1. Назначение электронных таблиц

Электронная таблица или, иначе, табличный процессор – это интерактивная система обработки данных, представляющая собой прямоугольную таблицу, ячейки которой могут содержать числа, текстовые строки или формулы. Электронная таблица является частью прикладного программного обеспечения современной информационной системы. Иными словами, электронная таблица – это большая программа (система), написанная программистами на каком-либо алгоритмическом языке программирования для облегчения работы пользователя персонального компьютера.

Впервые такая программа электронных таблиц была создана американской фирмой Software Arts в 1979г. Она называлась VisiCalc и предназначалась специально для бухгалтерских расчетов. Несмотря на относительную простоту этой системы, ее появление послужило своеобразным олицетворением компьютерной революции, так как только теперь человек, не являющийся профессиональным программистом смог воспользоваться всеми преимуществами компьютера.

В 1982г. фирма Lotus Development представила табличный процессор Lotus 1–2–3, который долгое время служил эталоном для разработчиков электронных таблиц. Кроме названных, достаточно популярными были и другие электронные таблицы, например, SuperCalc и Quattro Pro. Табличный процессор MS Excel (фирма Microsoft), который мы будем изучать, отличается от других более совершенным набором функциональных средств и удобством эксплуатации. В настоящее время MS Excel занимает лидирующее положение на рынке электронных таблиц и широко используется для решения задач в различных сферах человеческой деятельности.

Как и другие табличные процессоры, MS Excel позволяет создавать таблицы и автоматизировать вычисления в них, а также выполнять деловые, финансовые, инженерные и научные расчеты. Таким образом, назначение и основные функции табличных процессоров состоят в следующем:

• создание, редактирование и печать электронных таблиц;

• форматирование, то есть придание нужного вида таблице;

• построение диаграмм и графиков, их редактирование и печать;

• решение экономических задач графическими методами;

• создание баз данных и работа с базами данных;

• создание итоговых и сводных таблиц;

• решение оптимизационных задач;

• статистическая обработка данных;

• создание и использование макросов;

• разработка многотабличных документов;

• оформление отчетов;

• и многое другое.

2. Основные понятия электронных таблиц

2.1. Устройство электронной таблицы

При каждом запуске MS Excel открывается файл с именем Книга1. Рабочая книга в MS Excel является одним из основных понятий современной электронной таблицы, книга – это файл, в котором хранится таблица или другая информация. Книга состоит из рабочих листов; рабочий (табличный) лист – это экранное представление электронной таблицы, такой лист используется для ввода и хранения данных, в нем же производятся вычисления. Внизу экрана видны так называемые закладки (ярлычки) трех рабочих листов с временными именами Лист1, Лист2 и Лист3. Количество листов в новой рабочей книге по умолчанию равно 16, т.е., на экране можно поочередно или одновременно открыть и увидеть до 16 листов, но путем изменения параметров умолчания в книге может быть задано до 255 листов. Имена книг и листов, заданные по умолчанию, пользователь также может изменять по своему желанию.

Каждый лист разбит на строки и столбцы. Строки рабочего листа пронумерованы, номера строк представлены в крайнем слева столбце листа; этот столбец называется областью заголовков строк. Столбцы обозначены (в верхней части листа – области заголовков столбцов) одно и двухбуквенными символами, состоящими из букв латинского алфавита от A до IV: A, B, …, Z, AB, …, AZ, …, IV. Каждый рабочий лист состоит из 65536 строк и 256 столбцов. ¹

Пересечение строки и столбца называется ячейкой. Ячейка представлена на экране монитора отдельной клеткой таблицы, т.е., ячейку можно называть и клеткой таблицы. Каждая ячейка имеет имя или адрес, который образуется из имени столбца и номера строки, на пересечении которых находится ячейка. Например, ячейки, расположенные в первой строке таблицы, имеют имена A1, B1, C1, …, IV1; имена ячеек первого столбца обозначаются символами A1, A2, A3, …,A537, …, A65536. Ячейка с именем G739 находится на пересечении столбца с именем G и строки с номером 739.

Данные в MS Excel (числа, формулы, текст) вводятся в ячейки таблицы, причем каждое данное вводится в отдельную ячейку. Как программа узнает, в какую именно ячейку записывать информацию? Для этого в электронной таблице существует понятие указателя ячейки. На экране дисплея такой указатель выглядит как темное обрамление вокруг определенной ячейки, которая и называется активной ячейкой. Таким образом, активная ячейка отличается от других ячеек листа более толстой и темной рамкой. Для ввода информации в электронную таблицу нужно выделить ячейку, т.е., сделать ее активной, тогда только ячейка становится доступной для чтения и записи информации. Выбрать ячейку можно, щелкнув на ней мышью, или переместив указатель ячейки в нужную клетку с помощью клавиш управления курсором.

При выполнении некоторых команд в MS Excel, таких, как копирование, форматирование или перемещение часто требуется воздействовать не только на одну активную ячейку, но сразу на несколько ячеек. Для выполнения этих действий в MS Excel введены такие основные понятия, как объекты действия команд. Объектами действия команд в электронной таблице являются диапазоны ячеек. К диапазонам ячеек, в свою очередь, относятся диапазон строк, диапазон столбцов, блок ячеек. Диапазоны строк или столбцов включают в себя несколько строк или столбцов. Блок (диапазон) ячеек представляет собой прямоугольник, который задается адресами левой верхней и нижней правой ячеек, разделенными двоеточием, например, А1:С5, F67:R999. Заметим, что одна ячейка, один столбец или одна строка также могут считаться диапазонами ячеек, состоящими из одной клетки, одного столбца или одной строки соответственно.