2. Вимоги до складання і оформлення документів

Вимоги до документів, що мають бути повноцінним джерелом інформації:

1) Документ повинен видаватися повноважним органом або осо-бою у відповідності до її компетенції.

2) Документ не повинен суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів.

3) Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні і реальні пропозиції або вказівки. Важливо, щоб інформація, яка міститься в документах, була повною і достовірною.

4) Документ повинен бути складений за встановленою формою, зразком, дотримання якого обов’язково для всіх.

5) Документ має бути бездоганно відредагований і написаний офіційно-діловою мовою.

Отже, зовнішній вигляд документа є незапереченим свідченням стилю роботи управління, дисципліни і особистої культури працівників. Якщо документи оформлені неохайно, виконані недбало, – це означає,

що в установі низька культура праці (прикладом чого можуть бути п’ятий або шостий примірники машинопису, де окремі слова зовсім нерозбірливі, або документи, надруковані на тонкому прозорому папері тощо).

Наведемо приклад документа (автобіографії), де недотримання вище згаданих вимог призводить навіть до комічного ефекту і, зви-чайно, не може бути виданий як офіційний.

А в т о б і о г р а ф і я

Я, Светличний Василь Йосипович, народився у 1972 році у моєму рідному селі Ямниці. З 1979 по 1989 навчався у Ямницькій середній школі, де вчився непогано. Після школи навчався два роки у технікумі, а потім пішов у армію. Зараз працюю на селі механіком у механічних майстернях. Мої батьки (Галя та Йосип) усе життя пропрацювали колгоспниками у нашому селі, а тепер відпочивають на пенсії. Сестра Ліда ходить поки що до школи. Жінки немаю.

Светличний Василь

10.01.01

3. Способи викладу матеріалу в документі

Загальні вимоги, які визначають специфічність викладу інформації в будь-якому документі, полягають в наступному: 1) виклад належить вести за чітко продуманим планом; 2) ні в загальній системі викладу, ні в окремих формулюваннях не можна порушувати закони логіки. За способами викладу інформації, яка міститься в документах, прийнято виділяти: опис, розповідь, міркування.

Розглянемо кожний з цих способів викладу інформації окремо.

У розповіді мова йде про події, явища, факти реальної дійсності в їх хронологічній послідовності. Розповідь як тип тексту широко використовується в таких службових документах, як автобіографія, звіти, протоколи, інформаційні повідомлення, інструкції. У розповіді важливо виділити головні події, найбільш суттєві факти. При цьому слід зауважити, що тривалість подій в часі і ступінь важливості їх не завжди прямо пов’язані між собою. Наприклад, виступ на зборах може бути багатослівним, але не змістовним і навпаки лаконічним і ємним за змістом.

Як відомо, послідовність викладу в розповіді підпорядковується

найчастіше більш зовнішньому хронологічному принципу. Порушення цього принципу призводить до таких помилок, як: “Я, Коваленко Петро Іванович, народився 20 серпня 1972 року в с. Моринці Черкаського району Черкаської області. Неодружений. Маю батьків: Коваленка Івана Олександровича и Коваленко Марію Петрівну. У 1979 році пішов у перший клас середньої школи… . Для розповіді як способу викладу інформації характерна широка вживаність дієслів доконаного виду, минулого часу, числівників.

Опис характеризує явище (предмет, особу, подію) шляхом пере-рахування його ознак, особливостей, властивостей. Звичайно, опис включає загальну характеристику явища, яка конкретизується, обґрун-товується елементами опису. Опис як спосіб викладу інформації вжи-вається в звітах, актах, наказах, постановах, атестаційних характеристи-ках. Слід пам’ятати, що в тексті-описі елементи опису повинні розкривати дійсно важливі ознаки предмета. Тому елементи опису необхідно розташовувати в такій послідовності, яка б вказувала б на ступінь важливості перераховуваних ознак. Наприклад, в атестаційній характеристиці слід спочатку перерахувати особливості професійної діяльності особи, її ставлення до службових обов’язків. А такі ознаки, як особисті схильності, захоплення, необхідно розглядати в останню чергу або залишити без уваги. Розташування відомостей у порядку їх важливості дасть можливість сформувати загальне враження про об’єкт чи суб’єкт опису. У тексті-описі найчастіше вживаються прикметники, прислівники (Наприклад, Коваленко І.П. – чуйний товариш; до вико-нання службових обов’язків ставиться відповідально).

У тексті, який має назву міркування, логічно послідовний ряд визначень, суджень та висновків розкриває внутрішній зв’язок явищ і доводить певне положення. У міркуванні щось доводиться, обґрунто-вується. За допомогою міркування ми розкриваємо процес логічного виведення нового знання про будь-які об’єкти і повідомляємо це знання як результат цього процесу. Саме в міркуванні знаходить своє втілення така логічна форма думки як доказ. Але міркування не можна розглядати як різновид доказу. Тому що доказ – це процес перевірки істинності вже існуючого передбачуваного знання. Мірку-вання як спосіб викладу матеріалу використовується в листах, записках. Для цього способу характерним є вживання причинно-наслідкових речень, вставних слів. Звичайно, більшість документів має змішаний спосіб викладу, де всі способи поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного.