7.8. Регулирование (координация)

Смысл регулирования заключается в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

Координация (регулирование) это функция, направленная на обеспечение согласованности действий коллектива людей по реализации целей предприятия (фирмы) и выполнению коммерческих планов.

Функция “координация” выполняется в тесной увязке с функциями “планирование” и, особенно, “контроль”. “Координация” – функция, выполняемая в процессе оперативной деятельности по управлению фирмой. Именно в процессе этой деятельности создается продукция предприятия или его услуги. В конечном итоге от того, насколько хорошо осуществляется координация действий людей по производству продукции или предоставления услуг, будут зависеть конечные результаты работы фирмы – ее прибыль или убытки

В целом координация и регулирование являются стадиями одного и того же процесса – оперативного управления работой предприятия: на первом этапе обеспечивается координация процесса выполнения оперативных планов (заданий) соответствующих коллективов – ставятся цели, объясняются задачи всех участников и т.д., и планы и задачи начинают выполняться; на втором этапе осуществляются оперативное слежение за ходом выполнения этих планов (контроль) и принимаются решения о коррекции хода выполнения планов, если выявлены отклонения, которые могут привести к нежелательным результатам.

Рассмотрим выполнение функции “координация” на примерах судоходной и стивидорной компаний.

Основной производственной деятельностью судоходной компании обеспечение перевозки грузов и пассажиров. Суда работают либо на линейных условиях, либо отдельными рейсами. При направлении судна в рейс диспетчер (менеджер линии) выдает капитану судна рейсовый план-задание, в котором определена цель работы судна на предстоящий рейс: порты отправления и назначение судна, их ротация, род и количество перевозимого груза, планируемые расходы и доходы судна за рейс. Перед экипажем ставится задача обеспечить перевозку всех запланированных грузов с максимально возможной эффективностью. Судно начинает выполнение задания. К сожалению, далеко не все условия рейса можно достаточно точно спрогнозировать до его начала, особенно при работе судна на линиях. В каком-то порту может оказаться не то количество груза, которое планировалось в план-задании, какой-то груз может быть вообще отсутствовать, судно может иметь задержки в рейсе в связи со сложными гидрометеорологическими условиями и т.д. Задача эксплуатационного аппарата судоходной компании – обеспечить такое регулирование работы судна в рейсе, чтобы конечные его результаты были бы максимально возможными вне зависимости от изменяющихся условий. Для этого осуществляется постоянный поиск новых грузов, и при их появлении может быть осуществлено регулирование рейса, включая и изменение портов захода.

В стивидорной компании функция “координация” осуществляется следующим образом. Основная деятельность стивидорной компании – погрузка и выгрузка морских, речных судов и смежных видов транспорта. Кроме того, многие стивидорные компании владеют или арендуют складские помещения или открытые складские площадки и выполняют складские операции, связанные с подготовкой грузов к транспортировке.

Каждая стивидорная компания заинтересована в наилучшем использовании своих ресурсов. Для этого составляются оперативные планы работы компании (на сутки, неделю, декаду), в которых осуществляется координация использования различных ресурсов – материальных, трудовых и финансовых – на соответствующий период. Исходными данными для составления оперативных планов являются входящие и исходящие судо- и грузопотоки, а также – наличие собственных ресурсов.

Далеко не всегда даже очень крупные зарубежные стивидорные компании располагают ресурсами, достаточными для всех возможных ситуаций. В период пиковой загрузки им может не хватать какого-то количества докеров, а в некоторых случаях – и каких-то механизмов. В подобной ситуации компания может использовать дополнительную рабочую силу (через ПУЛ докеров, а иногда – и не являющихся членами этого ПУЛа) или арендовать какие-то перегрузочные механизмы – плавучие, гусеничные и прочие краны, транспортные средства и т.д.

Для эффективной обработки морских судов во многих стивидорных компаниях разрабатываются планы их обработки с посменным распределением перегрузочной техники и докеров для обработки с посменным распределением перегрузочной техники и докеров для обработки конкретных грузовых помещений.

На этапе регулирования осуществляется постоянное слежение за ходом производственного процесса и принимаются корректирующие воздействия в случае нежелательных отклонений от принятых оперативных планов. Например, при задержке обработки судна в связи с плохими гидрометеорологическими условиями необходимо предусмотреть календарную корректировку планов обработки соответствующего судна, т.е. дополнительную потребность в рабочей силе и технике на последующий период; при выходе из строя (поломке) перегрузочной техники принимается заочное решение о ее замене.

Задача регулирования – сохранить, поддержать и усовершенствовать состояние системы, а также коммуникаций между ее элементами. Регулирование – переменная часть управленческого цикла. И это потому, что на всякую самоуправляемую систему действуют две противоречивые тенденции: тенденция к организации, обеспечиваемая деятельностью субъекта управления; тенденция к дезорганизации, обусловленная прежде всего внешними факторами, например, притоком в систему новых людей, новой техники, постановкой перед системой новых задач, различного рода случайными воздействиями (например, неблагоприятным влиянием природных сил).

Дезорганизация может быть и следствием недостатков в функционировании субъекта управления, нарушения его связи с объектом. Отклонения от заданной программы возникают даже в идеально организованных системах. Так как всякая система отличается целостностью, то нарушение деятельности хотя бы одного из ее элементов порождает цепь других и может привести к нарушению ритма или даже к распаду системы. Дезорганизация системы обуславливается и недостатками в ее собственной деятельности.

Необходимость регулирования в системе возникает не только в связи с негативными явлениями. Зачастую эта необходимость вызывается потребностью учета естественно изменяющихся условий (природных сил, постановки новых задач и др.) и особенно возмущающих воздействий на систему.

Любая система испытывает на себе непрерывные возмущающие воздействия как внутреннего, так и внешнего порядка. Эти возмущения по своей природе, направленности, времени и степени воздействия на систему весьма многообразны. Рассмотрим некоторые из них, объединенные степенью воздействия на систему.

1. Возмущения имеют малую мощность, действуют в небольшой промежуток времени, длительное время или постоянно, но не нарушают серьезно структуру и функции системы. Такого рода возмущения и соответствующие акты регулирующего воздействия вполне естественны для управления любой социальной системой и составляют значительный объем работы по регулированию. Современная оперативная информация об этих возмущениях и столь же своевременное регулирующие действие субъекта управления позволяют относительно легко и быстро стабилизировать систему путем нейтрализации возмущений или приспособления к ним. Типичным примером таких возмущений и соответствующих им регулировочных воздействий являются регулировочные воздействия, вырабатываемые диспетчерским аппаратом в процессе оперативного управления работой флота и портов. Диспетчерский аппарат в соответствии с Положением по диспетчерскому управлению работой флота и портов регулирует транспортный процесс путем выбора и осуществления наиболее рациональных вариантов отправления, движения, обработки и обслуживания судов в конкретно сложившейся обстановке, добиваясь поддержания оптимального режима работы, установленного графиком движения флота. Регулирование транспортного процесса осуществляют с целью обеспечения ритмичного прибытия судов под загрузку (разгрузку) и предотвращения непроизводительных стоянок судов.

2. Возмущения разрушают структуру и нарушают функции системы в целом или отдельных ее звеньев. В этом случае субъект управления призван своевременно обеспечить восстановление структуры и функций, упорядоченность системы с тем, чтобы сохранить ее качественную специфику. Для этого необходима сложная и разнообразная информация. Эта информация не только о возмущающих факторах, но и о внутреннем состоянии системы, ее ресурсах и возможностях восстановить нарушенные структуры и функции. Здесь нужны более мощные и эффективные регулирующие воздействия, затраты значительных усилий, материальных и финансовых ресурсов. Нередко для противодействия этим возмущениям требуется реорганизация системы, что происходит в том случае, когда возмущения носят постоянный характер и ликвидировать их в данных условиях невозможно. В таком случае нужна дополнительная организационная работа, ибо прежнее состояние организации не отвечает новым условиям.

Конкретные формы регулирования весьма разнообразны и определяются прежде всего спецификой управляемого объекта. Формы регулирование зависят также от субъекта, органа управления. В кибернетике выделяют три типа регулирования.

Первый тип – это регулирование посредством выравнивания отклонений действительного состояния объекта от требуемого, например, при оперативном управлении работой флота.

Второй тип – это регулирование посредством устранения из окружения того фактора, под воздействием которого система выходит из нужного состояния. Такой тип регулирования носит компенсационный характер. Он очень ясно виден на примере работы транспортных узлов - пунктов стыковки различных видов транспорта, прежде всего железнодорожного и речного, железнодорожного и морского. Не предъявление железнодорожных вагонов в пункты перевалки грузов с водного пути на железную дорогу приводит к сбоям в работе речного транспорта, которые устраняют компенсацией не предъявленного числа вагонов в последующее после возмущающего фактора календарное время.

Третий тип – это регулирование посредством изоляции системы от возмущений, например, созданием разного рода резервов, запасов и т.д. В качестве примера можно привести устранение описанного возмущающего фактора в работе речного транспорта созданием оптимального резерва складских помещений в портах.