5. Звітність матеріально-відповідальних осіб та облік в місцях зберігання товарів

Матеріально відповідальними особами підприємств ресторанного господарства вважаються працівники, які приймають під свою відповідальність матеріальні цінності і видають їх іншим підрозділам або відпускають покупцям і з якими укладено договір про матеріальну відповідальність (індивідуальну або колективну). В договорі зазначається, що матеріально відповідальні особи повинні складати звіти про рух матеріальних цінностей.

Найбільш поширеною формою звітності матеріально-відповідальних осіб складу чи комори на підприємствах ресторанного господарства є звіт підприємства ресторанного господарства про рух товарів і тари в коморі або звіт підрозділу (кухня, бар, буфет) підприємства ресторанного господарства. Він є важливим документом для контролю за станом зберігання товарних запасів, їх рухом і збереженням. Товарний звіт складається матеріально-відповідальною особою у 2-х примірниках, один з яких разом з документами (накладними), які підтверджують надходження та вибуття товарів, здають в бухгалтерію підприємства, а інший, з розпискою бухгалтера в прийомі звітності залишається у матеріально-відповідальної особи.

В умовах комп’ютеризації всі первинні документи, що підтверджують надходження і вибуття товарів і тари в підрозділах підприємств ресторанного господарства, можуть здаватися в бухгалтерію за реєстром і на їх підставі складається звіт на комп’ютері.

Звіти, які надійшли в бухгалтерію, перевіряють і в першу чергу контролюють своєчасність, правильність оформлення прийому та відпуску товарів. Кожен документ повинен мати дату складання, а також підписи осіб, відповідальних за проведення операції. При перевірці залишок товарів на початок дня звіряється з залишком товарів на кінець дня у попередньому звіті і ці залишки повинні бути тотожні. Якщо товарний звіт складається після проведення інвентаризації, тоді залишок товарів на початок дня береться за даними підсумку інвентаризаційних описів. Виявлені в товарному звіті помилки виправляються коректурним способом та підтверджуються підписами осіб, які склали документ. Якщо продукти і товари в підприємствах ресторанного господарства відпускають з комори в кухню, бар, буфет, з кухні - в бар,буфет або повертають тару в комору , в бухгалтерії при прийманні звітів контролюють таке переміщення за датами , сумами або складають відомість внутрішнього переміщення вручну чи з допомогою комп’ютера.

Аналітичний облік товарів ведеться в розрізі матеріально-відповідальних осіб та найменувань товарів.

Складський облік в місцях зберігання (в коморі) ведуть матеріально-відповідальні особи за кількістю, ціною, найменуванням та сортами товарів. Спосіб аналітичного обліку залежить від способу зберігання товарів і організації обліку. На практиці застосовується партіонний і сортовий способи складського обліку товарів.

При сортовому способі облік товарів ведуть в картках кількісно-сумового, кількісного обліку або в товарній книзі за найменуваннями, сортами і цінами. Записи в них роблять на основі прибуткових та видаткових документів. Після кожного запису визначають залишок товарів. Аналітичний облік товарів і тари у бухгалтерії ведуть в розрізі матеріально-відповідальних осіб у сумовому виразі.

Наприкінці місяця та на дату інвентаризації за даними карток (товарних книг)матеріально відповідальні особи складають відомість залишків товарів, продуктів і тари в коморі,яка звіряється з даними бухгалтерського обліку.