2. Правила написання тексту документа

Готуючи текст документа, варто дотримуватися наступних мовних правил:

1) Тексти документів великого обсягу треба ділити на розділи, підрозділи, пункти і підпункти, що нумеруються арабськими цифрами.

1. Розділ (глава),

1.1. Підрозділ.

1.1.1. Пункт.

1.1.1.1. Підпункт.

Абзаци в середині пунктів не нумеруються.

2) Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широ-

кому загалу і відповідали нормам літературної мови.

3) Від першої особи викладати текст у таких документах, як:

а) автобіографія (Я, … народилася, … навчаюся …);

б) заява (Прошу зарахувати …, працюю на посаді …);

в) наказ (Наказую …);

г) скарга (Звертаюся до …, я повідомляв …);

д) службова записка (Доводжу до …, Вважаю, що …).

4) Від третьої особи викладати текст у таких документах, як:

а) акт (Комісія пропонує … дійшла висновку …);

б) трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИК отримує, а ВИКО-НАВЕЦЬ зобов΄язується …);

в) інструкція (АТ “Довіра” встановлює …, кожен акціонер стає …);

г) запрошення, оголошення (Банк надає…, Училище запрошує…).

5) Уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і син-таксичних конструкцій та суб΄єктивного ставлення до фактів, що викла-даються. Тон службового документа має бути нейтральним.

6) Не вживати в тексті іншомовні слова, якщо є українські відпо-відники.

7) Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочен-ня та абревіатури, які пишуться у справочинстві за загальними пра-вилами:

а) складноскорочені слова (профком – профспілковий комітет, завуч – завідувач учбової частини та ін.);

б) ініціальні скорочення (НРУ – Народний Рух України), неп – нова економічна політика та ін.);

в) графічні скорочення слів (м. – місто, ім. – імені, обл. – область, проф. – професор).

8) Уникати вживання скорочених назв грошових та фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру; знаків %, №, $, якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.

9) Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв´язків між фактами, подіями чи явищами, треба викла-дати їх у зв´язній черговості здійснення, використовуючи необхідні слова: у першу чергу, насамперед, спочатку, одночасно, водночас, потім, після, далі та ін.

10) Надавати перевагу простим реченням, мовним кліше, “канце-ляризмам”.

11) Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до …, у зв´язку з …, згідно з …, з метою і ін. Наприклад: Відповідно до попередньої домовленості … . У зв´язку з певними обставинами….

12) Дієприслівникові звороти вживати на початку речення. На-приклад: Враховуючи ситуацію, що склалася, … .

13) Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: ша-новний, вельмишановний, високошановний, з повагаю, з пошаною.

14) Уживати інфінітивні конструкції типу: створити комісію, надати відпустку … .

15) Замінювати активну форму пасивною для пом´якшення тону висловлювання: Наприрклад: Ви не виконали вимог інструкції, або Вами не виконані вимоги інструкції. Активну форму вживати лише тоді, коли треба вказати на конкретного виконавця. Наприклад: Ви не відповіли на лист.

Виконання даних вимог робить документ дієвим і ефективним.