Література

[4; 7; 20; 23; 24; 34]

СЕМІНАРСЬКЕ заняття № 9

Тема 26: Оптимізація бізнес – процесів підприємства

Мета заняття: закріпити, систематизувати і поглибити теоретичні знання студентів про:

поняття й значення оптимізації в управлінських процесах; основні засоби, що застосовуються для оптимізації бізнес-діяльності;

• інформаційну систему та її складові;

• методи дослідження інформації;

• сатематичні моделі та їх застосування для оптимізації бізнес-процесів.

План заняття

1. Оптимізація бізнес – діяльності, як першочергова задача управлінського процесу.

2. Основні засоби, що застосовуються для оптимізації бізнес – діяльності: управління за центрами відповідальності, бюджетування, контролінг, автоматизація бізнес-процесів.

3. Формування інформаційної системи підприємства. Управління інформаційними потоками. Методи дослідження інформації та прийняття рішень.

4. Застосування математичних моделей для оптимізації бізнес-процесів.

Методичні рекомендації до семінарського заняття

Для проведення аналізу, оптимізації чи перебудови своєї діяльності, підприємству необхідно мати актуальну модель бізнес – процесів, яка відображає його структуру й усі процеси, які відбуваються у ньому, а також фінансові та інші ресурси.

Така модель дає можливість наглядно відобразити усе, що відбувається на підприємстві, акцентує увагу на „вузькому місці” у його діяльності, можливих ризиках та витратах, які несе підприємство.

Для побудови такої моделі необхідно провести (та постійно оновлювати згідно зі змінами) аналіз бізнес-процесів та структури підприємства. Модель може бути представлена у вигляді документів – схеми та відображення процесів й зв’язків між ними, а також інструкцій робітникам, чи у вигляді програмного забезпечення – інформаційної системи підприємства.

Згідно результатам аналізу, обирають бізнес-процеси, які потребують змін. Рішення може бути прийнято як о проведенні оптимізації бізнес-процесів, так і їх перебудові – реінжинерінгу.

Оптимізація – це невеликі зміни, які спрямовані на покращення існуючих бізнес-процесів. Оптимізація потрібна, коли в цілому бізнес-процеси працюють, не створюючи великих проблем та незручностей (не загрожують існуванню підприємства), і як результат, нема необхідності у суттєвих змінах (реінжинерінгу).

Реінжинерінг – суттєва перебудова бізнес-процесів підприємства. Це відмова від існуючих принципів, і їх заміна на нові. Головна ціль реінжинерінгу – різьке зниження вартості бізнес-процесів, витрат часу їх проведення, кількості робітників (персоналу), які приймають в ньому участь. При реінжинерінгу звичайно змінюється структура підприємства, задачі його підрозділів.

Вибір методів зміни бізнес-процесів – оптимізація чи реінжинерінг – визначається тим, наскільки показники підприємства відстають від запланованих. Коли витрати більше запланованих на 10-15%, чи час на обслуговування клієнтів більше на 10-15%, чим необхідно – достатньо оптимізації (наприклад автоматизувати роботу складу чи розробка нових правил підвищення якості обслуговування клієнтів).

Реінжинерінг необхіден у випадках, коли продовження роботи по існуючим бізнес-процесам призведе до значних фінансових витрат (наприклад, зниження прибутку через нових конкурентів, які обслуговують клієнта швидше).

Не потрібно проводити аналіз бізнес-процесів у наступних випадках:

• коли цей аналіз вже проведений та його актуальність підтримується;

• коли ви вважаєте, що фінансові показники підприємства у найближчі 5 років не знизяться;

• коли ви не маєте ( чи впевнені, що у найближчі 5 років не з’являться) сильних конкурентів;

• коли не виникає незапланових фінансових витрат чи вас це не цікавить;

• коли ви не збираєтесь проводити автоматизацію підприємства.

В усіх інших випадках, наявність бізнес-моделі буде тільки „плюсом”.

Оптимізацію необхідно проводити коли:

• ваша оцінка фактичних показників витрат, якості продукції, рівня обслуговування клієнтів та швидкості роботи меньш ніж на 15% відрізняється від очікуванного;

• аналіз показав, що проблеми підприємства не потребують перебудови структури та основних бізнес-процесів;

• у кожного робітника є реально діюча інструкція його дій в усіх бізнес-ситуаціях, і необхідна автоматизація діяльності (розвиток чи складання інформаційної системи).

Реінжинерінг бізнес – процесів необхідно проводити, якщо:

• підприємство втрачає (чи у найближчий час почне втрачати) клієнтів;

• внутрішні проблеми починають ставити під загрозу успішну діяльність підприємства.

Крім того, наявність моделі бізнес-процесів підприємства – добра „основа” для проведення робіт по автоматизації її діяльності.

Розглядаючи друге питання семінару, зазначимо, що до основних засобів, що застосовуються для оптимізації бізнес-діяльності належать:

• управління за центрами відповідальності,

• бюджетування,

• контролінг,

• автоматизація бізнес-процесів.

Контролінг – це функціонально обумовлений напрямок економічної роботи на підприємстві, пов’язаний з реалізацією фінансово-економічних функцій в менеджменті для прийняття оперативних і стратегічних управлінських рішень.

Бюджетування – система управління, яка орі­єнтована значною мірою на оперативний менеджмент, де основний управлінський інструмент – фінансові кошториси, за допомо­гою яких плануються витрати організації.

Студентам необхідно зосередити свою увагу на цілях, функціях та аспектах контролінгу та бюджетування, а також на визначенні автоматизацїя бізнес процесів та управлінні за центрами відповідальності.

Розглядаючи формування інформаційної системи підприємства, студентам, перш за все, слід дати визначення поняттю „інформація”.

Інформація є засобом зв'язків між людьми (сукупність відомостей, повідомлень) в змінах, які відбуваються в керованій і управляючій підсистемах організації.

Вимоги, які пред'являються до управлінської інформації: точність, достовірність, своєчасність, надійність, новизна.

Вся інформація класифікується за наступними ознаками:

1. джерело отримання – зовнішня, внутрішня.

2. за підсистемами управління – виробнича, управлінська, інженерна, економічна, організаційна, соціальна.

3. за характером змісту – ознайомлювальна, розпорядлива.

4. за часом отримання – постійна, змінна, оперативна, прогнозна.

Інформація відображається в документах, а процес проходження документа по підсистемах управління і їх трансформація (зміна) називають документообігом.

Розрізняють три методи прийняття менеджерами управлінських рішень:

1) інтуїтивний метод, який ґрунтується на нагромаджених менеджерами сумі знань та управлінського досвіду в певній сфері діяльності;

2) метод „здорового глузду", заснований на накопиченому менеджером практичному досвіді;

3) науково-практичний метод, заснований на всебічній інформації, розрахунках альтернативних варіантів тощо.

Прийняття управлінських рішень повинне грунтуватися на знанні економічних законів, чинного законодавства, сутності людини тощо. Тому управлінські знання є комплексними, універсальними, мають теоретичний і практичний характер, вони раціональні й інтуїтивні. Такі знання базуються на вивченні теорії організації та управління, філософії, соціології, психології, загальній теорії систем та ін.

Методи ухвалення рішення на сучасному етапі спираються на кількісні розрахунки.

Методи прийняття рішень: платіжна матриця, дерево рішень, прогнозування (використовується з урахуванням накопиченого досвіду і буває: економічне (прогноз прибутку), прогнози розвитку технологій підприємства, прогнози розвитку конкуренції, прогнози споживачів (засновані на опиті), соціальне прогнозування).

Що стосується останнього питання семінару, то студентам, перш за все, необхідно дати визначення поняттю „модель”.

Модель – спрощене представлення досліджуваного об'єкту або процесу, більш доступна і зручна для вивчення, ніж сам об'єкт.

Існує наступна класифікація моделі: фізичні моделі (макет двигуна, літака), аналогові моделі (імітаційні), математичні (управління, нерівність математичних символів).

Різновиди моделей:

1. модель лінійного програмування. Застосовується для вирішення наступних управлінських задач:

- планування виробництва;

- оптимізації процесів (перевезень вантажів, процес розподілу робітників по видах робіт або будівельних об'єктах)

- ефективність використовування машин, механізмів, техніки.

2. моделі теорії масового обслуговування:

- оптимізація процесів обслуговування;

- розрахунок оптимальної кількості співробітників, зайнятих обслуговуючими процесами;

- визначення норм виконання робіт.

3. «теорія ігор». Застосовується при дослідженні конкретних ситуацій, які виникають при зіткненні 2 або більш сторін.

4. модель управління запасами, включає:

- визначення оптимальної кількості запасів (сировина, матеріали, співробітники);

- зведення до мінімуму наслідків від накопичення запасів (зниження витрат, пов'язаних з розміщенням запасів, їх зберіганням і втратами від простою).

5. імітаційне моделювання, застосовується при рішенні таких управлінських задач, як визначення очікуваного приросту продуктивності і прибутку підприємства від застосування нової техніки, визначення очікуваного об'єму продажів з урахуванням зміни ціни продукції.

6. економічні моделі – модель точки беззбитковості, яка показує, чи буде проект прибутковим, і який рівень ризику.

Алгоритм побудови математичної моделі:

1. постановка задач (чіткий виклад проблеми і визначення її причин)

2. побудова моделі (визначення залежних і незалежних чинників, від яких залежить вибір моделі)

3. перевірка моделі на достовірність (визначення ступеня достовірності реальної ситуації)

4. застосування і оновлення моделі.