2. Службові записки

Під загальним терміном службові записки найчастіше розуміють такі різновиди довідково-інформаційних документів: доповідна записка, пояснювальна записка, рапорт.

Реквізити службових записок:

1. Адресат (Керівникові проекту «Україна дітям» ВисоцькомуА.В.; Ректорові Національного економічного університету імені Вадима Гетьмана).

2. Адресант (кафедра історії та культури української мови; доцента кафедри філософії Козачука С.В.)

3. Назва виду документа (Доповідна записка; Пояснювальна записка; Рапорт).

4. Заголовок (про відрядження, про запровадження державного іспиту з української мови (за професійним спрямуванням), про порушення трудової дисципліни).

5. Текст.

6. Дата.

7. Підпис.

Доповідна записка - це документ на ім'я керівника установи, у якому повідомляють про певний факт, подію, подають звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань.

За змістом доповідні записки поділяють на інформаційні, звітні, ініціативні, за походженням - внутрішні, зовнішні.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним, для зручності поділятися на частини. Текст доповідної записки має дві частини - описову (констатаційну), в якій висвітлюється ситуація, що склалася; у другій частині розкриті пропозиції або прохання, способи їх виконання.

Якщо доповідна записка надсилається з установи або структурного підрозділу, то підписується керівником, укладається на бланку і має, окрім зазначених реквізитів, вихідний реєстраційний номер.

Навчально-методичне управління Директорові Інституту

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА іноземної філології

15.01.2010 №38-12/35 проф. Гончарову В. І.

Про планування годин

Доводимо до Вашого відома, що Наказом МОН України від 09.07.2009 року № 642 «Про організацію вивчення гуманітарних дисциплін за вільним вибором студента» та наказом НПУ імені М.П. Драгоманова від 09.11.2009 «Про організацію вивчення дисциплін циклу гуманітарної та соціально-економічної підготовки» запроваджено обов'язкове вивчення дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням)» обсягом З ЕСТЗ кредити і підсумковий контроль у формі державного іспиту.

Просимо внести зміни до навчальних планів до 10 лютого 2010 року.

Начальник навчально-методичного управління Г.М. Бойко

3. Рапорт- 1) письмове офіційне повідомлення про що-небудь вищій інстанції, керівництву; 2) різновид доповідної записки, в якій стисло, але докладно викладено суть якої-небудь справи.

Зразок рапорта з резолюцією:

Бойку Г. М. Ректорові Національного

Підготувати проект наказу педагогічного університету

до 15.07.2010 імені М.П. Драгоманова

підпис академікові АПН України

02.07.2010 професору Андрущенкові В. П.

директора Інституту

історичної освіти

професора Сушка О. О.

РАПОРТ

Доводжу до Вашого відома, що для завершення організаційної роботи в приймальній комісії, формування особових карток і підготовки індивідуальних планів студентів першого курсу Інституту історичної освіти старший викладач кафедри культури української мови Підкамінна Людмила Володимирівна розпочинає роботу з 07 серпня 2010 року.

01.07.2010

Директор Інституту проф. О. О. Сушко

4. Довідка - це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян, різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Довідки можуть бути особисті й службові.

Особисті довідки підтверджують той чи інший юридичний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких від руки запов­нюють тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди).

Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи.

Зовнішні довідки підписує керівник і засвідчуються печаткою. Внутрішні печаткою не засвідчують.

Довідка містить такі обов'язкові реквізити:

1. Назва організації, що видає довідку.

2. Дата і номер.

3. Назва виду документа.

4. Текст, у якому вказують прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка у давальному відмінку; текст, у якому підтверджують певний факт; призначення довідки (куди подається).

5. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.

Зразок довідки:

Міністерство освіти і науки України

Національний педагогічний університет імені М.П. Драгоманова

ДОВІДКА

27.06.2010 №177 м.Київ

Сергієнко Василь Олексійович є студентом З курсу Інституту іноземної філології Національного педагогічного уні­верситету імені М. П. Драгоманова.

Видано для подання до військового комісаріату м.Київ .

Директор Інституту іноземної філології І.І.Петров

Секретар І.В.Маленко

5. Протокол - документ, що відбиває процес і результат роботи постійних та тимчасових колегіальних органів, проведення зборів, засідань, нарад, конференцій, обговорень тощо.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання.

За обсягом фіксованої інформації протоколи поділяють на:

• стислі - записують порядок денний, прізвища доповідачів, назва питання, формулюють ухвалу;

• повні - крім порядку денного, ухвали, стисло фіксують виступи доповідачів, інших осіб, які беруть участь у роботі колегіального органу;

• стенографічні - весь хід засідання записують дослівно.

Реквізити протоколу:

1. Назва виду документа (Протокол).

2. Дата.

3. Індекс (номер).

4. Місце засідання.

5. Гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню).

6. Заголовок до тексту.

7. Текст.

8. Підпис голови.

9. Підпис секретаря.

Вимоги до оформлення протоколу

Протокол оформлюють на загальних бланках формату А4.

Датою протоколу є дата засідання. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки ухвалені рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність при­йнятих рішень, контролювати їх виконання.

У тексті протоколу виділяють дві частини:

• вступна частина має постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх). Слова: Голова, Секретар, Присутні пишуть від лівого берега. Прізвища присутніх і запрошених подають за абеткою. Якщо їх кількість перевищує 15, до протоколу додають список присутніх, а у вступній частині протоколу вказують загальну кількість: Були присутні 130 осіб. Вступну частину протоколу закінчують порядком денним. Слова Порядок денний друкують від лівого берега, кожний пункт якого нумерують і записують з нового рядка. Питання формулюють у називному, а не у знахідному (форма Про розгляд і затвердження...не рекомендована).

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

1. Звіти викладачів про виконання індивідуальних планів за II семестр 2009-2010 навчальний рік.

2. Завдання членів кафедри з поліпшення запровадження кредитно-модульної системи навчання.

1. Підсумки зимової екзаменаційної сесії.

2. Наукова робота студентів у проблемних групах.

Основна частина тексту протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного.

Текст кожного розділу будують за схемою:

І. СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

УХВАЛИЛИ:

Після двокрапки з абзацу пишуть прізвище й ініціали доповідача, через тире - короткий виклад тексту виступу. У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступ не записують, а після прізвища доповідача вказують: текст доповіді додається.

У розділі УХВАЛИЛИ викладають прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів або мати форму резолюції.

І. СЛУХАЛИ:

Інформацію проф. Шевчук С.В., завідувача кафедри культури української мови, про запровадження вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійним спрямуванням) (текст доповіді додається).

ВИСТУПИЛИ:

Лобода Т. М., доцент кафедри культури української мови - запропонувала створити типову програму вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійним спрямуванням) на підставі типової навчальної програми курсу.

Кабиш О. О., доцент кафедри культури української мови — вказала на необхідність запровадження тестування під час вступного іспиту до аспірантури.

УХВАЛИЛИ:

1. Інформацію проф. Шевчук С. В. взяти до відома.

2. Створити комісію у складі 5 осіб для створення типової програми вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійним спрямуванням).

Розробити систему тестів з української мови (за професійним спрямуванням).

Голова зборів М.М.Васько

Секретар В.В.Іващенко

Зразок протоколу

Протокол № 5

загальних зборів студентів І курсу

Івано-Франківського економічного інституту

від 25 грудня 2011 року

Голова: Карпенко М.С.

Секретар: Терещенко Р.В.

Присутні: професор Мойсеєнко Л.П., професор Гаврилюк В.І., доцент Івасюк К.О., доцент Панченко С.Є., доцент Кіндратюк Г.Н., асистенти Сторожук Т.Л., Литвин Б.Ф., Бойченко У.Я., студенти І курсу.

Відсутні: студенти групи ОА-12.

Порядок денний

І. Підготовка студентів до успішного закінчення навчального семестру.

ІІ. Проведення захисту студентських курсових робіт.

ІІІ. Організація академнаставниками виховних заходів зі студентами під час зимових канікул.

І. СЛУХАЛИ:

Мойсеєнко Л.П.- інформував про успішність студентів протягом першого навчального семестру, про їх підготовку до залікової та екзаменаційної сесії.

ВИСТУПИЛИ:

Івасюк К.О.- внесла пропозицію зробити усі заліки диференційованими і проводити заліки та екзамени у письмовій формі.

Сторожук Т.Л. - запропонувала не допускати до сесії студентів, які мають заборгованість, поки вони її на ліквідують.

УХВАЛИЛИ:

1. Проводити заліки й екзамени у письмовій формі, заліки зробити диференційованими.

2. Не допускати до сесії студентів, які не ліквідували заборгованість з певних предметів.

ІІ. СЛУХАЛИ:

Гаврилюк В.І.- повідомив про стан написання курсових робіт зі спеціальних предметів студентами І курсу.

ВИСТУПИЛИ:

Панченко С.Є. - вніс пропозицію захищати курсові роботи за секціями відповідно до спеціальностей, з яких пишуться курсові проекти.

Литвин Б.Ф .- запропонував не допускати до сесії студентів, які не виконали і не захистили курсової роботи.

УХВАЛИЛИ:

1. Проводити захисти курсових робіт за секціями.

2. Не допускати до сесії студентів, які не захистили курсового проекту.

ІІІ. СЛУХАЛИ:

Кіндратюк Г.Н. - розповіла про план проведення виховних заходів зі студентами І курсу на зимових канікулах.

ВИСТУПИЛИ:

Бойченко У.Я. - запропонувала організувати для кращих студентів екскурсії до Києва та Львова, а також провести ряд заходів, які стосуються життя і діяльності інституту.

УХВАЛИЛИ:

1. Організувати на зимових канікулах екскурсії до Києва і Львова.

2. Провести виховні заходи, приурочені життю і діяльності інституту.

Голова зборів (підпис) М.С.Карпенко

Секретар (підпис) Р.В.Терещенко

Витяг із протоколу – це документ, що являє собою частину протоколу, необхідну для вирішення окремого питання. Його складають та надають (надсилають) окремим особам (підприємствам) на їхню вимогу.

Реквізити:

- назва виду документа й номер протоколу,

- заголовок і дата проведення зборів,

- присутні (не завжди),

- текст (витяг з питання, яке цікавить),

- підписи голови й секретаря зборів,

- печатка,

- дата видачі витягу.

У протоколі секретар робить помітку про зроблений витяг і про те, кому він виданий чи надісланий.

Приклад витягу з протоколу

Витяг з протоколу № 7

засідання кафедри “Фінанси”

від 20 листопада 2011 року

Присутні: завідувач кафедри професор Вишневський О.М., професор Кирилів Д.Ю., доценти Коломієць К.Л., Семенюк Б.Р., асистенти Гончарук І.В., Пилипчук Я.Т., аспірант Черненко Н.Ф., лаборант Підгірський А.С.

СЛУХАЛИ:

Вишневський О.М. - вказав на необхідність затвердження теми кандидатської дисертації “Державний бюджет України“ Черненка Н.Ф. у зв’язку зі вступом його до аспірантури.

УХВАЛИЛИ:

1. Затвердити тему кандидатської дисертації “Державний бюджет України“ Черненка Н.Ф.

2. Призначити науковим керівником кандидатської дисертації професора Вишневського О.М.

Голова зборів (підпис) О.М.Вишневський

Секретар (підпис) А.С.Підгірський

Витяг з протоколу уклав

Заступник завідувача кафедри фінансів підпис Д.Ю. Кирилів

22.11.2011

(печатка)