1. Использование справочной системы

В Excel встроена мощная справочная система, которая позволяет получить справку об элементах Excel в любой момент. Интересующую вас информацию, справку, подсказку и помощь можно получить одним из способов:

• вызвать Помощника;

• найти нужную тему в списке разделов справки;

• получить информацию с помощью инструмента «Что это такое?»;

• выполнить определенную работу со справочной информацией.

Работа со справочной информацией. Получив интересующую вас справочную информацию, вы можете работать с ней следующим образом:

• прочитать и выполнить предлагаемые в справке действия:

• сохранить текст окна справки, например, в текстовом редакторе Microsoft Word, затем отредактировать и напечатать;

• отредактировать и напечатать текст из окна справки.

Выполнить эти действия, а также получить дополнительную информацию и объяснения вам позволит справочная система Excel с помощью элементов управления в тексте и трех кнопок окна справки.

Элементы управления в тексте

• Щелчок на подчеркнутом слове вызовет на экран краткое определение выбранного термина.

• Щелчок на кнопке  означает переход к другому экрану для получения дополнительной справки по этой же теме.

Кнопки окна справки

• Кнопка Разделы открывает диалоговое окно со списком разделов выбранной темы. После выбора темы текущее окно справки закроется.

• Нажав кнопку Назад, вы вернетесь к предыдущему экрану справки.

• Щелчок на кнопке Параметры откроет список команд, позволяющих работать с полученной справкой. Например, команда Копировать предназначена для копирования текста справки в буфер обмена. Из буфера обмена информацию можно вставить в любой другой документ. Напечатать документ можно из окна справки, выполнив команду Печать раздела.

Помощник

Помощник появляется на экране при первом запуске Excel и в начале работы содержит только Совет дня, его можно отключить, щелкнув на кнопке Закрыть (Х).

Упражнение 2. Получение подсказки у Помощника. Сохранение текста справки в документе Microsoft Word

Если вы хотите получить ответ на конкретный вопрос, например, о команде меню Файл, Сохранить как выполните следующие действия.

1. Запустите Excel.

2. Если Помощника нет на экране, нажмите на кнопку ? Помощника, расположенную на стандартной панели инструментов.

3. Выберите в меню Файл команду Сохранить как . Откроется диалоговое окно Сохранение документа. (Выбрать или выполнить команду – значит, щелкнуть мышью на соответствующем пункте меню).

4. Щелкните на окне Помощника. На экране появится перечень разделов справочной системы, относящихся к сохранению рабочих книг.

5. Щелкните на разделе Сохранение книги . На экране появится окно справочной системы, содержащее инструкции по данной теме.

6. Выполните команду Параметры\Копировать или щелкните правой кнопкой мыши по окну справки и в появившемся меню выполните Копировать. Текст справки находится теперь в буфере обмена, несмотря на то, что вы видите его на экране.

7. Запустите текстовый редактор Microsoft Word. Напечатайте в открывшемся документе данные, необходимые для оформления отчета по лабораторной работе.

8. Установите курсор в том месте документа, в которое хотите вставить текст справки. Выполните Правка\Вставить или щелкните правой кнопкой мыши по окну справки и в появившемся меню выполните Вставить. Текст справочной информации из буфера обмена будет вставлен в документ Microsoft Word.

9. Сохраните результат работы со справкой в файле вашей папки.

10. Для продолжения работы в справочной системе Excel сверните окно текстового редактора Microsoft Word.

Список разделов справки

Выберите команду Вызов справки в меню ?, просмотрите перечень тем и выберите нужную вам. Справочная система имеет несколько вкладок:

• Содержание. Позволяет выбрать нужную тему по оглавлению справки.

• Предметный указатель. Здесь темы разделов справки даны в алфавитном порядке.

• Поиск. Функция поиска позволяет выбрать тему справки по заданному слову во всех разделах справки.

Упражнение 3. Выбор темы на вкладке Содержание

1. Выберите ?, Вызов справки.

2. Щелкните на вкладке Содержание.

3. Выберите книгу Создание, открытие и сохранение файлов и дважды на ней щелкните или нажмите кнопку Открыть. Под книгой откроется перечень разделов справки.

4. Для открытия раздела справки Создание книги щелкните на ней дважды или нажмите кнопку Открыть.

5. Чтобы получить информацию по этому разделу, выберите ?, Создание книги и нажмите кнопку Вывести. Теперь можно прочитать текст и попробовать создать новую книгу.

6. Откройте файл, находящийся на панели заданий и сохраните текст информации в этом файле (см. Упражнение 2, пункты 8-10).

7. Щелкните на кнопке Разделы для возврата на основной экран справочной системы; для выхода из справочной системы нажмите на кнопку закрытия окна (Х).

Упражнение 4. Поиск темы «строка формул» в предметном указателе

1. Выберите ?, Вызов справки.

2. Щелкните на вкладке Предметный указатель.

3. Напечатайте слово строка. Предметный указатель найдет это слово; выберите строка формул.

4. Дважды щелкните на этой строке или нажмите кнопку Вывести.

5. Выполните команду демонстрация.

6. Нажмите ОК для выхода из справки на основной экран Excel, если демонстрация проводилась для пустой ячейки.

7. Если в ячейке для демонстрации введены данные, то выполните действия, предлагаемые в пункте демонстрация.

8. Щелкните на кнопке Разделы для возврата на основной экран справочной системы; для выхода из справочной системы нажмите на кнопку закрытия окна (Х).

Упражнение 5. Поиск темы «сохранение» в справочной системе

1. Выберите ?, Вызов справки.

2. Щелкните на вкладке Поиск, показанной на рисунке 3.2.

3. Н апечатайте в верхнем поле (окно под цифрой 1) интересующую вас тему, например, напечатайте слово сохранение.

4. Выберите из списка в центральном окне (под цифрой 2) тему сохранение.

Рисунок 3.2. Вкладка Поиск справочной системы Excel

5. Выберите нужный раздел из списка разделов в поле под цифрой 3 вкладки Поиск, например, Автоматическое сохранение .

6. Для отображения справочной информации щелкните на кнопке Вывести или нажмите на клавишу Enter.

7. Нажмите на значок , чтобы прочитать инструкции.

8. Завершив чтение раздела, щелкните на кнопке Назад.

9. Щелкните на кнопке Разделы для возврата на основной экран справочной системы; для выхода из справочной системы нажмите на кнопку закрытия окна (Х).

Справка «Что это такое?»

Упражнение 6. Работа с прямой справкой «Что это такое?»

В Excel встроена специальная функция «Что это такое?», позволяющая в режиме прямой справки получить информацию о назначении команды или любого экранного элемента.

1. Нажмите сочетание клавиш Shift + F1 или выберите из меню ?, «Что это такое?». Указатель мыши примет форму большой стрелки со знаком вопроса.

2. Выберите команду К (курсив) на стандартной панели инструментов и щелкните на ней мышью. Прочитав информацию, щелкните в любом месте экрана для отмены справки. Сама команда при этом не выполняется.

3. Выполните снова пункт 1 этого упражнения и укажите на заголовке столбца таблицы. Вы получите информацию о заголовках столбцов.