Козаченко Укр мова

Розділ V. Складання документів

на наступну сторінку не можна переносити лише підписи, окрім них має бути не менше ніж два рядки тексту.

•Якщо документ оформлений на кількох сторінках, то кожна його сторінка, окрім першої, має бути пронумерована.

•На титульній сторінці номер сторінки не проставляється, але рахується.

•При розміщенні документа на одній стороні листка номери проставляються посередині верхнього поля на відстані не менше ніж 10 мм від краю арабськими цифрами без додаткових позначень.

•Якщо документ друкується з обох сторін листка, то непарні сторінки нумеруються у правому верхньому куті, а парні — у лівому верхньому куті листка з однаковим відступом від краю сторінки.

Рубрикація тексту

Рубрикацією називається членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Ступінь складності рубрикації залежить від змісту — його обсягу, тематики і призначення.

Найпростішою рубрикою є абзац — відступ вправо на початку першого рядка кожної частини тексту.

Абзац служить показником переходу від однієї думки (теми) до іншої. Він може складатись і з одного речення, якщо цьому реченню надається особливе значення.

Абзац може охоплювати і кілька речень, які зв'язані в одну складну думку. Однак абзац завжди розкриває внутрішньо закінчену смислову одиницю.

Абзацне членування тексту нерідко поєднується з нумерацією — числовим, а також буквеним позначенням послідовно розташованих частин тексту. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного пронумерованого елементу перечисления. Нумерація використовується для кількісного позначення сторінок об'ємного тексту й може розташовуватися на одній сторінці.

Використовують дві системи нумерацій

Перша — традиційна — побудована на використанні знаків різних типів — арабських і римських чисел, великих літер, які поєднуються з абзацними відступами. Вона застосовується при

242

Тема 1. Загальні вимоги до складання документів

меречисленні тез, пунктів, правил: 1, 2, 3; 1) 2) 3); І. II. III.; Л. Б. В.; а) б) в).

Друга система — цифрова — використовує тільки арабські числа, розташовані в певній послідовності: 1. 1.2; 1.2. 1.

Наприклад, текст складається з трьох розділів: 1, 2, 3. Кожен :І розділів ділиться на глави. Глави першого розділу матимуть позначки, які складаються з двох чисел — 1.1, 1.2., 1.3. і т. д. Другий розділ, відповідно, матиме позначки: 2.1., 2.2., 2.3. Глави можуть ділитися на параграфи. Параграф першої глави матиме сакий вигляд: 1.1.1. Так само позначаються й наступні глави — у порядку зростання. Використання цієї системи нумерації дає :імогу не використовувати слова "частина", "розділ", "глава".

Вибір того чи того варіанта нумерації залежить від змісту тексту, його обсягу, складу, композиційної побудови. У найпростіших випадках використовуються тільки однотипні знаки — арабські чи рядкові літери. Тексти складної побудови вимагають застосовувати комбіновані способи абзацного членування і нумерування. При використанні знаків різних типів система цифрового і буквеного позначення має будуватися за висхідною лінією:

А. В. В. Г.; І. II. III. IV. і т. д.

Усучасному діловодстві все частіше застосовується цифрова система рубрикації.

Слід пам'ятати:

1. Рубрики можуть нумеруватися тільки в тому разі, якщо в тексті наявні бодай два однорідні елементи перечислень.

2.Однотипні засоби нумерації (слова, цифри, літери) можуть застосовуватися лише до однотипних частин.

3.Комбіновані способи нумерації потребують чіткого дотримання правил пунктуації.

КОНТРОЛЬ ЗНАНЬ

1.Що таке документ?

2.Назвіть основні функції документів.

3.За якими ознаками класифікують документи?

4.Назвіть реквізити документів за державним стандартом.

243

І

Розділ V. Складання документів

5.Назвіть правила оформлення окремих реквізитів у документі: дати, штампу, печатки, грифу затвердження, підпису.

6.За якими правилами оформляють поштову адресу?

7.Назвіть правила оформлення сторінки документа.

8.Назвіть правила нумерації сторінок у документі.

9. Що таке рубрикація тексту?

10.Які системи рубрикації тексту ви знаєте?

11.Яку роль відіграє діловодство в сучасній організації?

ЗАВДАННЯ

104. Запишіть визначення понять:

Документ, реквізити, формуляр, бланк, діловодство, віза, резолюція, печатка, штамп, рубрикація, дублікат.

105.Напишіть приклади оформлення реквізиту "адресат":

—адресування документа в організацію без зазначення посадової особи;

—адресування документа в структурний підрозділ організа-

ції;

—адресування документа керівникові структурного підроз-

ділу;

—адресування документа конкретній посадовій особі;

—адресування заступникові керівника організації;

—адресування документа спорідненим організаціям.

106.Напишіть приклади оформлення реквізиту "підпис":

—підписання документа керівником організації;

—підписання документа кількома посадовими особами, які обіймають неоднакові посади;

—підписання документа кількома особами, які обіймають однакові посади;

—підписання документа керівником, який має науковий ступінь;

—підписання документа не керівником, а виконувачем обов'язків (в. о.) керівника.

2 4 4

Тема 1. Загальні вимоги до складання документів

107. Виберіть із запропонованих варіантів правильний:

2.

5. Документи оформляють тільки на папері формату А4.

6. На печатці обов'язково є герб.

7. Якщо документ оформлений на кількох сторінках, то кожна сторінка його повинна бути пронумерована.

8. Дата є частиною грифа затвердження документа.

9. Підпис укладача завжди можна переносити на наступну сторінку.

10. Рубрики можуть нумеруватися тільки в тому разі, якщо в тексті є бодай два однорідні елементи перечислень.

11. Формуляр — це сукупність постійних і змінних реквізитів.

245

ї]

Розділ V. Складання документів

12. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного пронумерованого елементу перечисления.

109.Перекладіть словосполучення українською мовою:

І.Принимать участие, исковое заявление, по непредвиденным обстоятельствам, неотложное дело, состоять в должности, вакантная должность, по семейным обстоятельствам, уволить по собственному желанию, исковое заявление, удовлетворить просьбу, щекотливое обстоятельство, дисциплинарное взыскание, ход событий, взаимоотношения в коллективе, личное дело, положение дел, текучесть кадров, привлекать к ответственности.

П. Лицевой счет, ведущий специалист, принимать участие, по требованию, положение дел, льготный, за наличные деньги, ставить в известность, в рассрочку, представить справку, степень ответственности, в порядке исключения, личный листок, на протяжении недели, провести мероприятие, командировка, в должности заведующего, по приказу, в соответствии, по указанию, на повестке дня, выписка из протокола, следующим будет выступать.

110. Складіть речення із поданими словосполученнями. Відповідно до, згідно з, копія документа, відпустка через хво-

робу, перебувати на посаді, взяти до уваги, вжити заходів.

2 4 6

Тема 2. Документи щодо особового складу

Тема 2. Документи щодо особового складу

Заява

Заява — це документ, у якому службова чи фізична особа звертається до керівної особи з проханням чи пропозицією.

Реквізити:

1) відомості про адресата (посада, назва установи, прізвище та ініціали керівника);

2)відомості про адресанта (посада, прізвище, ім'я, по батькові або прізвище, ім'я, по батькові, домашня адреса);

3)назва документа;

4)текст;

5)додаток (у разі потреби);

6)дата і підпис.

Заяву пишуть власноручно в одному примірнику. Перелік документів, які додаються до заяви, залежить від того, у чому полягає прохання заявника.

Завідувачу СП "Фарма" Левко М.В.

Ситникової Марії Іллівни, яка проживає за адресою: вул. Лісова, 16, кв. 8, м. Житомир 10005 Україна

тел. (0412) 24-28-16 (097)721-24-19

247

і

Розділ V. Складання документів

Заява Прошу прийняти мене на роботу на посаду фармацевта безрецептурного

відділу з 18.10.11 року. Додаток:

1. Диплом про закінчення Житомирського базового фармацевтичного коледжу ім. Г.С. Протасевича.

2.Медична довідка.

3.Трудова книжка.

Зразок заяви від службової особи про звільнення з роботи з резолюцією керівника

Заява Прошу звільнити мене з роботи за власним бажанням з 25.09.12 року.

Зразок заяви від службової особи про надання відпустки без збереження заробітної плати

Директорові Житомирського ЗАТ "Здоров'я" Петренку С.П.

старшого інженера Підгірного Івана Миколайовича

Заява Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати з

17.11.11 до 21.11.11 у зв'язку з одруженням сина.

Зразок заяви від студентки про звільнення від заняття

Директорові Житомирського базового фармацевтичного коледжу ім. Г.С. Протасевича Хоміку Є.В.

студентки І курсу 101-ї групи спеціальності "Фармація" Кушніренко Тамари Петрівни

248

Тема 2. Документи щодо особового складу

Заява Прошу дозволити мені бути відсутньою на заняттях 12.10.12 у зв'язку з

потребою поїхати додому за теплими речами; прошу врахувати, що я проживаю в Івано-Франківській області.

Зразок заяви від службової особи про надання матеріальної допомоги

Голові профкому співробітників Житомирського базового фармацевтичного коледжу ім. Г.С. Протасевича Горкуші В.П.

викладача української мови Степанової Софії Іванівни

Заява Прошу надати мені матеріальну допомогу у зв'язку зі скрутним фінан-

совим становищем та необхідністю пройти курс лікування. До заяви додаю копію медичної довідки про стан здоров'я.

Характеристика

Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації.

Реквізити:

1)назва документа;

2)відомості про особу, яка характеризується: прізвище, ім'я, по батькові у Р.в.; посада; науковий ступінь, вчене звання (якщо є); назва організації, де навчається чи працює; рік народження (в окремих випадках — національність, домашня адреса, освіта).

3)текст, у якому зазначено:

—з якого часу працює (навчається);

—ставлення до своїх службових обов'язків;

—рівень професійної майстерності;

—авторитет у колективі;

—моральні якості;

4)дата складання;

5)підпис відповідальної службової особи, печатка.

249

Розділ V. Складання документів

Особливості:

—текст викладається від третьої особи;

—кожна нова інформація в тексті пишеться з абзацу;

—характеристику складають у двох примірниках, один із яких отримує працівник, а другий (копію) підшивають до його особової справи;

—відповідно до призначення характеристики поділяють на виробничі, атестаційні, рекомендаційні (при висуванні на виборні посади, оформленні на роботу за конкурсом тощо) та нейтральні.

Зразки характеристик

Характеристика Петрова Івана Сергійовича,

студента III курсу спеціальності "Фармація" освітньокваліфікаційного рівня "бакалавр" Житомирського базового фармацевтичного коледжу ім. Г. С. Протасевича, 1987 р.н.

Петров І.С. вступив до коледжу у 2009 році.

За час навчання проявив себе сумлінним студентом, має добрі та відмінні оцінки. Особливу зацікавленість виявляє до спеціальних і професійних дисциплін. У 2010—2011 н. р. на коледжних науково-практичних конференціях "У світі якості ліків", "Старіння — проблема людства" виступив з доповідями. З фармакології були підготовлені два реферати. Петров І.С. — член гуртка з технології ліків.

Бере активну участь у громадській діяльності коледжу, є членом студентського самоврядування.

Уміє триматися в колективі, користується повагою серед студентів та викладачів, комунікабельний, має гарні організаторські здібності.

Ерудований, багато читає, займається художньою самодіяльністю.

2 5 0