4. Формирование электронной таблицы

С помощью электронных таблиц удобно решать многие юридические и экономические задачи с табличным представлением данных, такие как исследование структуры преступлений, изучение спроса и предложения, анализ рынка сбыта продукции и многие другие. В последующих упражнениях будем создавать электронную таблицу для решения задачи типа отчет-сводка, в которой требуется провести анализ структуры преступлений Ивановского района Петровской области.

Постановка задачи

Исходные данные этой задачи:

• количество всех преступлений, совершенных в населенных пунктах района за определенный промежуток времени;

• число краж в каждом населенном пункте;

• примерная стоимость всего украденного (оценка или сумма материального ущерба всех краж) в каждом населенном пункте.

В задаче требуется:

• рассчитать относительную частоту краж, то есть процент отношения числа краж к количеству всех преступлений в каждом населенном пункте района;

• вычислить оценку (или сумму) материального ущерба одной кражи, р. в каждом населенном пункте;

• построить диаграммы, показывающие соотношение количества всех преступлений и числа краж;

• вычислить относительную частоту краж, количество преступлений и среднюю оценку материального ущерба одной кражи за три отчетных периода (2001 г., 2002 г., 2003 г.).

Решение задачи

Для решения задачи необходимо ввести исходные данные (числа и текст), расчетные формулы, построить диаграммы, создать консолидированные таблицы, отформатировать электронную таблицу, при необходимости напечатать на принтере. Исходные данные для создания электронной таблицы представлены в таблице 3.1.

Название населенного пункта	Всего преступлений	Число краж	Относительная частота краж, %	Оценка материального ущерба, р.	Оценка материального ущерба одной кражи, р.
Осиновка	180	97		121 000
Березово	250	132		247 500
Солнечное	570	360		671 300
Еловка	900	500		1 789400
Светлореченское	470	295		850 000
Сосновка	100	73		137 000
Озерск	300	167		459 870
Итого, среднее	итого	итого	среднее	итого	среднее

Таблица 3.1. Анализ структуры преступлений в селах Ивановского района

Упражнение 21. Ввод и редактирование текста и чисел в ячейках

1. В соответствии с 3.3.1. начнем формировать электронную таблицу с заголовка. Выделите ячейку С5, наберите заголовок (данные типа текст):

Таблица 1. Анализ структуры преступлений в селах Ивановского района. Обратите внимание на то, что текст отображается в строке формул, а в левом поле строки формул находится имя активной ячейки С5. Подтвердите ввод одним из способов (см. 3.3.2., пункт 4).

2. Щелкните на соседней с С5 ячейке D5 и посмотрите на строку формул. Несмотря на то, что на экране в ячейке отображаются какие-то символы, в действительности ячейка D5 пуста, а вся строка заголовка таблицы является содержимым ячейки С5.

3. Введите в ячейку D5 любой символ. На экране останется видимой только часть введенного текста.

4. Очистите ячейку D5. Весь текст виден снова. Отсюда правило: введенный в ячейку текст отображается на экране монитора полностью, если соседние ячейки пусты. Если же соседние ячейки не пусты, то от введенного текста останется на экране только часть текста длиной, равной ширине ячейки. Этот виртуальный эффект легко устраняется при дальнейшем форматировании таблицы, а пока не пугайтесь, если введенный текст не весь отображается на экране.

5. Отредактируйте содержимое ячейки С5. Для этого нажмите клавишу F2 или дважды щелкните на ячейке С5. Установите курсор после слова «преступлений» и наберите слова «в 2001 г.».

6. Выделите слова «в селах», наберите слова «в населенных пунктах». Теперь заголовок таблицы изменится на «Анализ структуры преступлений в населенных пунктах Ивановского района в 2001 г.».

7. Внимательно прочитайте заголовок таблицы, исправьте ошибки.

8. Подтвердите ввод (см. 3.3.2, пункт 4) отредактированного текста в ячейку.

Основные правила и приемы редактирования содержимого ячейки

• Если вы хотите заменить содержимое ячейки, то наберите новое значение и введите его в выделенную ячейку. Прежнее значение заменится новым.

• Не набирайте длинный текст заново! Выделите нужную ячейку, нажмите клавишу F2 или дважды щелкните на ячейке. После этого отредактируйте содержимое ячейки.

• Не забывайте подтверждать ввод данных в ячейку.

9. Сформируйте шапку электронной таблицы 1 (см. Таблица 3.1.). Для этого в ячейку С6 введите текст Населенный пункт; в ячейку D6 – Всего преступлений; в ячейку Е6 – Число краж; в ячейку F6 – Относительная частота краж, %; в ячейку G6 – Оценка материального ущерба, р.; в ячейку H6 – Оценка материального ущерба одной кражи, р..

10. Введите данные в левую часть электронной таблицы 1. Для этого в ячейки с С7 по С13 введите названия населенных пунктов из таблицы 3.1.

11. В соответствии с данными таблицы 1 введите оставшиеся исходные данные – числовые значения.

Примерный вид вашей электронной таблицы после ввода исходных данных показан на рисунке 3.4.

Замечание. Таблицу пока не форматируйте.

При вводе чисел соблюдайте следующие правила:

• числа удобно набирать на цифровой клавиатуре;

• число в Excel состоит только из цифр. Кроме того, используются специальные символы – знак минус, десятичная запятая, знак процента, знак денежной единицы, разделители тысяч;

• при вводе каких-либо других символов число будет восприниматься как текст. Например, если вы вставите в число до или после десятичной запятой пробел (часто встречающаяся ошибка), то число будет восприниматься как текст, его значение будет равно нулю;

• ввод отрицательного числа начинается со знака минус;

• числа в ячейке по умолчанию располагаются справа.

Рисунок 3.4. Приблизительный вид таблицы 1 после ввода исходных данных