3.3.9. Ошибки ввода данных и их исправление

Если в ячейку введены неверные данные или программа не может определить значение формулы, то Excel выдаст сообщение об ошибке, которое отобразится в этой ячейке. Знание кодов или значений ошибок поможет вам устранить ошибку и ввести в ячейку правильные данные. Ниже приводятся коды ошибок, разъяснение их значений и способы исправления.

• #####. В ячейку введена слишком длинная числовая константа или результат не помещается в ячейку. Для исправления этой ситуации увеличьте ширину столбца.

• #ДЕЛ/0!. Деление на ноль. Если в ячейку введена формула, например, =В5/В6, в которой выполняется операция деления, то это сообщение означает, что в ячейке В6 находится ноль. Исправьте содержимое ячейки В6.

• #ЗНАЧ!. Недопустимый тип аргумента. Если в ячейке В5 в приведенном выше примере содержится текст, а не число, то программа не может определить результат. Исправьте содержимое ячейки В5.

• #ИМЯ?. Неверное имя диапазона или имя функции. Возможно, в имени диапазона вместо двоеточия в качестве разделителя стоит другой символ. Исправьте имя диапазона. Если неверно введено имя функции, то замените его, выбрав правильное имя из списка функций.

• #Н/Д. Неопределенные данные. Вы пытаетесь использовать в расчетах данные, которые еще не введены в ячейки. Для устранения этой ошибки введите нужные данные в соответствующие ячейки.

• #ПУСТО!. Неверно используется оператор диапазона или ссылка на ячейку. Например, если формула в качестве аргумента содержит два диапазона, не отделенных друг от друга точкой с запятой, то Excel будет искать общие для двух диапазонов ячейки. Если общих ячеек не обнаружится, будет выдано это сообщение. Отделите один диапазон от другого, вставив между ними точку с запятой.

• #ССЫЛКА!. Неверная ссылка на ячейку. В формуле используется ссылка на несуществующую ячейку. Проверьте и исправьте ссылку на ячейку.

• #ЧИСЛО!. Ошибка в вычислениях. При выполнении расчетов в формуле используется недопустимое число или числовой аргумент.

• Циклическая ссылка. Если в ячейке находится формула со ссылкой на эту же ячейку, то Excel не сможет вычислить результат и выдаст сообщение о наличии циклической ссылки. Например, в ячейку Н17 введена формула =СУММ(Н3:Н17) вместо формулы =СУММ(Н3:Н16). Тогда на экране откроется диалоговое окно, объясняющее ошибку и пути ее исправления. В строке состояния при этом появится сообщение Цикл: Н17. Для устранения циклической ссылки в нашем примере проще всего отредактировать содержимое ячейки Н17, заменив в формуле Н17 на Н16.

В MS Excel существует возможность получения дополнительной информации об ошибках с помощью кнопки Источник ошибки на панели зависимостей. Панель зависимостей вызывается на экран только через систему меню

Сервис/Зависимости/Панель зависимостей.

3.3.10. Сохранение электронной таблицы

Электронная таблица в Excel сохраняется так же, как и любые другие данные при работе на персональном компьютере в файле на диске. Отличие состоит в том, что файл в Excel называется рабочей книгой и имеет начальное имя (см. 2.1.). Таким образом, переименовать и сохранить книгу в Excel – значит, присвоить имя файлу и сохранить его на диске. Если вы сохраняете электронную таблицу в первый раз, то выберите в меню команды Файл/Сохранить как.

Упражнение 28. Переименование и сохранение рабочей книги

1. Выберите в строке меню Файл/Сохранить как.

2. В появившемся диалоговом окне Сохранение документа откройте папку Мои документы (обычно эта папка открывается одновременно с окном Сохранение документа).

3. Найдите поле для ввода имени файла (Имя файла:). Введите имя файла, например, Кражи-2001.

4. Нажмите кнопку Сохранить. Рабочая книга сохранится на диске с новым именем (Кражи-2001).

5. Если вы продолжите работу с этой книгой, то вам понадобится снова сохранить ее на диске. Теперь для сохранения книги под тем же именем достаточно выполнить Файл/Сохранить.

Совет: Удобно хранить свои данные в своей папке. Поэтому, создайте в папке Мои документы новую папку, дайте ей имя, например, ЮД-101А (юристы, группа 101А) и сохраните файл Кражи-2001 в папке ЮД-101А.