь, геологические и гидрогеологические особенности, наличие и характеристики мест хранения и сбора мусора);

• состояние коммуникаций и подъездных путей, разумность использования знаковой информации и изобразительных средств;

• световая и акустическая среда в помещениях, наличие в здании насекомых и грызунов;

• организация охраны, обеспечение выполнения правил техники безопасности и противопожарной безопасности в здании и на дворовой территории.

При техническом освидетельствовании объекта обследуются как подземные конструкции здания (фундаменты, подвалы), так и надземные (несущие и ограждающие конструкции, защитные покрытия и кровли, рабочие поверхности конструктивных элементов, в т.ч. отделочные слои). В процессе обследования проводится инвентаризация помещений и оборудования, заполняются инвентаризационные и дефектные ведомости (с перечнем и характеристиками неисправностей) по элементам конструкций, сантехническому и электротехническому оборудованию. Отдельно составляется инвентаризационная ведомость по прилегающему земельному участку, в которой указывается площадь участка, уборочная площадь, характеристика имеющихся улучшений, состояние зеленых насаждений, мест сбора и хранения мусора.

По итогам проведенной работы составляется предварительное заключение с оценкой физического износа элементов конструкций и здания в целом, и дается общая оценка текущего состояния здания: хорошее состояние – износ 0-20%; удовлетворительное – 21-40%; неудовлетворительное – 41-60%; ветхое состояние – 61-80%; негодное состояние – более 81%.

В Заключении о техническом состоянии объекта приводятся все причины дефектов конструкций, а также предложения по устранению неисправностей.

Заключение о финансовом потенциале и положении объекта готовится на основе анализа бухгалтерской документации и бесед с представителями заказчика. При этом устанавливаются:

• текущий бюджет, включая доходы от сдачи в аренду, прочие доходы, операционные расходы (с выделением величины налога на имущество, страховых взносов, платы за землю или земельного налога, величины коммунальных платежей);

• восстановительная (балансовая) стоимость основных фондов и рыночная стоимость объекта, нормы амортизационных отчислений;

• информация об операциях за последние три года, включая поступления от аренды, прочие поступления, операционные расходы с анализом динамики потерь из-за недогрузки помещений и неплатежей;

• характеристика состава арендаторов, выяснение условий и сроков аренды;

• планируемый бюджет капиталовложений;

• кредитные обязательства (начальный размер кредита, условия и сроки погашения, текущий остаток).

Все ведомости, заключения и акт приема-передачи объекта подписываются представителями собственника и управляющей компании.

Акт приема-передачи должен содержать:

• перечень и местоположение зданий, сооружений, оборудования;

• заключение о техническом содержании объекта;

• раздел о передаче основных фондов;

• раздел о передаче технической, бухгалтерской, нормативно-правовой документации;

• раздел о передаче действующих договоров аренды.

Собственно управление как деятельность управляющего объектом недвижимости предусматривает выполнение трех основных функций – планирование, руководство и контроль.

Реализация функции планирования начинается уже в процессе передачи объекта в управление. По каждому направлению деятельности (предметной сфере) составляется план, разрабатывается технология, определяется ресурсное обеспечение деятельности (включая штатное расписание персонала). Совокупность документов, разработанных на этом этапе, составляет программу управления объектом.

План работ является основным документом для оперативного управления объектом, организации работ персонала и взаимодействия с подрядчиками. Планы составляются на различные периоды времени с разным уровнем детализации:

• календарный план на весь период управления объектом, отражающий все элементы процесса достижения цели, предусмотренные договором;

• ежегодный план с уровнем детализации, достаточным для достижения в текущем году контрольных финансовых и технических результатов управления, предусмотренных календарным планом;

• ежемесячный план, предусматривающий графики и временные рамки проведения неотложных, текущих и профилактических работ для обеспечения стабильного функционирования систем объекта недвижимости и для достижения промежуточных показателей годового плана;

• еженедельный план, предусматривающий выполнение конкретных действий (распоряжения, инструктирование, встречи, контроль исполнения и т.п.), обеспечивающих регламентацию работ по выполнению ежемесячного плана.

При разработке плана менеджер определяет перечень работ, необходимых для достижения целей, а также группы работ, выполняемых параллельно. Для этих групп работ составляются отдельные планы:

• план маркетинга;

• план технического обслуживания и ремонтов;

• план обслуживания клиентов и дополнительного сервиса;

• план мониторинга объекта недвижимости и рынка;

• финансовый план (бюджет);

• план работы с персоналом и др.

Функция руководства обеспечивает достижение целей посредством выполнения плана через исполнителей, подчиненных управляющему, а также путем координации взаимодействий между субъектами управления недвижимостью (заказчиком, клиентами, подрядчиками, персоналом). Работа менеджера по руководству работами предусматривает, прежде всего, организацию работ с распределением ресурсов между видами деятельности, а также заданий между исполнителями. Оперативное руководство предусматривает ежедневное инструктирование подчиненных и оказание помощи в выполнении заданий, а также текущий контроль и оценку результатов работы.

Функция контроля обеспечивает оценку управляющим степени продвижения работника к цели. При этом выясняются и анализируются причины отклонений от плана, осуществляется поиск способов повышения качества работы.

Все указанные функции осуществляются по функциональным областям управления объектом недвижимости: финансы, маркетинг, сервис, эксплуатация и т.п.

Управление финансами: планирование бюджета объекта, учет движения денежных средств, контроль за исполнением бюджета, финансовая отчетность, обеспечение взаиморасчетов (с клиентами, учредителем, подрядчиками и т.п.) контроль за поступлениями и своевременностью оплаты аренды и услуг, формирование резервов, анализ финансовой деятельности по объекту.

Управление маркетингом: разработка плана маркетинга, организация рекламных мероприятий и размещение рекламы, работа с потенциальными клиентами, оценка эффективности маркетинговых мероприятий.

Управление эксплуатацией, сервисом и безопасностью: планирование мероприятий по эксплуатации, организации сервиса и обеспечению безопасности; мониторинг и оценка состояния элементов конструкций, инженерных систем и оборудования, удовлетворенности клиентов процессом обслуживания, эффективности системы безопасности; организация качественного выполнения необходимых работ и мероприятий; мероприятия по минимизации потребления ресурсов и снижению операционных расходов.

Управление развитием: выполнение необходимых работ и мероприятий, в соответствии выбранной стратегией развития и программой управления; корректировка программы управления; привлечение и работа с проектными и подрядными организациями.

Управление персоналом: подбор, обучение, анализ и оценка деятельности, увольнение персонала, ведение документации по кадрам, планирование графиков работы, разработка должностных инструкций и контроль за их соблюдением.

Стадия управления объектом разбивается на несколько отчетных периодов, в течение которых осуществляются мероприятия по текущему контролю всех видов деятельности и учету их результатов. В конце отчетных периодов собственнику предоставляется отчетная документация о текущем состояния объекта и о промежуточных результатах деятельности.

Виды отчетности:

• ежемесячный или ежеквартальный отчет для отражения операционных результатов деятельности по объекту; зависит от требующейся степени контроля за работой субъекта управления;

• годовой отчет для отражения тактических результатов;

• отчет за весь период действия договора, в котором излагаются стратегические результаты.

Завершив исполнение программы управления объектом, управляющая компания организует передачу объекта собственнику. Стадия передачи объекта начинается с подготовки и представления собственнику итогового отчета, содержащего анализ и оценку результатов исполнения заказа на управление, а также рекомендации по продолжению неоконченных работ.

Отчет управляющей компании должен содержать [18]:

• сводные финансовые показатели управления объектом (действительный валовой доход, операционные расходы, чистый операционный доход и т.д.);

• показатели заполняемости объекта;

• инвестиции в развитие объекта (работы по капитальному ремонту, приобретение оборудования и т.д.);

• размер вознаграждения субъекта управления за отчетный период;

• перечень мероприятий по управлению объектом недвижимости, осуществленных субъектом управления за отчетный период.

По итогам обсуждения отчета оформляется документ (протокол, акт) об исполнении обязательств по договору.

В некоторых случаях собственник может поручить управляющей компании подготовить объект к продаже и организовать сделку.