Перелік типових форм касових документів

Код форми	Назва форми
	Відомість про виплату грошей
Ф № КО-1	Прибутковий касовий ордер
Ф № КО-2	Видатковий касовий ордер
Ф № КО-3, КО-3а	Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів
Ф № КО-4	Касова книга
Ф № КО-5	Книга обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей

Одночасно, касові ордери – це первинні документи (прибуткові або видаткові ордери), що застосовуються для оформлення надходжень і видачі готівки з каси.

Касовими документами можуть бути і фіскальні чеки, що друкуються за допомогою реєстраторів розрахункових операцій (РРО).

При роботі з готівковою іноземною валютою відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» технічні можливості вибраного РРО повинні забезпечувати надрукування в касовому чеку вартості наданих послуг (у гривнях), суму готельного збору і ПДВ (у гривнях), найменування й суму отриманої іноземної валюти, офіційний курс НБУ, що діє на день здійснення платежу, і суму здачі (у гривнях).

Суми здійсненого продажу з оплатою в іноземній валюті також будуть відображені і в Z-звіті, виконаному наприкінці робочого дня. Дані Z-звіту потім будуть використані при заповненні Книзі обліку розрахункових операцій(КОРО).

Оприбуткування готівки в касу готелю здійснюється на підставі прибуткового касового ордера (форма КО-1), який підписується головним бухгалтером або уповноваженими на це особами, або чеків.

Видача готівки з каси установи або організації проводиться за видатковими касовими ордерами (форма КО-2) або належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями.

Касові документи складаються в одному примірнику. Дійсні лише в день виписки. Виписуються в бухгалтерії, реєструються в журналі КО-3 або КО-3а для контролю за цільовим призначенням готівки та передаються касиру для виконання.

Документи на видачу готівки повинні підписуватися керівником і головним бухгалтером або особами, які на це уповноважені. До видаткових ордерів можуть бути додані заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

У випадку видачі окремій особі готівки за видатковим ордером, касир вимагає пред’явити паспорт чи документ, що його замінює, записує назву документа, номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому документі про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень – словами, копійок – цифрами).

Усі факти надходження і вибуття готівки відображаються в книгах обліку.

касова книга - документ установленої форми, що застосовується для здійснення первинного обліку руху готівки в касі;

книга обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей - книга, що застосовується для обліку готівки та сплачених документів;

На підставі рахунків (ф. № 4-г) виписаних проживаючим в готелі за отримані ними послуги за звітний період (найчастіше — за день) касиром або портьє, який виконує розрахунки, складається касовий звіт (ф. № 8-г), який містить перелік послуг готелю, наданих проживаючим за звітний період. Складений касовий звіт (ф. № 8-г) здається щоденно до бухгалтерії готелю з примірниками рахунків (ф. № 4-г), контрольною касовою стрічкою РРО, а в разі розрахунку платіжними картками — контрольною стрічкою терміналу кредитних карток. Готівка, отримана за проживання і інші послуги здається до головної каси.

Касир головної каси готелю веде одну касову книгу на один розрахунковий рахунок для обліку касових операцій із готівкою у національній валюті і окремо - касову книгу для обліку операцій із готівкою у іноземній валюті.

Касова книга повинна бути пронумерованою, прошнурованою та скріплена печаткою установи або організації. Кількість аркушів у касовій книзі підтверджується підписами керівника і головного бухгалтера.

Записи у касовій книзі здійснюються у двох примірниках відразу після отримання або видачі грошей за кожним касовим ордером (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору, кульковою або чорнильною ручкою. Перші примірники залишаються в касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними і є звітами касира.

У кінці кожного робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш касової книги (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими касовими ордерами й видатковими документами під підпис у касовій книзі.

Бухгалтер перевіряє правильність оформлення касових ордерів, їх обґрунтування, виконання записів у касовій книзі і виведеного залишку на кінець дня і проти кожної суми проставляє шифр кореспондуючих рахунків.

Касові документи після складання касиром звіту та його обробки у бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36-ти місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов’язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону.

Для обліку наявності, руху і залишків готівки в касі використовується рахунок 30 «Каса» – активний, балансовий, інвентарний, матеріальний, до якого відкриваються наступні субрахунки:

301 «Каса в національній валюті»;

302 «Каса в іноземній валюті».

Бухгалтерські записи ведуть на підставі перевірених відривних листів (другий примірник касової книги) і доданих до них документів.

Залишок і надходження грошових коштів відображають за дебетом рахунка 30 «Каса», а видану готівку – за кредитом.

Таблиця 8.2.

Облік операцій з руху готівки в готелях та ресторанах

№ з/п	Зміст господарської операції	Дебет	Кредит
1	Надійшла готівка в касу з поточного рахунку для видачі заробітної плати працівникам готелю та ресторану	301	311«Поточні рахунки в національній валюті»
2	Надійшлав касу готівка прийнята від проживаючих в готелі і визнано доходи від надання готельних послуг	301	703
3	Надійшла виручка з бару від реалізації товарів і визнано доходи	301	702
4	Видано підзвіт грошові кошти з каси працівнику ресторану	372	301
5	Відображено нестачу коштів в касі, виявлену при інвентаризації	947 «Нестачі і втрати від псування цінностей»	301
6	Виплачено з каси заробітну плату	661«Розрахунки за виплатами працівникам»	301

Інвентаризація каси та бланків суворої звітності на підприємствах готельно-ресторанного господарства

Відповідно до п. 7 Положення про порядок ведення касових операцій виконання касової дисципліни готельно-ресторанного господарства контролюється за допомогою інвентаризації у випадках порушення фінансової дисципліни з боку касира або при заміні касира.

Інвентаризація каси та бланків суворої звітності проводиться з метою звірки готівки з даними обліку, які відображені у касовій книзі (як залишок на кінець дня) та контролю за збереженням готівкових коштів на підприємстві.

Всі цінності та кошти повинні зберігатися в металевому сейфі каси підприємства (не враховуючи коштів у касі на момент перевірки).

Комісія у затвердженому наказом складі починає інвентаризацію каси з покупюрного перерахування готівкових коштів з записом останніх номерів прибуткового та видаткового касових ордерів. Якщо на підприємстві застосовується РРО, то звіряється сума наявної готівки із сумою, зазначеною у звіті РРО (у РК та КОРО) тощо.

Перевищення ліміту в касі при інвентаризації допускається тільки в день виплати заробітної плати, відпускних та грошей, які призначені для відрядження. Готівкові кошти не вважаються понадлімітними в день їх надходження, якщо вони були здані в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків не пізніше наступного робочого дня банку або були використані підприємством (без попереднього здавання їх до банку і одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби) наступного дня .

Результати інвентаризації (виявлення нестачі чи надлишку цінностей і грошових коштів у касі) записуються в акті про результати інвентаризації наявних коштів та Інвентаризаційному описі цінностей і бланків суворої звітності.

Розмір збитку, нанесеного готельно-ресторанному господарству внаслідок нестач і псування матеріальних цінностей, що підлягає відшкодуванню матеріально відповідальними особами, визначається відповідно до Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 р. № 116 (з наступними змінами і доповненнями).

Відображення нестач на рахунках бухгалтерського обліку буде таким:

Зміст господарської операції	Дебет	Кредит
1. Списана сума коштів, нестача яких виявлена під час проведення інвентаризаціїї	949	30
2. Відображено суму нестачі на позабалансовому рахунку	072
3. Списано нестачу на матеріально-відповідальну особу	375	716
4. Внесено суму відшкодування в касу підприємства	301	375
5. Списано суму нестачі з позабалансового рахунку		072
6. Відображено суму відшкодування, що підлягає перерахуванню в бюджет	716	642

Підставою для відрахування із заробітної плати працівника розміру заподіяної шкоди, яка не перевищує середнього місячного заробітку, є розпорядження керівника підприємства, яке видається не пізніше ніж через два тижні з дня виявлення заподіяної працівником шкоди.