4. Загальні правила ділового листування

Незважаючи на те, що телефон - первинний засіб зв'язку з вашими потенційними клієнтами, вам треба буде неодноразово писати ділові листи. Професійно написаний діловий лист може зміцнити ваші комерційні зв'язки, значно підняти престиж вашої компанії в очах ваших перспективних клієнтів, і покласти гарний початок вашій справі. Непрофесійний лист може стати причиною втрати інтересу до вас з боку ваших перспективних клієнтів і може дорого вам коштувати.

Нижченаведені поради допоможуть вам складати успішні ділові листи:

1. Пишіть про вашого клієнта, а не про себе

Найменш привабливе слово в діловому листі - "я", а найефективніше слово - "ви". Ніколи не починайте лист з "я", тому що читач, можливо, ніколи не прочитає друге слово. Все зводиться до торгівлі вигодою - ваші потенційні клієнти цікавляться не особливостями ваших послуг чи виробів, а тим, яку користь можуть принести їм ваші вироби чи послуги.

2. Надайте інформацію чи нагадайте одержувачу про себе

Як правило, необхідно почати ваш лист з короткої інформації про те, ким ви є і чим займаєтеся. Це є невід'ємною частиною ознайомлювального листа, але якщо ви вже говорили з цією людиною і вона вас знає, відновіть враження від попереднього контакту. Наприклад: "Розмова з вами була дуже важливою. «Екми Партнерз» - рекламне агентство, що може допомогти підвищити відвідуваність вашого веб-сайта за допомогою цілеспрямованої рекламної кампанії".

3. Використання списків

Ваш лист має включати приблизно три ключових пункти, виділені окремо. Читачам подобається поділ на пункти, тому що це робить лист легким для прочитання. Як автор/продавець, ви отримаєте вигоду, чітко вказуючи найважливіші пункти, які ви хочете здійснити.

4. Закінчуйте лист описом дій

Якого результату ви хочете досягти за допомогою вашого листа? Чи хочете ви призначити особисту зустріч з адресатом? Чи відповідаєте на питання, що виникли на попередній зустрічі? Чи хочете ви краще інформувати потенційних клієнтів? Ви повинні отримати підписаний контракт? Ваш лист містить інформацію про визначені дії. Наприклад: "Я зателефоную вам у вівторок, 18 листопада о 10 ранку, щоб призначити зустріч" чи "Будь ласка, поверніть контракт, що додається, у п'ятницю, 12 грудня, чи «зателефонуйте мені, якщо у вас виникнуть будь-які інші питання".

5. Будьте стислим

Рідко хто збирається читати щось крім першої сторінки, тому скоротіть ваш лист до однієї сторінки. Багато одержувачів негайно дивляться в кінець сторінки, щоб побачити, чи є там підпис, щоб знати, від кого прибув лист. Необхідність розташувати інформацію на одній сторінці також змусить вас бути точним, тому що хаотичний лист - неефективний лист.

6. Покажіть, що ви розумієте їхню компанію

Ви негайно заслужите довіру, якщо покажете, що ви прекрасно розбираєтеся у всіх нюансах діяльності компанії вашого клієнта. Це особливо важливо, коли ви хочете здобути великого корпоративного клієнта. Коротко поговоріть про їхню марку, імідж і потреби. Наприклад: «Екми» має репутацію партнера, що забезпечує чудове обслуговування і ставить на перше місце потреби клієнта» чи «Це величезна відповідальність бути власником «Аякс віджета».