4. Консолидация с установлением связей с исходными данными

Основные понятия

Если в исходных таблицах изменить данные, то при консолидации без создания связей данные в итоговой таблице не изменятся, и консолидацию с измененными данными необходимо повторить. Способ консолидации, предлагаемый ниже, устанавливает динамические связи с исходными данными, и тогда при внесении изменений в исходные таблицы Excel автоматически пересчитывает данные в итоговой таблице. При этом формируется структурированная итоговая таблица, в которой достаточно просто можно скрывать или отображать данные. Благодаря созданию структуры в итоговой таблице значительно улучшается контроль данных. Такую таблицу удобно использовать при создании итоговых отчетов.

• Структурированная таблица – это таблица, состоящая из отдельных взаимосвязанных групп данных.

• Группы данных в структурированной таблице располагаются на разных уровнях.

• Уровень структуры определяет место той или иной группы данных в таблице.

• Уровни структурированных данных могут быть скрыты или отображены на экране все одновременно, по отдельности или группами с помощью символов структуры.

• Символы структуры – это специальные символы, с помощью которых осуществляется работа по скрытию и отображению данных структурированной таблицы.

• К символам структуры относятся кнопки с цифрами, обозначающими номера уровней структуры, и знаки плюс (+) и минус (-), с помощью которых скрываются или отображаются группы данных.

• Структура может содержать до восьми вертикальных и восьми горизонтальных уровней.

В следующих упражнениях сформируем структурированную таблицу и научимся управлять отображением структурированных данных с помощью символов структуры, убирать отображение символов структуры с экрана, удалять структуру документа. Но сначала создадим таблицу на новом рабочем листе для определения в ней области назначения консолидации.

Упражнение 44. Консолидация данных с установлением связей с исходными данными

1. Добавьте еще один лист в Книгу2 и переименуйте его в Связи.

2. Скопируйте таблицу с листа Итог-кражи на лист Связи в диапазон ячеек А2:С11.

3. Измените с помощью редактирования ячейки заголовок таблицы на следующий: Таблица 5. Итоги со связями: 2001-2003г.

4. Очистите содержимое области назначения (диапазон ячеек В4:С11) для консолидации данных с установлением связей. В результате действий 1-4

на листе Связи сформирована таблица для выполнения консолидации.

5. Выполните команды меню Данные/Консолидация…. На экране появится диалоговое окно Консолидация (рисунок 3.10).

6. Установите флажок Создавать связи с исходными данными.

7. Выполните консолидацию точно так же, как и в упражнении 43. На рабочем листе Связи сформируется структурированная итоговая таблица, в которой вверху и слева от рабочего листа отображаются символы структуры – кнопки с цифрами 1 и 2 и знаки + (плюс) и – (минус) (см. 3.4.5.).

Совет: При консолидации данных по расположению необязательно выделять каждый исходный диапазон – исходный диапазон выделяется автоматически на всех открываемых листах. Кроме того, необязательно каждый раз сворачивать окно Консолидация для выделения исходных областей. Достаточно (при правильной подготовке данных) один раз открыть окно Консолидация и выполнить команду Добавить нужное число раз, в конце процедуры – нажать ОК.

Упражнение 45. Работа со структурированной таблицей

1. Щелкните на кнопке 2. На экране отобразятся данные по каждому населенному пункту за 2001, 2002 и 2003 годы – это данные второго уровня структуры. Все знаки + (плюс) заменятся на знаки – (минус).

2. Щелкните на кнопке 1. Таблица как бы свернется – данные второго уровня будут скрыты. На экране отобразятся данные первого уровня.

3. Нажмите знак + (плюс) возле наименования какого-либо населенного пункта. Именно для этого населенного пункта отобразятся данные за три анализируемых года.

4. В ячейку В7 рабочего листа Кражи-2003 введите число 1000000. Проверьте, как изменилась итоговая таблица на листе Связи. Отмените ввод числа 1000000 на листе Кражи-2003.

5. Поработайте со структурированной таблицей самостоятельно.

Упражнение 46. Удаление отображения символов структуры с экрана

1. Выполните команды меню Сервис/Параметры…. На экране появится диалоговое окно Параметры.

2. Щелкните на вкладке Вид, сбросьте флажок параметра Символы структуры и нажмите ОК. Символы структуры не будут отображаться на экране, но это не приведет к удалению самой структуры.

Самостоятельно: задайте снова отображение символов структуры.

Упражнение 47. Удаление структуры

1. Выделите одну ячейку в структуре.

2. Выполните команды последовательно выпадающих меню:

Данные/Группа и структура/Удалить структуру.

3. Восстановите структуру:

Данные/Группа и структура/Создание структуры.

После выполнения всех упражнений по консолидации данных переименуйте Книгу2, например, в Отчет-Кражи и сохраните в своей папке. В книге Отчет-Кражи сохранятся все созданные вами листы с таблицами.